Dante estaba equivocado; hay diez círculos del infierno, el más profundo de los cuales está reservado para aquellos que cometen los pecados más atroces de correo electrónico. El correo electrónico llegó para quedarse, pero hay pecadores que lo empeoran para el resto de nosotros. Hoy voy a ver algunas de las formas más graves en que las personas pueden abusar del correo electrónico y hacer que la vida sea mala para el resto de nosotros.
Pero no te preocupes, incluso si eres un pecador, no estás condenado a una eternidad de sufrimiento. Acepta una penitencia de una semana para corregir el error de tus caminos y arrepiéntete de tu correo electrónico y todo será perdonado.
Siga leyendo para saber si es un correo electrónico santo 7 Pautas de Netiquette para escribir correos electrónicos y publicaciones en el foro 7 Pautas de Netiquette para escribir correos electrónicos y publicaciones en el foro Netiquette es la abreviatura de etiqueta de red o de Internet. Abarca el conjunto especial de convenciones sociales que se encuentran en las interacciones en línea. Si bien la netiqueta es muy similar al buen comportamiento o la etiqueta en los encuentros fuera de línea, hay ... Leer más o pecador.
Enviar correos electrónicos a demasiadas personas
El correo electrónico es increíblemente barato de enviar. Una persona puede pasar cinco minutos escribiendo un correo electrónico y enviándolo a miles, o incluso a cientos de miles, de destinatarios. También es, en términos generales, extremadamente costoso de recibir. Si le toma dos minutos leer, o incluso solo 30 segundos para descartar, la cantidad de personas y minutos que un correo electrónico puede desperdiciar es enorme. Esto equivale a una pérdida masiva de tiempo productivo. Incluso si toma medidas para minimizar el impacto, como configurar un sistema de comunicación de múltiples niveles. Use este sistema de comunicación de 3 niveles para resistir las distracciones. Use este sistema de comunicación de 3 niveles para resistir las distracciones. La necesidad de mantenerse conectado constantemente es una distracción. Para administrar sus relaciones y tiempo, también administre la manera en que se comunica con el mundo. Crea un plan inteligente de 3 niveles. Lea más, todavía tiene que lidiar con eso en algún momento.
Demasiadas organizaciones tienen políticas en las que todos, todos, y todos los perros se CC'd en todos los correos electrónicos. No todos necesitan recibir cada correo electrónico. Si usted es una de las personas que hace esas políticas o simplemente deja a todos por costumbre cuando no es necesario, usted es un pecador por correo electrónico.
No te preocupes, la penitencia es simple. Durante una semana, solo envíe correos electrónicos a las personas que absolutamente necesitan recibirlos. En caso de duda, no envíe el correo electrónico. Probablemente te sorprenderá el poco efecto que tiene sobre cómo funciona todo.
Como beneficio adicional, cuanto más correo electrónico envíe, más probabilidades tendrá de recibir, de modo que si enfrenta su propia sobrecarga de correo electrónico, esto también puede ayudar.
Overusing Reply All
El correo electrónico funciona mejor cuando se usa exactamente como una carta: una persona envía a otra persona un solo mensaje y espera a que responda. El correo electrónico también funciona cuando una persona envía un solo mensaje a un montón de personas (siempre y cuando todos necesiten recibirlo). Incluso con excelentes características como mensajes enhebrados 6 Razones por las que debe dejar de usar los clientes de correo electrónico de escritorio a favor de las opciones basadas en la web 6 Razones por las que debe dejar de usar los clientes de correo electrónico de escritorio a favor de las opciones basadas en la Web día alrededor de la multitud MakeUseOf es como predicar al coro. La mayoría de nosotros usamos Gmail, nuestros propios servidores de correo o alguna forma de copia de seguridad en la nube ... Leer más, el correo electrónico simplemente no está diseñado para manejar múltiples mensajes correctamente.
El problema se vuelve realmente evidente con los correos electrónicos grupales. Los clasifico ligeramente más altos que la bomba nuclear como el peor desarrollo tecnológico del siglo XX. Un hilo de correo electrónico con 15 o 20 personas respondiendo puede salirse de control rápidamente si la gente no tiene cuidado No tropiece con usted mismo: 5 Comportamientos de correo electrónico grupales que debe evitar Evite tropezar con usted mismo: 5 comportamientos de correo electrónico grupales que conviene evitar. el correo electrónico no es fácil, y es un arte que pocas personas pueden perfeccionar. Los correos electrónicos grupales no son más fáciles. Estos consejos deberían ayudar a mejorar sus mensajes. Lee mas . Y recuerde, cada mensaje que se envía es otra notificación para alguien en algún lugar.
Si bien el primer mensaje podría haber sido relevante para todos en la organización, es probable que las respuestas no lo sean. Si su jefe envía una pregunta a todo el personal, ¿sus compañeros de trabajo realmente necesitan ver su respuesta? Sobre el uso de la respuesta, todos los botones son uno de los mayores pecados de correo electrónico que puedes cometer.
De nuevo, la penitencia es bastante simple. Durante una semana, solo debes usar el botón de respuesta. Si más de una persona necesita ver la respuesta, cíclicala manualmente. El botón de responder a todos es una tentación malvada que debe ser resistida.
Envío por correo electrónico cuando no es necesario
A veces, el correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con alguien. Algunas veces no lo es. Desafortunadamente, el correo electrónico a menudo se ve como el predeterminado. Enviar por correo electrónico cuando no lo necesite es otra forma de que lo envíen directamente al correo electrónico.
A veces hay mejores formas de hacer las cosas. Si Tony se sienta frente a ti, a menos que necesites crear una pista de papel, ¿por qué no te acercas y hablas con él? Del mismo modo, si algo va a requerir un montón de ida y vuelta, una reunión cara a cara o telefónica probablemente sea mucho más eficiente. Una llamada telefónica de 30 minutos puede tomar el lugar de discusiones de correo electrónico de una semana de duración. Solo asegúrate de que tus reuniones no se conviertan en un vacío de tiempo. ¿Estás cansado de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefe Si una reunión está bien organizada, no hay ninguna razón por la cual no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Lee mas .
Su penitencia es hacer todo lo posible para no enviar correos electrónicos durante una semana. Si Tony no está en su escritorio cuando te acercas, deja una nota escrita a mano. Si Bob quiere organizar algo, llámalo y repítelo por teléfono. Vea cómo cambiar su valor predeterminado de "enviar un correo electrónico" a "solo envía un correo electrónico si no hay otra opción" afecta la forma en que trabaja. La bandeja de entrada de todos se lo agradecerá.
Envío de correos electrónicos excesivos
Del mismo modo que enviar un correo electrónico corto a demasiadas personas es un pecado, enviar correos realmente largos a una sola persona también puede serlo. Si lo que está tratando de decir requiere un correo electrónico de 2000 palabras, es probable que esté utilizando una herramienta de comunicación incorrecta. Mientras más largo sea su correo electrónico, más tiempo le tomará a la otra persona leer y más esfuerzo requerirá para responder. ¡Los correos largos pueden realmente apestar!
"No tuve tiempo de escribir un correo electrónico corto, así que escribí uno largo". - Marcar "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 de abril de 2015
Hay un movimiento creciente de personas que se comprometen a mantener todos los correos electrónicos en menos de cinco oraciones. Sienten que si el mensaje no puede transmitirse tan brevemente, lo estás haciendo mal. Si eres culpable de escribir correos electrónicos que marcan el territorio de Tolstoy, entonces tu penitencia es unirte a la multitud de cinco oraciones por una semana. Ningún correo electrónico que envíe, no importa lo necesario que parezca, puede ejecutar más de cinco frases, preferiblemente cortas. Es un buen hábito entrar y lo hará más productivo. 7 Consejos de eficiencia de correo electrónico para recibir más correos electrónicos, más rápido 7 Consejos de eficiencia de correo electrónico para hacer más correos electrónicos, una vida más rápida gira en torno a la comunicación y literalmente nada se logra sin eso. El correo electrónico es una herramienta de comunicación diseñada para hacerte la vida más fácil. En lugar de tener que escribir una letra o tratar de atrapar a alguien ... Leer más.
Respondiendo a cada mensaje
Este es el pecado del que fui más culpable, y me tomó un tiempo superarlo. Cuando recibes un correo electrónico, el impulso natural es responder de inmediato. El problema es que esto puede llevarte a intercambios reaccionarios e innecesarios, y la gente esperará que estés disponible para responder instantáneamente al correo electrónico a todas horas. Responder a todos los correos electrónicos instantáneamente es solo un pequeño correo electrónico, mientras que lo contrario, esperar que todos respondan al instante es un pecado mayor.
Al responder rápidamente a todo lo que está alimentando a la bestia, ese es el jefe que exige respuestas por correo electrónico a las 4 a.m. los sábados. Tú no debes complacer a tales jefes. Como penitencia por este pecado, debe pasar una semana esperando al menos una hora antes de responder a los correos electrónicos, y solo responder durante las horas de trabajo. Si algo requiere una respuesta urgente, debe usar otro método de comunicación.
Ve ahora en paz
Me encanta o lo odio, el correo electrónico llegó para quedarse. Sin embargo, hay formas de mejorar la experiencia para todos los demás. Si eres un terrible pecador por correo electrónico, arrepiéntete y pon en práctica algunas de estas simples soluciones. La gente te lo agradecerá. Si, por otro lado, eres un correo electrónico santo, envía este artículo a cualquier pecador que conozcas y difunde la buena nueva.
Hay innumerables otros pecados por correo electrónico por ahí. ¿Qué crees que me he perdido? ¿Y qué penitencia sugerirías?
Créditos de imagen: xkcd.org.