10 consejos para administrar archivos compartidos en Google Drive

Lleve Google Drive más allá de un sistema de almacenamiento de archivos con los muchos consejos y trucos que ofrece para la colaboración en tiempo real. Aquí hay diez consejos para ayudarlo a administrar sus archivos en Google Drive.

Lleve Google Drive más allá de un sistema de almacenamiento de archivos con los muchos consejos y trucos que ofrece para la colaboración en tiempo real.  Aquí hay diez consejos para ayudarlo a administrar sus archivos en Google Drive.
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Este es uno de esos momentos en los que quiero que saltes directamente al final de la página. Google Drive estaba trabajando con tres autores de tres rincones de los EE. UU. Los tres autores tenían una hora para escribir y colaborar sobre una historia corta. Lo lograron. Esa es una asociación en tiempo real en su máxima expresión.

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Compartir con plataformas colaborativas en la nube como Google Drive ya no es una novela. Los gigantes del mundo de la tecnología están peleando las guerras por las empresas y los consumidores. El polvo no se va a resolver pronto. Es una buena noticia para los consumidores a medida que mejoramos nuestro día de trabajo con archivos, carpetas y equipos compartidos.

Por lo tanto, tengo que preguntarle: ¿sigue siendo muy fácil compartir archivos con Google Drive? 7 Consejos realmente simples para administrar sus archivos y carpetas en Google Drive 7 Consejos realmente simples para administrar sus archivos y carpetas en Google Drive Hay muchas cosas que puede hacer con 15 GB de almacenamiento gratuito. En última instancia, administrarlo bien significa saber cómo manejar los archivos y las carpetas que mantendrá en Google Drive. Estos consejos ayudan. Lee mas ? ¿O todavía lo estás entendiendo? De cualquier manera, estos diez consejos deberían ayudarte a administrar archivos compartidos un poco mejor a partir de hoy.

Lo Básico de Compartir

Se trata de crear el tipo correcto de permisos para compartir y el nivel de intercambio. Puede compartir cualquier archivo o carpeta en Google Drive. El video de dos minutos resume el proceso.

Como propietario, puede otorgar a otros la propiedad completa de un archivo, o algún nivel de acceso de visualización y edición.

  • Puede editar: la hoja de cálculo colaborativa en la que está trabajando con su equipo.
  • Puede comentar: el borrador del libro que está escribiendo. Otros pueden ver y agregar comentarios al archivo, pero no pueden editarlo. Las carpetas no tienen comentarios.
  • Puede ver: la invitación a la fiesta de fin de semana que acaba de hacer con Presentation.

Aquí hay un cuadro que compara el acceso de un espectador, comentarista, editor o propietario:

Hoja de comparación para compartir y acceder a Google Drive

Fuente: Google Support

1. ¿Cómo deshabilitar copiar, descargar e imprimir archivos compartidos?

No puede permitir la descarga, impresión y copia de archivos compartidos. La característica de administración avanzada de derechos de información elimina estas opciones del menú del visor. Esta es otra capa de control sobre sus documentos.

Abre Google Drive. Seleccione el archivo compartido y haga clic en el icono Compartir en la esquina superior derecha.

En el cuadro de diálogo Compartir con otros, agregue el nombre del colaborador y haga clic en la opción Avanzada ubicada en la esquina inferior derecha.

Inhabilite la copia en Google Drive

Seleccione las opciones Deshabilitar para descargar, imprimir y copiar para la casilla de comentaristas y espectadores . Haga clic en Guardar cambios.

Google Drive - Desactiva la opción

Los espectadores verán una notificación de "Opciones de exportación deshabilitadas" en la parte superior de los menús Archivo y Edición para documentos específicos, hojas de cálculo y presentaciones.

Opciones de exportación deshabilitadas en Google Drive

Tenga en cuenta que aquellos con permisos de "editar" aún podrán descargar, imprimir y copiar su archivo, incluso si esta configuración está activada.

2. Comparte una carpeta con usuarios que no son de Google

Sus amigos y colegas no necesitan una cuenta de Google para ver una carpeta o documento de Google Drive. Esta es una de las habilidades poco conocidas de Google Drive. Puede enviar una invitación a su dirección de correo electrónico. O utiliza un enlace para compartir.

Compartir desde Google Drive con usuarios que no son de Google

Elija entre Puede ver o Puede editar o Puede hacer comentarios . Haga clic en el botón Guardar.

Puede acceder a la configuración de uso compartido avanzado y elegir otras opciones para compartir. La persona que recibe la invitación no tiene que registrarse e iniciar sesión con una cuenta de Google para ver en el archivo. Sin embargo, necesitarán una cuenta de Google para editar un archivo o comentar.

Compartir desde Google Drive con usuarios que no son de Google

Compartir a través de un enlace es un riesgo de seguridad ¿Qué tan seguros son sus documentos en Google Drive? ¿Qué tan seguros son sus documentos en Google Drive? Lea más para obtener documentos confidenciales porque cualquier persona con el enlace puede acceder al archivo.

3. Descargar una carpeta compartida completa

Google Drive le permite descargar todo el contenido de una carpeta compartida como un archivo ZIP. Esto es útil para guardar copias locales de documentos compartidos. La estructura de carpetas con cualquier subcarpeta se conserva en el archivo.

Ve a Compartido conmigo en tu Google Drive. Haga clic derecho en la carpeta y elija Descargar .

Descargar la carpeta de Google Drive

También puede usar el icono de puntos triples en la barra de herramientas para descargar la carpeta.

Haga clic derecho para la opción de descarga

Si descarga un documento, hoja o diapositiva de Google, se descargará como un documento de Office. Todos los demás archivos se descargarán en su formato nativo.

4. Transferir la propiedad de los archivos a otra persona

Hay muchas razones para transferir la propiedad de los documentos a otra persona. Tal vez alguien más está asumiendo el control de un proyecto. Quizás alguien te despidió. En una mejor nota, te vas de vacaciones y solo quieres transferir la responsabilidad de los documentos compartidos. El proceso para "entregar" digitalmente documentos y carpetas de Google Drive es fácil.

Transferir la propiedad de los archivos a otra persona

Abre Google Drive. Seleccione la carpeta o el archivo compartido en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones y haga clic en el icono Compartir en la esquina superior derecha. Cuando el propietario presuntivo no tiene acceso compartido ... invite escribiendo la dirección de correo electrónico en el campo "Invitar personas". Luego guarda .

Haga clic en Avanzado en la esquina inferior derecha del cuadro para compartir. Haga clic en el menú desplegable junto al nombre de la persona de la que desea tener el archivo o la carpeta. Seleccione Es propietario . Haga clic en Listo .

Su función se cambia de un propietario a un editor después de transferir la propiedad.

Nota: no puede transferir la propiedad de un archivo sincronizado o cargado (como un PDF o un archivo de imagen).

5. ¿Cómo solicitar acceso a archivos compartidos?

Cuando intente acceder a un archivo a través de un enlace compartido, es posible que vea un mensaje que dice "Necesita permiso".

Solicitar acceso a Google Drive

En ocasiones, los propietarios comparten un enlace antes de establecer los permisos. Además, es posible que desee abrir el archivo con una ID de Google alternativa. Es fácil solicitar acceso con un solo clic.

En el escritorio:

  • Abra un enlace al archivo.
  • Haga clic en Solicitar acceso.

En Android:

Con la aplicación Drive para Android, puede solicitar acceso con un solo toque cuando aparece el mensaje "No se puede acceder al documento". Al solicitar permiso, se enviará un correo electrónico al propietario desde el interior de la aplicación. Los propietarios de archivos reciben inmediatamente una notificación en Android e iOS. La aplicación móvil se ha actualizado recientemente con esta función.

6. Busque un colaborador

Compartir un documento con 10 miembros es fácil. Compartiéndolo con 50 llamadas para más planificación. Administrar archivos compartidos también significa rastrear qué colaborador está trabajando en qué documento.

Vaya a Ver detalles (Haga clic en el ícono "I" en la barra de herramientas). Explore la pestaña Actividad para ver rápidamente qué archivos ha compartido recientemente.

Actividad en carpetas compartidas.

Haga clic en Compartido conmigo en el menú de la izquierda de Google Drive. Obtendrá una lista de todos los documentos a los que comparte acceso.

Utilice el poder de los filtros de búsqueda de Google . Los beneficios de productividad no sorprenderán a quienes estén familiarizados con los filtros de Gmail 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada Qué filtros debe tener cada persona en su arsenal para que su la bandeja de entrada es tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Lea más.

Use los filtros de Google Drive para una búsqueda avanzada.

Use el cuadro de búsqueda en la parte superior de Google Drive. La búsqueda de Google Drive también busca en el cuerpo del documento. Puede buscar las primeras 100 páginas de cualquier documento de texto o PDF basado en texto que haya subido. También puede buscar texto encontrado en las primeras 10 páginas de cualquier imagen PDF. En lugar de buscar en las carpetas, use esta poderosa función para acceder rápidamente a un archivo.

Mientras está en Google Drive, presione la tecla de barra inclinada para colocar el cursor en el cuadro de búsqueda. Haga clic en la pequeña flecha desplegable en el cuadro de búsqueda para mostrar los filtros de búsqueda básicos. Aprender algunos parámetros manuales puede ahorrarle tiempo.

Por ejemplo: Para encontrar documentos que compartió con alguien, use : [email protected] .

La Ayuda de Google tiene la lista completa.

7. Simplifique el intercambio creando grupos de contacto

Con los grupos de contacto de correo electrónico, no es necesario establecer permisos de documentos individuales para los miembros de su equipo.

Inicie sesión en Contactos de Google. En la barra lateral izquierda, haz clic en Nuevo grupo .

Use los grupos de contacto de Google Drive

Dale un nombre descriptivo de acuerdo con el proyecto del equipo. O cualquier otra cosa que los haga fáciles de recordar. Puede nombrar grupos por permisos para que sean fáciles de recordar.

Por ejemplo: [email protected] o [email protected]

Llene el nuevo grupo con las direcciones de correo electrónico de los miembros del equipo.

Use estos grupos de contactos específicos en la configuración para compartir archivos o carpetas.

8. Ver El recuento de vistas de un documento compartido

Google mantiene un historial de versiones, pero no hay forma de ver cuántas veces se ha visto un documento compartido. Obtuve la respuesta a esta pregunta de una discusión de Intercambio de Apilamientos.

Envíe el enlace de su documento al servicio de acortamiento de URL http://goo.gl y comparta solo esa URL. Este servicio proporciona información sobre cuántas veces se hizo clic en ese enlace, que es lo más parecido posible a saber cuántas veces se accedió a su documento.

Esto es útil en casos donde es posible que desee compartir un documento públicamente y verificar la respuesta. Tenga en cuenta que los documentos y archivos públicos aparecen en los resultados de búsqueda.

Algunas ideas para compartir públicamente:

  • Cargue y comparta un eBook.
  • Pruebe la respuesta inicial a un producto creativo.
  • Lanzamiento de una presentación de diapositivas para visualización pública (como SlideShare).
  • Encuentra contenido educativo abierto.

Sugerencia: puede usar una búsqueda en el sitio de Google simple para buscar documentos públicos. Por ejemplo, sitio de palabras clave: drive.google.com

9. Comparte con Slack

Slack es el nuevo lugar de trabajo o el enfriador de agua digital de la oficina. Si no está trabajando con Slack Slack, la comunicación grupal es más rápida y fácil. La holgura hace que la comunicación grupal sea más rápida y sencilla Los correos electrónicos grupales realmente pueden matar la productividad. Es hora de dejar a los clientes de correo y utilizar los servicios de colaboración como Slack recién lanzado. Lea más aún, es hora de presentarlo a su equipo. Hay muchas maneras de hacer que sus servicios favoritos funcionen con Slack La última forma de hacer que Slack funcione con sus servicios favoritos La mejor manera de hacer que Slack funcione con sus servicios favoritos Además de la comunicación, hay muchas maneras de llevar información dentro de Slack, pero hay pocas integraciones que le permiten controlar servicios externos desde dentro de Slack, hasta ahora. Lee mas . La integración de Google Drive se encuentra entre las más populares.

Slack le permite importar archivos de Google Drive y compartirlos a través de Slack. Todos los archivos importados de Google Drive también están indexados por Slack para facilitar la búsqueda y la referencia. Los archivos no se almacenan en Slack, continúan permaneciendo en sus carpetas de Google Drive. Slack actúa como un conducto.

Slack y Google Drive

Un pequeño ejemplo: pegue un enlace a un documento de Google en la sala de chat de Slack. Slack muestra un fragmento de contenido del archivo debajo del enlace una vez que está integrado. Esto es más útil que simplemente compartir enlaces a ciegas.

El Centro de ayuda de Slack muestra cómo puede conectar su Google Drive a Slack de dos maneras sencillas.

10. Compartir Google Docs desde Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word Google Docs vs. Microsoft Word: el partido de la muerte para la investigación escrita Google Docs vs. Microsoft Word: el partido a muerte para la investigación de la investigación Las soluciones en línea se están convirtiendo en la norma. Decidimos ver cómo se compara Microsoft Word con Google Docs. ¿Cuál hará el mejor trabajo de investigación? Leer más podría ser una serie diaria de dos suites de oficinas, pero las dos potencias finalmente están jugando bien. Ahora puede abrir archivos de Word, Excel y PowerPoint almacenados en Drive, trabajar en ellos en Microsoft Office y volver a compartirlos a través de la unidad de Google. Todo gracias a un útil complemento que se llama imaginativamente como complemento de Google Drive para Microsoft Office .

El complemento funciona con Microsoft Office 2007, 2010, 2013 y 2016.

Instala el complemento y dale permiso para acceder a tus carpetas de Google Drive. El complemento aparece como una pestaña adicional en la cinta y como una nueva ubicación en la pantalla Guardar.

Complemento de Google Drive para MS Office

El documento de Office almacenado en la Unidad también está controlado por la versión. Puede rastrear versiones anteriores de un archivo de Office o volver a una versión anterior. Cuando desee trabajar en un documento de Google, se abrirá en el programa apropiado de Google Drive en una ventana separada del navegador.

No es compartir maravilloso!

No puedes ir solo en el siglo XXI. Hay una serie de beneficios cuando colabora en el trabajo en equipo en tiempo real: 10 consejos para el trabajo en equipo efectivo en tiempo real de colaboración en línea: 10 consejos para una colaboración efectiva en línea en tiempo real Leer más. También hay desafíos. Pero reduzca la cantidad de aros para simplemente compartir una información y sucederán cosas buenas.

El video del proyecto de escritura demuestra cómo se puede lograr más con menos cuando ocurre la sinergia colaborativa.

Dedique algo de tiempo con las funciones de colaboración de Google Drive. La armonía del trabajo en equipo depende de ello. Lleve Google Drive más allá de un sistema de almacenamiento de archivos con los muchos consejos y trucos que ofrece en todas las plataformas. Cuéntanos sobre el papel de Google Drive en tu mundo conectado.

¿Lo usas activamente para unir a los demás en torno a un proyecto común? ¿Cuál es el único consejo que le gustaría compartir que hace que la gestión de Google Drive sea un poco mejor para nosotros? ¿O incluso una queja que te está frenando?

Crédito de la imagen: rompecabezas de Rido a través de Shutterstock

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