Si te di una colección de 100 tazas de café y te pedí que las organizaras, ¿cómo lo harías? ¿Sería por color? Por la imagen en la taza? Por su tamaño? Diferentes personas se organizan de diferentes maneras, por lo que algo como elegir una aplicación para hacer realmente depende del tipo de persona que eres.
Tengo una confesión que hacer. Soy un probador obsesivo de la lista de cosas por hacer. En los últimos cinco años, creo que he probado aproximadamente 20 herramientas de administración de la productividad, y todavía tengo que seguir con una sola. Muchas veces, descubriré uno que me encanta, e incluso haré una reseña detallada sobre él mientras estoy realmente entusiasmado con él. Luego lo dejo y paso a otra cosa unos meses más tarde. Algunos ejemplos incluyen una revisión de Coolendar Coolendar: una lista fresca de calendarios y actividades en One Coolendar: una lista fresca de calendarios y tareas en uno En general, me limito al uso de Google Calendar para mis necesidades de programación y a Workflowy como mi línea para -lista de tareas. Se necesita mucho para impresionarme acerca de cualquier calendario / sistema de programación. Así que estaba un poco ... Leer más, un Google Calendar mejorado, una reseña de WeDoist Colaborar en proyectos con equipos pequeños usando Wedoist Seguimiento de proyectos Colaborar en proyectos con equipos pequeños usando Wedoist Project Tracking WeDoist permite que los equipos pequeños administren hasta tres proyectos para gratis. Le ayuda a colaborar con su grupo en la creación de tareas asociadas con un proyecto y asignarlas a los miembros de ... Leer más, que es una especie de versión de grupo del administrador de listas de tareas de ToDoist ToDoist: lista de tareas simples y ToDoist del Administrador de tareas: lista simple de Tareas y administrador de tareas Leer más. Luego, por supuesto, está la revisión de GQueues. Lleve Google Task Management y programación a un nivel completamente nuevo con GQueues. Tome Google Task Management y programe a un nivel completamente nuevo con GQueues. Tareas de Google no funciona si desea ir más allá de la administración de tiempo de hoy en la planificación visionaria del mañana. Aquí es donde GQueues se acerca al plato. Leer más - uno de mis últimos favoritos.
Intenté ToDoist, lo intenté Wunderlist to-do manager Wunderlist: fácil de usar, versátil y multiplataforma lista de tareas Wunderlist: lista de tareas fácil de usar, versátil y multiplataforma Manager Read More, y un sinnúmero de otros administradores de listas de tareas. Finalmente lo reduje a una decisión final, que te mostraré en unos momentos. Esto no significa que solo use uno. En mis diversos viajes de productividad, he regresado aquí una vez más para compartir la sabiduría que he adquirido tras años de recorrer las carreteras de productividad. La conclusión es esta: hay cinco mandamientos que debe seguir para elegir la aplicación correcta y mantener su vida productiva y significativa.
Mandamiento n.º 1: mantenerlo simple
Así que ¿cuál es el mejor? ¿Qué aplicación de tareas te ayudará a transformar tu vida caótica en un mar de organización y tranquilidad? ¿Qué gerente de productividad de tareas simplificará la locura de su vida en un conjunto estructurado y ordenado de listas?
Este es el secreto: necesita múltiples herramientas para múltiples propósitos. Una vez que pueda entender esto, podrá ver estas tareas pendientes desde una perspectiva diferente.
No se trata de simplificar cada cosa en la que está trabajando en su vida en una sola aplicación. Estoy aquí para decirte que, por muy agradable que sea, simplemente no va a suceder.
Así que déjame compartir contigo mi decisión final sobre una lista / calendario de cosas por hacer. Presentando, la mejor lista de tareas en el planeta.
Sip. Después de jugar con algunas docenas de tareas pendientes y programas de productividad, he cerrado el círculo al buen sistema basado en papel. Pero aquí está el truco: el sistema basado en papel es solo para mis tareas diarias muy simples. Básicamente, es algo que llevo conmigo para que pueda abrirlo en cualquier momento y simplemente garabatear en nuevos artículos o tachar los viejos, pero la realidad es que no es el corazón de mi sistema en general. Es solo una herramienta. El corazón del sistema es muy electrónico e incorpora varias herramientas que trabajan juntas.
Mandamiento # 2: Comience con los objetivos de la vida
El primer paso en cualquier plan de productividad tiene que ser un enfoque de su tiempo en las cosas que realmente importan, en lugar de girar las ruedas haciendo pequeñas tareas que finalmente no sirven a sus objetivos más grandes en la vida. Con ese fin, hay una fantástica aplicación web de planificación de objetivos. Deje de pisar el agua y progrese en la vida con la gran imagen. Deje de pisar el agua y progrese en la vida con la gran imagen. Estoy seguro de que muchos de ustedes han pensado si usted es o no. haciendo las cosas correctas todos los días, ya sea que esté llegando a algún lado, y si va en la dirección correcta. Las listas de tareas pendientes y las aplicaciones de la organización ayudarán ... Leer más me quedó grabado desde que lo revisé en 2013, y esa es la gran imagen.
Funciona de maravilla para mí, pero puede no ser la aplicación de planificación de objetivos perfecta para ti. Mi único consejo es que, independientemente de la aplicación que elijas, lo mejor es elegir una que sea distinta de tus otras aplicaciones de planificación de tareas y lista de tareas pendientes. La razón de esto es que mantiene todos tus objetivos más grandes separados de la locura de tu vida diaria.
Para mí, The Big Picture es el lugar donde voy cuando quiero revisar esos objetivos de alto nivel. Puede ser un viaje. Puede ser para construir un negocio. Cada círculo es un objetivo que usted dimensiona según la prioridad que le dé, para que pueda ver visualmente lo que es más importante. Luego, dentro de estos grandes objetivos, puedes dividirlos en metas más pequeñas. No son tareas que irían en una lista de cosas por hacer. Son objetivos de alto nivel que una vez que se hayan completado, significarán el éxito con el objetivo de vida más amplio.
Entonces, ves que estás trabajando desde arriba hacia abajo, y en la parte superior necesitas un lugar de trabajo limpio para soñar. Para llegar a objetivos poderosos que son visionarios y fieles a tu vida. Usar una aplicación separada para eso te da espacio limpio y sin caos para hacer eso.
Mandamiento n.º 3: utilice una herramienta separada para planificar
Como mencioné, probé todo tipo de aplicaciones de listas de tareas, y de todas ellas la que finalmente decidí para esta etapa central de la planificación de vida / productividad es ToDoist. Lo que me encanta de ToDoist es que está organizado en el lado izquierdo de tus "Proyectos". Elija un proyecto de cada uno de los objetivos de su vida que definió en su aplicación de planificador de objetivos y cree un proyecto en ToDoist. Luego, simplemente divide ese proyecto en objetivos más pequeños con un cronograma claro cuando planeas cumplir cada uno.
Esto le ayuda a comenzar a pensar sobre las "cosas" del mundo real que debe hacer para lograr esos pasos hacia sus objetivos de vida. Haga que los plazos sean realistas aquí. Y no superponga las fechas límite. Si tiene mucho trabajo por hacer en una tarea en un proyecto, no crea que podrá realizar una gran tarea en otro proyecto al mismo tiempo. Plazos alternativos.
Una vez que tenga todos sus objetivos secundarios divididos en más tareas procesables de la vida real (que incluso podrían ser subproyectos por su cuenta), está listo para enumerar todas las tareas esenciales requeridas para obtener esos subproyectos. -proyectos realizados
Por ejemplo. Uno de mis objetivos es poseer una empresa de medios. Para hacer eso, quiero escribir una colección de libros electrónicos, por lo que una de mis tareas secundarias implica escribir un libro electrónico. Bueno, escribir un eBook tiene su propio desglose de tareas, pero este no es el lugar para eso. Limitarás este espacio de trabajo.
Mandamiento n.º 4: automatizar y programar
La etapa final de su flujo de trabajo pendiente es organizar sus listas de tareas pequeñas que lograrán los proyectos más grandes en ToDoist. Para hacer este desglose, comencé a usar Google Calendar hace unos años, pero más recientemente recurrí al uso del planificador de papel antiguo. Sin embargo, para muchas personas el calendario y la lista de tareas realmente hacen bien el trabajo y todo lo demás.
La belleza de algo como Google Calendar es que antes de comenzar a agregar aquellas tareas pequeñas en las que desea trabajar para alcanzar sus objetivos, primero debe insertar las cosas "automáticas" que sabe que debe realizar todas las semanas. Por ejemplo, sé que mis tareas como editor administrativo en MUO implican reunirme con el editor gerente Justin para un chat semanal de lunes. También necesito hacer un trabajo para administrar el cronograma de publicación. Luego, hay artículos de MUO que escribir, y otras cosas que son predecibles y que puedo insertar en el calendario de forma recurrente.
Una vez que tenga esas cosas completas, verá los días y horas que le quedan para realizar todas las cosas "adicionales" que no forman parte de su horario habitual. Es de esperar que tenga tiempo para trabajar hacia los objetivos de su vida, o si tiene un problema, y es posible que deba considerar si esas tareas semanales se alinean con su visión de éxito en su vida.
Mandamiento # 5: Mantén tus ojos en tus sueños
Probando las aguas con tantas herramientas y aplicaciones a lo largo de los años, he aprendido que realmente no importa qué herramientas uses. Debes elegir qué te hace sentir cómodo y cómo funciona tu opinión. Pero es crítico que comiences en la cima, crees esos grandes e importantes sueños y metas de la vida, y luego sigues por cada conjunto de herramientas hasta que llegues a tu calendario diario con las pequeñas tareas cotidianas que conforman el caos de esta cosa. llamamos vida
Si planea de esta manera, independientemente de la complejidad de su día, al menos puede estar seguro de que está trabajando en las cosas que realmente importan al final, y siguiendo el camino que ha planeado, lo hará logra esos grandes sueños que has imaginado para ti.
¿Cuáles son tus herramientas de productividad favoritas? ¿Cuál es el que ha elegido para su lista de cosas por hacer y su calendario diario? Comparta algunas de las lecciones de productividad que ha aprendido con otros lectores en la sección de comentarios a continuación.