10 configuraciones predeterminadas de Microsoft Word que puedes optimizar

Algunos pasos simples de optimización pueden amplificar su productividad con Microsoft Word. Le ofrecemos diez configuraciones rápidas y fáciles para sus tareas diarias.

Algunos pasos simples de optimización pueden amplificar su productividad con Microsoft Word.  Le ofrecemos diez configuraciones rápidas y fáciles para sus tareas diarias.
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Optimizar (verbo) : uno de los signos más seguros de destreza sobre cualquier software.

Cuando Microsoft Word es la tribu mundial de mil millones de trabajadores de productividad, cualquier señal de dominio podría convertirlo en realeza. Incluso para los usurpados, los segundos de tiempo guardados mientras trabajas con el procesador de textos definitivamente te convertirán en el rey o la reina de tu pequeña oficina. ¿O un Word Ninja que ahorra tiempo usando Microsoft Word? ¿Cómo se convierte en un ninja que ahorra tiempo usando Microsoft Word? Así es cómo convertirse en un ninja que ahorra tiempo Con los años, Microsoft Word se ha convertido en uno de los mejores procesadores de texto del mundo. Estoy seguro de que hay personas que están en desacuerdo, especialmente con los usuarios de Linux o Mac que preferirían ... Leer más, como lo llamó mi amigo Ryan.

Si las características ocultas de Microsoft Word 10 características ocultas de Microsoft Word que harán su vida más fácil 10 características ocultas de Microsoft Word que harán su vida más fácil Microsoft Word es engañosamente simple. Está bien siempre que active un documento y simplemente escriba. Pero Microsoft Word no sería la navaja suiza sin sus características productivas. Leer más puede hacer nuestras vidas más fáciles, optimizarlas para nuestras tareas diarias debería hacerlo aún más. Uno de nuestros lectores comparó Word con el arco y la flecha. ¡Con el ajuste correcto, puede ser un arco de caza con un alcance de láser!

Entonces, abre la capucha. Ponte el mono. Saca la llave. No tengas miedo de la grasa del codo: las diez configuraciones de optimización de Word son fáciles.

Dale a Microsoft Word tu ubicación preferida para guardar archivos

El beneficio: ahorre tiempo al abrir un documento.

Abra un nuevo documento y guárdelo primero. Esto debería ser un hábito predeterminado de un segundo a menos que desee perder un poco más en la recuperación de un archivo de Word no guardado Cómo recuperar un documento de Microsoft Word 2010 no guardado en segundos Cómo recuperar un documento de Microsoft Word 2010 no guardado en segundos Se bloqueó Windows o falla de energía nix un documento de Microsoft Office en el que estaba trabajando? Tal vez cerró accidentalmente un documento no guardado. Le mostramos cómo recuperar el borrador y restaurar su trabajo. Lee mas . Usar una ubicación preferida le ayuda a guardar cualquier archivo con un solo clic. Establezca una ubicación de guardado predeterminada al salir de la caja con este simple cambio en la configuración.

Ve a Archivo> Opciones .

Haga clic en la pestaña Guardar y en el panel del lado derecho. Cambie la ubicación del archivo predeterminado ingresando la ruta exacta o seleccionando la unidad / carpeta deseada usando el botón Examinar .

Haga clic en Aceptar para guardar y salir.

Microsoft Word - Ubicación de Guardar Archivo

También puede configurar el formato de archivo guardado predeterminado de Opciones de Word. Vaya a la sección Guardar documentos debajo de la misma pestaña Guardar . Haga clic en el archivo desplegable Guardar archivos en este formato y seleccione la opción de archivo que prefiera (por ejemplo, * .rtf).

Haga clic en Aceptar para confirmar y salir.

Mueva "Guardar como" a la barra de herramientas de acceso rápido

El beneficio: acerque el botón "Guardar como".

Guardar sus documentos con un nombre diferente sigue el primer guardado habitual. Navegar a la pantalla completa de archivos y luego al botón Guardar como es una molestia en el mejor de los casos. La salvación viene en forma de barra de herramientas de acceso rápido. Agregue el botón Guardar como a la barra de herramientas y el proceso será un poco más rápido.

Botón Guardar como

Haga clic en la flecha en la barra de herramientas de acceso rápido. Desplázate hacia Más Comandos .

En la pestaña Barra de herramientas de acceso rápido, vaya a Comandos populares, desplácese hacia abajo hasta el comando Guardar como y haga clic para agregarlo a la columna de la derecha.

Guardar como

Por supuesto, estás salvado de todo esto (juego de palabras) si solo usas el atajo de teclado - F12 .

Deshabilitar el cuadro de opciones de pegado

El beneficio: acelerar el proceso de cortar, copiar y pegar.

Personalmente, me gusta pegar todo en Word como texto sin formato y luego formatearlo de acuerdo con el estilo del párrafo. Los pequeños botones de opciones de Pegar que Word muestra útilmente junto a todo lo que peguemos son un aumento de velocidad molesto. Word nos permite apagarlo. Si no desea apagarlo por completo, presione ESC cuando aparezca.

Microsoft Word - Opción de pegado

Para deshabilitar el cuadro Pegar, vaya a Archivo> Opciones> Avanzado, desplácese hacia abajo hasta la sección Cortar, copiar y pegar, desmarque el botón Mostrar opciones de pegado cuando se pegue el contenido para desactivar el botón. Haga clic en Aceptar para guardar y salir.

Desactivar el botón Opciones de pegado

Puede ajustar las opciones de cortar, copiar y pegar con sus preferencias según sus necesidades. La configuración aquí combinada con los métodos abreviados de teclado puede ayudarlo en la mayoría de los trabajos.

Establecer una fuente predeterminada

El beneficio: algo más que Calibri.

Microsoft Word 2013 se abre con Calibri en un tamaño de 11. Hay muchas razones para no usar la fuente en sus documentos. Su uso excesivo podría ser una razón. Otra razón práctica podría ser el requisito perenne de Times New Roman para muchas publicaciones. Si el requisito de fuente predeterminado es algo distinto a Calibri, adelante y cámbielo en Microsoft Office.

Seleccione cualquier texto en un documento de Word.

Vaya a Ribbon> Inicio> Grupo de fuentes . Haga clic en la flecha hacia abajo o presione CTRL + D para abrir el cuadro de diálogo Fuente.

El grupo de fuentes

Seleccione la fuente, el estilo de fuente y el tamaño que desee. Haga clic en el botón Establecer como predeterminado . Se muestra el siguiente cuadro de diálogo.

Cuadro de diálogo de fuente

Elija Todos los documentos basados ​​en la plantilla Normal.dotm y haga clic en Aceptar .

MicrosoftWordOptimization18c

El cambio se aplica a los documentos creados a partir de ahora con la plantilla que está utilizando (por ejemplo, Normal.dotm). Los documentos anteriores no se ven afectados.

Desactivar sugerencias de pantalla

El beneficio: una distracción menos en la cinta.

A medida que avanzamos en dos versiones de Office hacia Microsoft 2016, el Ribbon debería haberse vuelto más amigable ahora. ¿Todavía necesita las pequeñas ventanas emergentes que aparecen al pasar el mouse sobre cualquier comando en la cinta de opciones? Un usuario experimentado puede necesitar que aparezca el nombre del comando y no la descripción completa de la función que lo acompaña. Las descripciones mejoradas también pueden mostrar imágenes, teclas de método abreviado y un enlace a la sección de Ayuda.

Consejo de Microsoft Word Tool

Las opciones de Word te dan tres opciones para ajustarlo a tu gusto.

Ve a Archivo> Opciones> General .

En la sección de opciones de interfaz de usuario, seleccione la opción No mostrar información de pantalla en el cuadro desplegable Estilo de información de pantalla .

Consejo de Microsoft Word Tool - Opciones

Prefiero las descripciones de funciones más sutiles No mostrar en Consejos de pantalla . Las sugerencias en pantalla todavía se muestran, pero solo muestran el nombre del comando y, en ocasiones, la tecla de método abreviado del teclado.

Modifique la plantilla normal a su gusto

El beneficio: le ahorra tareas de configuración y formateo de páginas repetitivas.

La plantilla Normal es la plantilla predeterminada para cada documento nuevo que abra. La configuración controla la apariencia del nuevo documento. Ahórrese de las tareas de formateo repetitivas configurando una nueva plantilla personalizada o modificando la plantilla Normal.

Haga clic derecho en el estilo normal en la cinta de opciones y vaya a Modificar . Aquí hay algunos ajustes que puede aplicar.

Modificar la plantilla normal

  • Cambie la fuente con las opciones de Formato .
  • Cambie las sangrías izquierda y derecha de las opciones de párrafo ( Formato> Párrafo ). Además, configure sus posiciones preferidas de parada de pestañas .
  • Además, cambie el espaciado entre líneas y las mediciones antes y después . Y así sucesivamente hasta que la configuración sea la que más te guste.

Antes de hacer clic en Aceptar y salir, seleccione Nuevos documentos basados ​​en esta plantilla .

Nota: Si se cambia el nombre, se daña o se mueve Normal.dotm, Word crea automáticamente una nueva versión la próxima vez que inicie Word. La nueva versión usa la configuración predeterminada original. La nueva versión no incluirá ninguna de las personalizaciones que realizó en la versión que cambió de nombre o movió. Esta es la solución más rápida para "restablecer" la plantilla Normal al estado predeterminado.

Cambia la información personal en tus documentos

El beneficio : cambiar la información personal para documentos profesionales. O use el nombre correcto para hacer un seguimiento de los cambios con comentarios de Word.

Cuando comparte un documento de Word, se adjunta con el documento información personal, como su nombre y dirección de correo. Word lo obtiene de la información de instalación de Office. Por lo que usted sabe, podría haber ingresado un nombre como "Werewolf" al instalar su copia de Office. Conservar la etiqueta profesional cambiando el nombre a algo apropiado o eliminando la información por completo.

La información se encuentra en dos lugares diferentes entre las Opciones.

Vaya a Archivo> Opciones> General, y seleccione Personalizar su copia de Microsoft Office .

Cambie los campos Nombre de usuario e Iniciales a lo que desea mencionar. Es posible que también desee verificar Usar siempre estos valores independientemente de iniciar sesión en Office . Esto garantiza que estas configuraciones en el cuadro de diálogo se utilicen incluso si tiene un nombre de inicio de sesión de OneDrive diferente.

Microsoft Word - Modificar datos personales

Cualquier cambio que realice en un documento se identifica con este nombre. Para algunos documentos, es posible que desee mostrar un nombre diferente o una designación. Haga los cambios apropiados en el cuadro de diálogo Opciones. También puede llegar a esta opción desde las opciones Avanzadas del comando Control de Cambios .

Vaya a Ribbon> Revisar> Seguimiento> Cambiar opciones de seguimiento> Cambiar nombre de usuario .

Opciones de seguimiento - Cambiar nombre de usuario

Además, vaya a Opciones> Avanzado> Desplácese hacia abajo a General> Dirección postal y verifique o excluya la dirección.

Cambiar dirección postal

Eliminar todos los rastros de información personal

El beneficio: garantizar la privacidad eliminando los metadatos que Microsoft Office guarda automáticamente.

Los metadatos ocultos en sus documentos de Office incluyen el nombre de todas las personas que trabajaron en un documento, la fecha de creación del documento, las versiones anteriores del documento, cuánto tiempo estuvo trabajando en él, e incluso "posibles trucos" como usar plantillas de Office Una plantilla de Excel para cada ocasión Una plantilla de Excel para cada ocasión Omita la empinada curva de aprendizaje y clasifique su vida con el poder de las plantillas de Excel. Hemos compilado una selección de plantillas de actualización automática para rastrear presupuestos, administrar proyectos y más. Lee mas . Puede ser potencialmente embarazoso si tu jefe sabe cómo aprovechar eso y te pilla en una mentira.

La información almacenada por Microsoft Office es visible desde Archivo> Información .

Microsoft Word - Información de archivo

Afortunadamente, Microsoft le brinda una manera fácil de deshacerse de cada preocupación.

Vaya al menú Archivo> Opciones> Seleccionar Centro de confianza > Haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza > Opciones de privacidad . Active la opción Eliminar información personal de las propiedades del archivo al guardar .

Microsoft Word - Centro de confianza

Si está atenuado como se indica arriba, haga clic en el botón Inspector de documentos y ejecute el Inspector de documentos. Inspeccione y elimine toda la información personal del documento. Ahora debería poder hacer clic en las casillas de verificación en el paso anterior.

Configuración del Centro de confianza

Nota: Esta es una configuración de archivo y no una configuración permanente de Microsoft Word. Tendrá que seguir los pasos para cada documento por separado.

Deshabilitar vista protegida en Word

El beneficio: un paso menos para abrir un documento.

La Vista protegida es un modo de solo lectura que, como su nombre indica, está destinado a proteger su computadora de un documento inseguro enviado desde cualquier fuente. Por ejemplo, un archivo adjunto de Outlook inseguro. Si sabe que el archivo es de una fuente confiable y desea editar, guardar o imprimir el archivo, puede salir de la Vista protegida haciendo clic en Habilitar edición .

Salir de la vista protegida

Pero si todos sus archivos provienen de la misma fuente de seguridad como un servidor de archivos de la compañía, puede optar por desactivar la protección y acelerar su flujo de trabajo. El Soporte de Microsoft tiene una página detallada en la Vista protegida. El proceso corto para deshabilitar la vista es el siguiente:

Ve a Archivo> Opciones . Haga clic en Centro de confianza > Configuración del centro de confianza .

Haga clic en Vista protegida y desmarque las tres opciones que se muestran aquí.

Microsoft Word - Vista protegida

Nota: Si desea mantener habilitada la Vista protegida, pero aún desactivar la Vista de lectura como predeterminada, vaya a Archivo> Opciones> General> Desmarcar la opción Abrir archivos adjuntos de correo electrónico y otros archivos no editables en la vista de lectura .

Configurar el desplazamiento automático

El beneficio: para la lectura con manos libres de documentos largos.

Configure un botón de desplazamiento automático con un solo clic en la barra de herramientas de acceso rápido para acelerar la lectura de documentos largos.

Personalice la barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic en la flecha hacia abajo. Haga clic en Más Comandos> Elija comandos desde> Todos los Comandos, y vaya a Desplazamiento Automático . Añádelo a los comandos de la barra de herramientas de acceso rápido a la derecha. Haga clic en Aceptar .

Configurar el desplazamiento automático

El comando Desplazamiento automático aparece como un círculo en blanco en la barra de herramientas de acceso rápido.

Para iniciar el Desplazamiento automático, haga clic en el círculo en blanco. El puntero del mouse se convierte en una flecha de doble punta. Mueva el puntero del mouse hacia arriba o hacia abajo. La distancia y la dirección del movimiento del mouse controlan la velocidad a la que se produce el desplazamiento. Para salir del modo de desplazamiento automático, haga clic con el botón del mouse o presione Esc .

Cuéntanos tus consejos de optimización favoritos

Haga el trabajo de optimizar Microsoft Word y disfrute de la rentabilidad con la menor frustración a medida que avanza de un documento a otro. Cada documento tiene requisitos diferentes, pero estos ajustes básicos deberían servirte durante mucho tiempo.

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¿Cuál es la obligación de optimización que te ha ahorrado mucha acidez estomacal? Compártelo con nosotros a continuación.

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