¿Acaba de ingresar a la fuerza de trabajo o un nuevo trabajo con su empresa actual como gerente de proyectos? Aprendemos mucho en la universidad y con programas para este puesto.
Sin embargo, muchas partes de ser un gerente de proyecto se aprenden a lo largo del camino y a través de la experiencia. Si está asumiendo un rol de gerente de proyecto por primera vez, aquí hay solo cinco consejos de administración de proyectos para ayudarlo a comenzar.
1. Usa las herramientas correctas
Escoger las herramientas correctas de administración de proyectos Cómo usar Microsoft OneNote para Project Management Cómo usar Microsoft OneNote para Project Management OneNote es la herramienta de colaboración ideal para administrar proyectos simples en equipos pequeños. Y es completamente gratis. ¡Vea cómo OneNote puede ayudar a sus proyectos a despegar! Leer más es extremadamente importante. Estas aplicaciones se convertirán en sus mejores amigos durante la vida de sus proyectos. Si todavía está en el aire con el cual elegir, estas son las características que debe buscar y las sugerencias que puede explorar.
Facilidad de uso
Usar una herramienta que es intuitiva en su diseño y características es más significativo de lo que piensas. Debe usar una aplicación que sea fácil de entender desde el principio.
Accesibilidad multiplataforma
Mantenerse al día con las tareas y los estados de los proyectos es simple con herramientas que puede usar tanto en su computadora como en su dispositivo móvil.
Características útiles
Algunas aplicaciones son robustas y completas. Permiten crear diagramas de Gantt, calendarios específicos del equipo, listas de tareas, líneas de base, automatizaciones y mucho más. Para los gerentes de proyectos profesionales, las herramientas que abarcan todo son convenientes. Esto incluye aplicaciones como Microsoft Project, Smartsheet y Zoho Projects.
Es posible que otras aplicaciones no contengan todos los detalles como herramientas similares, pero podrían ser más fáciles de aprender e incluir las características exactas que necesita. Para esta situación, consulte aplicaciones como Trello, Wrike y Asana para tareas, colaboración y seguimiento simple.
La conclusión es que debe determinar qué funciones necesita y desea más, y luego verifique varias herramientas para averiguar cuál es la mejor para usted.
2. Usa plantillas
No solo debe prepararse para el proyecto, sino también el "papeleo" relacionado con su gestión. Desde la planificación de reuniones hasta los informes de estado y las actualizaciones por correo electrónico, prepárese para su proyecto mediante la recopilación de plantillas útiles y que ahorran tiempo.
Las plantillas vienen en todas las formas y tamaños, y más comúnmente para aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint y OneNote. MakeUseOf lo cubre con una variedad de artículos de plantilla para todas las necesidades de su proyecto.
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3. Esté preparado para el cambio
Sería maravilloso si todos los proyectos fueran exactamente como se planearon de principio a fin. Por desgracia, este no suele ser el caso. Abordar las molestias del proyecto, como el alcance fluencia, son parte del trabajo. Sin embargo, probablemente salten otras cosas que están fuera de tu control.
- Puede tener un miembro del equipo que no pueda completar sus tareas debido a una enfermedad o emergencia. Esto podría requerir que se mueva rápidamente para traer a un nuevo miembro del equipo para que termine las tareas o, incluso, las lleve a cabo usted mismo, en algunos casos.
- Es posible que tenga un problema del sistema a corto plazo que impida que todo su equipo complete las tareas. Esto podría requerir que todos ustedes trabajen horas extras para recuperar el tiempo y mantenerse en el buen camino.
- Puede tener un supervisor que le pida que haga los cambios solicitados por el cliente en el medio del proyecto. Esto disparará una evaluación de impacto y ajustes a las tareas y plazos.
Así que prepárese para manejar el cambio siendo flexible y adaptable cuando surjan problemas.
4. Conoce a tu equipo
Según su empresa e industria, puede tener un equipo permanente o uno ensamblado con cada nuevo proyecto. De cualquier manera, conocer a su equipo es una parte importante de su gestión para un proyecto exitoso. Pero esto puede ser difícil si te estás uniendo a una nueva compañía o departamento diferente.
Escucha y participa
Cuando se reúna con su equipo de proyecto 5 consejos para ayudarlo a hacer el mejor lanzamiento para su jefe o equipo 5 consejos para ayudarlo a hacer el mejor lanzamiento para su jefe o equipo Presentarse a su jefe puede ser una experiencia intimidante. Aquí hay algunos consejos para asegurarse de que su tono sea perfecto. Lea más, preste atención al lenguaje corporal, la actitud y el interés de sus asistentes. Escuche lo que tienen que decir, haga preguntas y anime la interacción. Sea profesional, pero no tema compartir su sentido del humor para romper el hielo.
Hacer anotaciones
Hacer un seguimiento de las tareas y los plazos de los miembros de su equipo es parte de ser un gerente de proyecto. Pero tomar notas sobre los miembros de su equipo también puede ayudarlo a conocerlos mejor.
- ¿Bill siempre está a tiempo de proporcionarle sus actualizaciones de estado?
- ¿Tiene Carol problemas para hablar cuando necesita ayuda?
- ¿Mark es malo en cumplir con sus plazos?
Intente anotar notas durante las reuniones, después de charlas individuales o mientras lee los correos electrónicos de los miembros del equipo. Esto definitivamente ayudará con los proyectos actuales y futuros con ellos.
5. Sigue comunicándote
Como gerente de proyecto, espera la comunicación de su equipo . Desea actualizaciones de estado proporcionadas y preguntas o inquietudes comunicadas. Al mismo tiempo, debe planear comunicar elementos específicos a su equipo como su gerente de proyecto.
Llevar a cabo reuniones regularmente
Para mantener a su equipo en el buen camino y en la misma página, programe reuniones regulares del proyecto. La mejor manera de hacerlo es encontrar el día y la hora que mejor funcionen para el equipo y crear una reunión semanal periódica. Esto le permite a su equipo conocer la rutina y prepararse en consecuencia.
Seguimiento después de las discusiones
Después de cada reunión, debe enviar un seguimiento a su equipo. Su correo electrónico debe incluir las minutas de la reunión y los elementos de acción resultantes de la discusión. Aquí es cuando esas estupendas plantillas pueden ser útiles.
Proporcionar actualizaciones de estado
Como gerente de proyecto, es probable que informe el progreso a su supervisor inmediato y posiblemente hasta el equipo ejecutivo. Cuando se requieren cambios de los superiores, las solicitudes provienen del cliente, o su equipo simplemente recibe elogios por su trabajo, asegúrese de compartirlo con ellos.
¿Tiene consejos de administración de proyectos para agregar?
La gestión de proyectos a menudo se trata más de gestionar personas Cómo manejar personas difíciles como un gerente de proyectos de TI Cómo manejar personas difíciles como un administrador de proyectos de TI Un gerente de proyectos necesita unir a diferentes personas en un equipo de proyecto exitoso. Hay algunas habilidades blandas a las que puede recurrir para mantener el proyecto y el equipo en buen camino. Lea más de lo que trata sobre la administración de documentos. ¿Estarías de acuerdo?
¿Qué cosas has aprendido hasta ahora en tu función de gestión de proyectos? ¿Hay habilidades interpersonales, profesionales o personales que encuentres que te ayudan más en ese puesto? Por favor, comparta sus sugerencias y consejos con otras personas que son nuevas en este rol al comentar a continuación.