6 Reglas de Apple Mail para lidiar con el correo electrónico para usted

Abrumado por el correo electrónico en su Mac? Los filtros de Apple Mail hacen que sea más fácil enfocarse en los mensajes importantes y ocultar la basura.

Abrumado por el correo electrónico en su Mac?  Los filtros de Apple Mail hacen que sea más fácil enfocarse en los mensajes importantes y ocultar la basura.
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No es factible para muchos de nosotros deshacernos del correo electrónico por completo. Pero al menos podemos hacer que nuestras bandejas de entrada se ocupen de la mayor parte de nuestros correos electrónicos para nosotros.

Si usted es un usuario de Mac que usa Apple Mail Cómo hacer que Apple Mail sea un mejor cliente de escritorio Email, haga que Apple Mail sea un mejor cliente de correo electrónico para escritorio Tómese el tiempo para configurar el correo electrónico aburrido de Apple y haga que el procesamiento de correo electrónico sea sencillo como sea posible. Lea más, deberá configurar las reglas correctas (también conocidas como filtros) para optimizar su experiencia.

Tenemos seis reglas útiles para ayudarlo a comenzar, pero primero le guiaremos a través de los principios básicos de la creación de reglas en el cliente de correo electrónico nativo de su Mac.

Cómo crear una regla en Apple Mail

Pulse el atajo Cmd + Coma para abrir la sección de preferencias de Correo o acceda a ella mediante Correo> Preferencias . Ahora cambie a la pestaña Reglas y haga clic en el botón Agregar regla para comenzar a crear reglas. No hay mucho para eso. Primero, selecciona una condición que se enumera debajo del menú desplegable Si .

crear reglas de correo de manzana

A continuación, le dice a Mail que realice una determinada acción cuando encuentra correos electrónicos que coinciden con el criterio que ha agregado. Verá las acciones disponibles enumeradas en el menú desplegable Realizar las siguientes acciones .

crear reglas de correo de manzana

Para concluir, ingrese un nombre adecuado para la regla y presione el botón OK . En este punto, Mail le preguntará si desea aplicar la nueva regla a los mensajes existentes que coincidan con la condición que ha especificado. (Lo hace automáticamente para mensajes nuevos.) Si su respuesta es sí, haga clic en el botón Aplicar . Tenga en cuenta que esto no funcionará en correos electrónicos archivados.

aplicar reglas de correo de manzana

¿Desea crear varias condiciones para filtrar correos electrónicos?

Haga clic en el botón + junto a la condición predeterminada para comenzar. Si realiza esta ruta, también puede especificar si desea que la regla funcione solo cuando los mensajes coinciden con cualquiera de las condiciones o con todas ellas. Para eso sirve cualquier menú desplegable junto a If .

También puede obtener Mail para realizar múltiples acciones en los correos electrónicos que ha filtrado. Digamos que desea mover esos correos electrónicos a un buzón y copiarlos a otro. Luego haga clic en el botón + al lado de la acción predeterminada para comenzar a configurar múltiples acciones para seguir las condiciones.

múltiples condiciones para reglas de correo de manzana

Es fácil ir por la borda con las reglas. Mantenga su cuenta baja usando múltiples condiciones y acciones en lugar de reglas separadas.

1. Identifique los correos electrónicos de personas que no conoce

Con esta regla, le resultará más fácil identificar las fuentes de correos electrónicos que tienen poco o ningún interés. Atrapa la mayor parte de esos correos electrónicos que le quitan tiempo y atención.

Seleccionar remitente no está en mis contactos como su condición. Depende de usted si desea redirigir los correos electrónicos filtrados a una carpeta separada, marcarlos, resaltarlos en un color específico, y así sucesivamente. Seleccione la respuesta adecuada del menú desplegable Realizar las siguientes acciones .

remitente desconocido - reglas de correo de manzana

Cada semana más o menos, revise los correos electrónicos que identifica con esta regla. Deseará darse de baja de algunos de ellos, marcarlos como correo no deseado o incluso establecer nuevas reglas para eliminarlos automáticamente la próxima vez.

Es una buena idea duplicar la regla anterior y editarla para que coincida con esta condición: el remitente no está en mis destinatarios anteriores . Use el botón Duplicar en la pestaña Reglas para comenzar.

En una nota lateral, para reducir la cantidad de spam que recibe, considere crear una cuenta de correo electrónico con un servicio de correo electrónico desechable. ¿Necesita una dirección de correo electrónico desechable? Pruebe estos excelentes servicios ¿Necesita una dirección de correo electrónico desechable? Pruebe estos excelentes servicios ¿Necesita enviar o recibir un correo electrónico sin usar su dirección real? Aquí hay algunos excelentes servicios que le permiten hacer precisamente eso. Lee mas . Proporcione esa dirección de correo electrónico cuando desee mantener privada su dirección de correo electrónico real.

2. Eliminar correo no deseado persistente y correos electrónicos reenviados

Con esta regla, ya no tendrá ganas de arrancarse los pelos. Es para remitentes de sitios web que no respetan las solicitudes de cancelación de suscripción y siguen alimentando goteando su bandeja de entrada.

Establezca From contains como su criterio, seguido por el nombre del remitente responsable de los correos electrónicos que desea bloquear. Elija Eliminar mensaje como la acción que desea que realice el correo.

Tenga en cuenta que la acción Eliminar mensaje elimina el mensaje para siempre. Si desea enviarlo a la Papelera para mantenerlo accesible más tarde, seleccione Mover mensaje a la Papelera del buzón como su acción preferida.

eliminar correo no deseado - reglas de correo de Apple

Nota: Si desea replicar la función "bloquear el remitente" de Gmail, use la acción Mover mensaje para desviar los correos electrónicos a la carpeta de correo no deseado.

Esta regla también es útil para deshacerse de los mensajes reenviados enviados, por ejemplo, a miembros de la familia a granel. Por supuesto, si prefiere no recibir dichos mensajes, lo mejor es informar al remitente al respecto. Si eso no es posible o no funciona, deje que Mail filtre esos mensajes y elimínelos por usted.

Si bien puede configurar una regla por separado para cada remitente cuyos correos electrónicos desea bloquear, no es la manera más limpia. Es mejor editar una regla existente para insertar una nueva condición para cada nuevo remitente. Esto funciona porque el menú desplegable Si está establecido en cualquiera, lo que significa que la regla funciona cuando se cumple alguna de las condiciones.

bloquear spammers - reglas de correo de manzana

Si desea poner una prohibición general a los forwards, reemplace la condición From contains con Subject comienza con Fw:.

3. Marque los correos electrónicos no laborales como leídos

La mayor parte de su correo electrónico personal probablemente no sea sensible al tiempo. Hasta que esté listo para abordar esos correos electrónicos, evite que llamen su atención al marcarlos como leídos con la siguiente regla.

Establezca la Cuenta como su criterio y luego seleccione la cuenta asociada a su correo electrónico personal. Luego, configure Marcar como Leído como la acción a tomar.

marque todo como leído - reglas de correo de manzana

¿Prefiere marcar todos los mensajes de todas las cuentas como leídos tan pronto como lleguen a su bandeja de entrada? En ese caso, seleccione Todos los mensajes en lugar de Cuenta en el menú desplegable Si .

4. Usar nombres de dominio para atrapar correos electrónicos importantes

Es probable que desee saber sobre cada correo electrónico que llega desde su banco, incluso si se trata de un anuncio publicitario promocional. Lo mismo ocurre con los correos electrónicos relacionados con el trabajo. Puede usar una regla para asegurarse de que nunca los extrañará.

Por ejemplo, mientras recibo muchos correos electrónicos en [email protected], los que son pertinentes para mi trabajo siempre provienen de makeuseof.com . Para identificar este último, puedo configurar esta condición: From contains @ makeuseof.com .

Luego puedo resaltar los correos electrónicos filtrados, por ejemplo, cambiando el color de fondo, reproduciendo un sonido o redirigiéndolos a otro lugar.

captar correos electrónicos de trabajo - reglas de correo de manzana

Reemplace el bit @ makeuseof.com anterior con el nombre de dominio de su empresa o su banco, y puede usar el mismo filtro con resultados similares.

5. Envíe los correos electrónicos de trabajo más importantes a Slack

No todos los correos electrónicos necesitan su atención inmediata. Sí, incluso en el trabajo. Si su equipo se comunica a través de una aplicación como Slack, prácticamente puede ignorar su bandeja de entrada la mayor parte del tiempo. Para asegurarse de que los correos electrónicos súper importantes, si los hay, no escapan a su aviso, reenvíelos a Slack con la siguiente regla.

Establezca la condición para identificar los correos electrónicos de su gerente u otro superior, o con una palabra o frase específica en el tema. Ahora seleccione Reenviar mensaje como su acción preferida y escriba su dirección de "enviar a Slack" en el campo provisto.

reenviar a flojo - reglas de correo de manzana

¿Dónde puede encontrar su dirección de reenvío Slack?

Está oculto debajo de [Your_Team_Name]> Preferences> Messages & Media . Desplácese hacia abajo a la sección Traer correos electrónicos a Slack, y allí está. ¡Ahora podrá leer los correos electrónicos reenviados en Slackbot!

dirección de reenvío

6. Recopilar correos electrónicos con archivos PDF

Desde facturas y recibos hasta regalos de inscripción, recibirá documentos útiles en formato PDF en su bandeja de entrada. Capture los correos electrónicos correspondientes, todo en un solo lugar con la siguiente regla.

Establezca la condición para que coincida El tipo de Adjunto es PDF y use la acción Mover mensaje para aislar correos electrónicos que contengan archivos PDF. Si desea resaltar los correos electrónicos en lugar de moverlos a una carpeta diferente, use la acción Establecer color del mensaje .

guardar correos electrónicos con pdfs - reglas de correo de manzana

También puede filtrar correos electrónicos con otros tipos de archivos adjuntos, como archivos, presentaciones y películas con una regla similar.

¿Qué hace "dejar de evaluar las reglas"?

Al final del menú Realizar las siguientes acciones, es posible que haya notado este elemento: deje de evaluar las reglas . ¿Se pregunta qué hace? Bueno, ayuda a Mail a identificar el curso de acción correcto para tomar cuando las reglas están en conflicto.

Tome la regla predeterminada Noticias de Apple, por ejemplo. Si crea una nueva regla que tiene una o más condiciones similares a esta, las acciones que agregue a la nueva regla no se ejecutarán. Esto se debe a que la regla de News From Apple tiene la opción de detener la evaluación de las reglas etiquetadas, lo que hace que las acciones de seguimiento sean ineficaces.

dejar de evaluar las reglas de correo de manzana

Vamos a ilustrar con un segundo ejemplo.

Digamos que quiere marcar todos los mensajes entrantes en un buzón como leídos, excepto los de una dirección de correo electrónico particular llamada [email protected]_inbox.com . También desea marcar mensajes desde esta dirección. En este escenario, así es como se verán las reglas:

  1. Si desde contiene [email protected]_inbox.com, marque como marcado de color rojo y deje de evaluar reglas
  2. Si cada mensaje, marque como leído .

¿Qué sucede si deja de lado la acción Detener la evaluación de reglas de la primera regla? Los mensajes de [email protected]_inbox.com se marcarán y también se marcarán como leídos.

Ahora, si cambia el orden de las reglas al crearlas, todos los mensajes se marcarán como leídos. Los de [email protected]_inbox.com se marcarán como leídos y marcados. Si agrega aquí la acción Detener reglas de evaluación a la primera regla, los correos electrónicos de [email protected]_inbox.com se marcarán como leídos, pero no se marcarán.

Deje que Apple Mail le haga el Heavy Lifting por usted

El problema no es la bandeja de entrada abarrotada en sí misma. Es que tienes que pasar a través de ella todos los días para evitar perder los mensajes importantes y pasar por alto las trivialidades que encuentran tu camino hacia ti.

Si tiene reglas establecidas, Mail resalta lo que necesita su atención y oculta o se deshace del resto. Redirija los correos electrónicos que importan a una o dos ubicaciones seguras y podrá ignorar el resto, ¡quizás para siempre !

Por supuesto, las reglas son una forma de clasificar correos electrónicos en Apple Mail, pero podría intentar con un cliente alternativo. 5 Apple Mail Alternatives para Mac OS X 5 Apple Mail Alternatives para Mac OS X Cada Mac viene con una aplicación de correo electrónico gratuita, pero no es ser todo y el final de todas las soluciones de correo electrónico de OS X. Aquí hay cinco de las mejores alternativas. Lea más para más opciones.

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