Lo inteligente acerca de los mejores hacks de productividad es que son fáciles de comenzar.
Lo difícil es mantenerlos en marcha. Día tras día. Como un engranaje bien engrasado de una máquina perpetua.
Considera la alternativa a esta imagen. La productividad tiene un costo y puedes calcularlo simplemente mediante el seguimiento del tiempo que pasas en tareas útiles y los minutos que desperdicias. La marca de eSignature SignNow reunió algunas cifras impactantes hace dos años. Aquí hay un control de la realidad para todos nosotros:
Tiempo dedicado a buscar elementos extraviados en la oficina combinados con la búsqueda de archivos perdidos en la computadora; los dólares estimados gastados alcanzan más de $ 177 mil millones anuales .
Me pregunto cómo calcularon eso, pero las distracciones, diversiones e interrupciones son tres villanos que saquean los dólares y sangran los segundos. El desperdicio cero puede ser una fantasía distópica, pero todos nosotros podemos usar un poco de productividad en nuestra vida cotidiana. Aquí hay algunos trucos de productividad simple e inteligente para todos.
Ingrese un cuadro de tiempo
Gastamos demasiado en cosas que no necesitamos. Y volamos el tiempo en cosas que no necesitamos hacer. El tiempo es un recurso prescindible y necesita un presupuesto para administrarlo.
Haga el ejercicio de tiempo simple que Scott Behson nos dice que hagamos en un artículo de Harvard Business Review y encuentre el cambio adicional entre las 168 horas de cada semana. Si no lo está usando, entonces algo está recogiendo sus bolsillos. Y prueba esta herramienta gratuita para descubrir cuánto vale tu tiempo. Haga un balance de su tiempo antes de leer la siguiente oración.
Use el riguroso Time Boxing para presupuestar su tiempo y luchar contra las distracciones. Establezca límites de tiempo para la duración de una tarea. Es una idea de productividad tomada del desarrollo de software. Rob Nightingale también explica la idea de usar bloques de tiempo concentrado Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Estás buscando una forma más eficiente de organizar tus días de trabajo? Prueba Time Blocking. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, la procrastinación y la multitarea improductiva. Lea más como un arma secreta contra la procrastinación.
Use algo tan simple como una hoja de cálculo para bloquear elementos específicos en espacios de tiempo fijos. Combínalo con un simple temporizador Pomodoro. Al final del día, no te olvides de recompensarte a ti mismo.
Herramientas que puedes usar:
- 30/30 (iOS),
- Hacer ahora (Android)
- Vitamina R y Zonebox (Mac OS X)
Practica estimando el tiempo
Venimos cableados con un error llamado The Planning Falacy . Simplemente no te permitirá hacer planes precisos. Siempre subestimamos el tiempo que tomará terminar una tarea o un proyecto. Cuanto más grande es el proyecto, mayor es el lapso.
Buenas noticias. Use el cálculo simple llamado The Fudge Ratio para mejorar al evitar la falacia de planificación. Es solo la diferencia entre el tiempo que espera tomar y el tiempo que le tomó completar una tarea. Puedes usar la relación para ajustar tus predicciones futuras. Y mejora con la experiencia.
Steve Pavlina quien acuñó el término recomienda varias técnicas para usar la relación de dulce de azúcar. Varias herramientas de viraje de tiempo pueden venir en tu ayuda. Use una hoja de cálculo para capturar el tiempo estimado y real para sus tareas. Y aquí hay algunas herramientas de seguimiento de tiempo.
Herramientas que puedes usar:
- SlimTimer (Web)
- Toggl (plataforma cruzada)
- ManicTime (Windows)
Iniciar sesión en un domingo
Hubiera puesto esta idea en la parte superior de la lista pero habrías cerrado la sesión al leer esto. Después de todo, a nadie le gusta comenzar a trabajar en domingo.
Pero inténtalo por una semana. Mi antiguo jefe me dio dos consejos para vencer a los Blues del lunes.
Planea tu semana un domingo.
Llegue una hora más temprano el lunes.
Lo recuerdo cuando empecé a impulsar mi productividad. La idea es no dejar que el terror del cerebro de un lunes nos adormezca. Usé la regla 80/20 para planificar los grandes objetivos de la semana ¿Qué haces en un domingo? 4 consejos para planificar y equilibrar su semana de trabajo ¿Qué haces en un domingo? 4 consejos para planear y equilibrar su semana laboral Es cada vez más difícil mantener un equilibrio correcto entre el trabajo y la vida. Hay 168 horas en la semana. ¿A dónde va todo? A continuación se explica cómo reclamarlo planificando para la semana. Lea más adelante. Apuntar a las tareas del 20 por ciento que producirán el 80 por ciento de los resultados me dio la imagen completa y la chispa para enfrentar la semana.
Llegar una hora antes solo ayudó a aprovechar el tiempo tranquilo.
Herramientas que puedes usar:
- Planificadores de productividad de una sola página 7 Planificadores de productividad de una sola página para organizar su lista de tareas pendientes 7 Planificadores de productividad de una sola página para organizar su lista de tareas pendientes El simple acto de marcar la casilla es terapéutico. Si el papel es su vocación, Internet tiene algunas hojas útiles de productividad de una sola página que puede imprimir para la planificación diaria Leer más.
- Una lista de tareas sencilla 5 Consejos para utilizar OneNote como su lista de tareas pendientes 5 Consejos para utilizar OneNote como su lista de tareas pendientes ¿Está haciendo una lista de tareas pendientes en su lista de cosas por hacer? Configúrelo en OneNote para que las cosas se hagan de la manera más directa posible. Lea más o un calendario en línea.
- Aplicaciones minimalistas como Weekis o Doris.
Trabajar con una lista de reproducción de trabajo
Puede que no hayas oído hablar del "Efecto Mozart", aunque podrías haber escuchado la música del maestro mientras trabajabas. Los beneficios de escuchar el tipo correcto de música para la productividad Ruido blanco vs. Aislamiento de ruido vs. Listas de reproducción: El mejor sonido para el enfoque Ruido blanco vs. Aislamiento de ruido vs. Listas de reproducción: El mejor sonido para el enfoque Internet tiene muchos consejos sobre la mejor música para aumentar tu productividad Pero no siempre es tan simple como parece. Vamos a descubrir activamente qué música es útil. Leer más es un tema de investigación popular.
Un estudio de la Universidad de Windsor en Canadá encontró los efectos positivos de la música en la creatividad y la puntualidad del diseño de software específicamente.
La respuesta del investigador a la pregunta: " ¿Debería alentarse la escucha musical en el lugar de trabajo?" Es que con el tiempo, escuchar música basada en la elección de los trabajadores de escuchar "cuando quieren y quieren" es beneficioso para el estado de afecto positivo, calidad- de trabajo, y tiempo dedicado a una tarea.
Usar una lista de reproducción para el trabajo es uno de los hacks de productividad más agradables que puedes configurar. Encuentre los sonidos que funcionan para usted.
Herramientas que puedes usar:
- Focus @ Will
- GetWorkDoneMusic.com
- Categoría "productiva" de 8 pistas
- Consejos Reddit LifePRO
- Canales de radio de Spotify
Mire fotos de Cuteness
¿Dijiste "¡eh!" Pero un estudio de 2012 de la Universidad de Hiroshima afirma que después de ver imágenes bonitas, llevamos a cabo tareas que requieren atención centrada con más cuidado. En resumen, tu concentración mejora.
El estudio arrojó un aumento del 44% en la capacidad de atención, y todo fue con imágenes de animales bebés y no de animales adultos o alimentos de aspecto agradable que causaron la picadura.
¿Eso explica la obsesión de Internet con los gatos? ¿O ese protector de pantalla en tu escritorio? Solo sé que una oficina feliz es una oficina productiva.
Herramientas que puedes usar:
- Reddit (Aww)
- Aburrido Panda (Animales)
- CutestPaw
No retrasar en una lista de procrastinación
Hay una clase de guerreros de los ninjas de la procrastinación 8 Herramientas que te harán una procrastinación Ninja en el trabajo 8 Herramientas que te harán una procrastinación Ninja en el trabajo Leer más. Es difícil detectarlos en la jungla de cubículos, pero puedes atraparlos ya que saltan a la máquina de café con demasiada frecuencia para reponer sus fluidos corporales. Puedes hacer una cosa simple para evitar unirte a ellos.
Crear una lista de procrastinación . No es más que una lista de actividades de baja energía que puede hacer cuando no tiene ganas de trabajar.
Lo ideal es ordenar esta lista por niveles de energía o emoción. También puede ser una lista de tareas genéricas que toman poco tiempo. Úselos como refuerzos durante todo el día cuando se sienta desmotivado para tareas más grandes. Allison Graham en Fast Company dice que una lista de tareas de bajo consumo de energía te ayudará a abrazar la postergación.
Leer revistas de la industria, organizar carpetas en su computadora, reorganizar su archivador, exportar y revisar sus listas de contactos en las redes sociales. La lista de actividades que se pueden incluir en su lista de bajo consumo de energía es interminable.
John Perry lo llama "Procrastinación estructurada". Curiosidades interesantes: se embolsó el premio Literature Ig Nobel en 2011 por esta teoría.
Herramientas que puedes usar:
- Una nota post-it
- Cualquier aplicación de toma de notas multiplataforma como Google Keep o SimpleNote.
Conviértete en un teclado ninja
Primer paso: soltar el mouse.
Segundo paso: Comience poco a poco y aprenda los atajos de teclado Atajos de teclado que no está utilizando en sus aplicaciones web favoritas Atajos de teclado que no está usando en sus aplicaciones web favoritas Los atajos de teclado no son solo para aplicaciones de escritorio: sus aplicaciones web favoritas también las usan . Desde Gmail hasta Trello, desde Facebook hasta Twitter, aprender los atajos de teclado es la forma más fácil de hacer todo más rápido. Lea más para al menos diez tareas que repite diariamente.
La compañía educativa Brainscape dice que la humanidad puede ahorrar 8 días al año aprendiendo atajos de teclado comunes. Calcule los 2 segundos por minuto que se necesita para mover su mouse alrededor de su figura personal.
Tienen una herramienta de aprendizaje de tarjeta de memoria para atajos, pero también puedes aprender por tu cuenta con otros recursos.
Herramientas que puedes usar:
- KeyRocket
- Accesos directos de Windows 101 Accesos directos de teclado de Windows 101: La guía definitiva Accesos directos de teclado de Windows 101: los métodos abreviados de Teclado de guía definitiva pueden ahorrarle horas. Domine los métodos abreviados de teclado universales de Windows, los trucos con el teclado para programas específicos y algunos otros consejos para acelerar su trabajo. Lee mas
- ShortcutFoo
Escríbete Fan Mail
Los agotamientos y las caídas de tensión profesionales menos serias son las acumulaciones de tensión en el camino de la productividad. Si bien hay muchas maneras de lidiar con este peligro laboral real, desde desconectarse hasta irse de vacaciones, hay otra pequeña cosa que puede hacer para recuperar su motivación laboral Cómo recuperar la motivación creativa después de haber quemado Cómo recuperar la motivación creativa Después de haber quemado Los escritores no son los únicos que sufren de "bloqueo creativo". ¿Qué puedes hacer para reavivar tu fuego creativo? Aquí hay cinco cosas fáciles que puedes probar. Lea más después de averiguar qué es lo que lo detiene.
Sigue la iniciativa de Seth Godin para recargar tus pensamientos.
¿Su libro obtendrá un gran testimonio? Escribirlo. ¿Su conversación moverá a alguien en la audiencia para cambiar y para hacerle saber al respecto? ¿Que dijeron? ¿Este nuevo producto ganará espacio en el estante en el mercado local? Toma una foto.
Escribir el correo de un fan por adelantado e imaginar el cambio que ha anunciado que está tratando de hacer, es una forma efectiva de forzarse a sí mismo a construir algo que realmente genere esa acción.
Herramientas que puedes usar:
- Cualquier aplicación de correo electrónico.
- FutureMe.org
- Mail to Self (iOS)
Mindfulness es genial. Espaciar es mejor
Pruebas anecdóticas de escritores y artistas, así como estudios psicológicos recientes, conducen a la comprensión de que, para aprovechar realmente el potencial creativo del cerebro, un sistema no lineal complejo, debemos permitirnos períodos de inactividad largos e ininterrumpidos.
- Andrew Smart ( Piloto automático: el arte y la ciencia de no hacer nada )
Mindfulness es un estilo de vida ahora, y hemos seguido abogando por la navegación web consciente. Cómo la simplicidad de la navegación web consciente puede ayudarlo a enfocarse. Cómo la simplicidad de la navegación web consciente puede ayudarlo a enfocarse Puede ser más consciente de su navegación para mantenerse enfocado, reduzca el estrés y sea mucho más útil con su tiempo en línea. Con la práctica, puedes fortalecer tus "músculos de atención plena". Lea más, también. Pero es una de esas cosas que es más fácil en el papel que en la curiosidad de la vida de la oficina. Soñar despierto es más natural para nosotros Homo Sapiens. La buena noticia es que está respaldado por la ciencia.
Herramientas que puedes usar:
- Un buen jefe (en realidad).
- Cualquier tecnología que te permita desconectarte por un momento.
Dar un paseo
Caminar es la forma menos inteligente de hacer endomorfinas. También es la única cura para la epidemia de sentar que está barriendo el mundo.
Ahora, se ha descubierto otra razón crítica con la ayuda de un estudio de Stanford: la creatividad productiva .
Una persona que camina en el interior, en una cinta rodante en una habitación frente a una pared en blanco, o caminar al aire libre al aire libre produce el doble de respuestas creativas en comparación con una persona sentada. (...) El acto de caminar, y no el medio ambiente, fue el factor principal. En general, los niveles de creatividad fueron consistentemente y significativamente más altos para aquellos que caminan en comparación con los que están sentados.
Los investigadores descubrieron que los jugos creativos seguían fluyendo, incluso cuando una persona volvía a sentarse poco después de una caminata. Cualquier forma de caminar mejora el pensamiento creativo en casi un 60%. La próxima vez, en lugar de perder tiempo en su teléfono o revisar Facebook, intente dar un paseo.
Comience un desafío de micro hábitats Cómo usar micro hábitos y chispas Cambio personal masivo Cómo usar micro hábitos y chispas Cambio personal masivo Crear nuevos hábitos es difícil. Los hábitos usualmente se construyen durante semanas o meses de repetición, y la motivación es el desafío. Cuando las cosas se ponen difíciles, los micro hábitos pueden ser de gran ayuda. Lea más por caminar todos los días. También podría ayudar a romper la caída no productiva de la tarde Cómo hacer más en un día superando la caída de la tarde en la oficina Cómo hacer más en un día superando la caída de la tarde de la tarde Usted ha desconectado del trabajo después de la comida y solo Parece que no puede reiniciar tu cerebro. No te esfuerces, deja que la tecnología te ayude a vencer la depresión de la tarde. Lee mas .
Herramientas que puedes usar:
- Workrave (Windows y Linux)
- ¡Levántate! The Work Break Timer (iOS)
- Veinte: Ponte de pie cada 20 minutos (Android)
¿Qué truco de productividad funciona para ti?
La productividad es una búsqueda personal. No hay una solución única para todos. Puede encontrarlo con papel y bolígrafo. Su colega en el próximo cubículo podría resolverlo con tazas de café. Mi búsqueda continua ha sido gestionar las distracciones y encontrar el elixir al final. No he abandonado la búsqueda todavía. Tampoco deberías.
Puede probar muchos consejos de productividad de Office. Aumente la productividad de la oficina con 10 ajustes respaldados por la productividad de Science Boost Office con 10 ajustes respaldados por Science La productividad es más profunda que su lista de tareas pendientes. Ser productivo está estrechamente relacionado con sentirse bien y los ajustes simples en su entorno pueden desatar un potencial desconocido. Te mostramos por dónde empezar. Lee mas . Mantenlos simples. Y mantenlos en los comentarios.
¡Díganos algunos de esos consejos que le han funcionado! ¿Cómo aprovechas al máximo tu día de trabajo?
Crédito de la imagen: Time Concept by Maksim Kabakou; Consejos para planear tu semana con Thinglass; Joven en traje de VGstockstudio; Él recibirá el informe de Cartoonresource; Ayuda por lassedesignen; Hombre de negocios caminando al escritorio de oficina por nutdanai prathan (Todo Shutterstock)