7 consejos de eficiencia de correo electrónico para hacer más correos electrónicos, más rápido

La vida gira en torno a la comunicación y, literalmente, nada se logra sin ella. El correo electrónico es una herramienta de comunicación diseñada para hacerte la vida más fácil.

La vida gira en torno a la comunicación y, literalmente, nada se logra sin ella.  El correo electrónico es una herramienta de comunicación diseñada para hacerte la vida más fácil.
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consejos de eficiencia de correo electrónico La vida gira en torno a la comunicación y, literalmente, nada se logra sin ella. El correo electrónico es una herramienta de comunicación diseñada para hacerte la vida más fácil. En lugar de tener que escribir una letra o tratar de atrapar a alguien por teléfono o en persona, puede escribir rápidamente unas pocas líneas y superarla.

Pero el correo electrónico también puede ser un sumidero de tiempo significativo. Esto sucede típicamente cuando se usa de forma incorrecta. Muchas personas le envían correos electrónicos que no necesita, con líneas de asunto que no reflejan el contenido y en más palabras de las necesarias. Pero también puede ser tu culpa, por ejemplo, si no procesas los correos electrónicos correctamente o si abusas de tu bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes o de lectura. El hecho es que puede obtener sus correos electrónicos más rápido mejorando sus hábitos y adoptando rigurosamente algunos consejos clave sobre la eficiencia del correo electrónico.

Programar hora de correo electrónico

Si le da miedo atender a sus correos electrónicos o si regularmente pasa demasiado tiempo borrando su bandeja de entrada, intente comprometerse con un horario. Algunas personas recomiendan hacer correos electrónicos durante un tiempo determinado dos veces al día. El tiempo de programación es inteligente porque crea el marco de tiempo y el espacio mental para concentrarse en realizar la tarea. Además, sabrá cuánto tiempo realmente gasta con los correos electrónicos.

Verificar los correos electrónicos solo dos veces al día no funciona para todos. Si necesita estar al tanto de las cosas y consultar sus correos electrónicos varias veces a lo largo del día, concédase unos minutos cada hora además de consultar y procesar los correos electrónicos por la mañana y por la noche. Esos breves sprints de correo electrónico son una oportunidad para responder correos electrónicos urgentes o responder a un correo electrónico para el que primero se necesita información.

consejos de eficiencia de correo electrónico

La idea es ...

  • cree un límite de tiempo programando el tiempo de correo electrónico,
  • tener la ambición de permanecer dentro de ese límite,
  • ser más rápido, y
  • gradualmente libere tiempo en su horario.

Esta mentalidad te ayuda a enfocarte y ser más eficiente. Combine eso con todos los otros consejos de eficiencia de correo electrónico en este artículo y pronto acelerará sus correos electrónicos como nunca antes.

Procese cada correo electrónico que abra

Cada correo electrónico que abras requiere que actúes de una forma u otra. Hacer esto de inmediato ahorra tiempo porque no tendrá que lidiar con ese correo electrónico nuevamente. También borrará su bandeja de entrada al menos una vez al día, lo cual es una sensación liberadora.

Para cada correo electrónico que abra, actúe inmediatamente si es posible o programe una tarea si es necesario, luego archive o elimine el correo electrónico. Actuar de inmediato puede significar que responda rápidamente, haga una breve llamada telefónica, transfiera las fechas a su calendario, agregue tareas a su lista de tareas, envíe correos electrónicos o cualquier contenido para leer más tarde. Siempre que no pueda responder o actuar de inmediato, redacte una respuesta y programe una tarea para abordar lo que sea que necesite hacer. En cualquier caso, obtenga todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada.

Tenga en cuenta que en Gmail, cada correo electrónico tiene una URL única. ¿Sabía que puede marcar mensajes específicos de Gmail? Aquí está cómo y por qué sabía que puede marcar mensajes específicos de Gmail? Aquí está cómo y por qué Se han dado muchos casos de por qué Gmail es un ingenioso cliente de correo web. Ahora bien, aunque es casi trivial encontrar correos electrónicos en Gmail, saber que puede encontrarlos no significa que vaya a ... Leer más. ¡Ahora no lo use para marcar sus correos electrónicos! En su lugar, agregue el enlace a la tarea respectiva en su lista de tareas pendientes o entrada de calendario. Es mucho mejor que hacer un seguimiento de esos correos electrónicos en su bandeja de entrada.

eficiencia de correo electrónico

Para aprovechar al máximo tu tiempo ...

  • actúa en cada correo electrónico que abras,
  • transferir tareas y fechas a su lista de tareas pendientes o calendario y
  • agregar direcciones URL de correo electrónico para referencia,
  • responder de inmediato si es posible,
  • redactar una respuesta si es necesario,
  • archive o elimine todos los correos electrónicos que abrió y,
  • procesar la carpeta Borradores y la lista de tareas una vez al día.

Filtrar y etiquetar correos electrónicos

Muchas personas mantienen los correos electrónicos en su bandeja de entrada porque no conocen una mejor manera de hacer un seguimiento de ellos. Contribuye al desorden y con el tiempo realmente hace que sea más difícil encontrar cosas. En Gmail, puede encontrar fácilmente cualquier correo electrónico utilizando la potente función de búsqueda 5 Operadores avanzados de búsqueda de Gmail que debe saber 5 Operadores avanzados de búsqueda de Gmail que debe conocer Gmail es un cliente de correo web ingenioso con muchas características increíbles. Al ser un servicio de Google, uno de sus puntos fuertes es, obviamente, la Búsqueda. Y así es exactamente como Google revolucionó el correo electrónico. En Gmail, realmente no tienes ... Leer más. Alternativamente, puede etiquetar los correos electrónicos para encontrarlos rápidamente si debe guardarlos en su bandeja de entrada o clasificarlos en carpetas para recuperarlos más tarde.

En lugar de ordenar manualmente los correos electrónicos, puede configurar filtros para procesar automáticamente los correos electrónicos que recibe regularmente 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada Qué filtros deberían tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada es tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Leer más, incluyendo notificaciones, suscripciones, resúmenes, pero también correos electrónicos de personas específicas. En lugar de configurar un nuevo filtro para cada fuente individual, cree un alias de correo electrónico Divida y conquiste su correo electrónico con el poder de los alias de Gmail Divida y conquiste su correo electrónico con el poder de los alias de Gmail Cuando se trata de organización de correo electrónico, la reacción inmediata es a menudo todo sobre carpetas, etiquetas, filtros, marcas de prioridad y cosas de ese tipo. No es que ninguno de ellos sea malo; de hecho, la mayoría de ... Leer más para conocer los tipos de correos electrónicos (por ejemplo, notificaciones en el foro o suscripciones a boletines informativos) y filtrar correos electrónicos según la dirección de correo electrónico a la que se envían. Al dirigir esos correos electrónicos a su propia carpeta dedicada, nunca obstruirán su bandeja de entrada, no perderá tiempo procesándolos y aún podrá leerlos siempre que tenga tiempo.

eficiencia de correo electrónico

La mejor forma de administrar tus correos electrónicos es ...

  • aprenda a buscar su correo electrónico,
  • etiqueta y
  • ordenar correos electrónicos
  • idealmente con filtros automatizados donde sea posible, y
  • haga que eludir su bandeja de entrada si nunca necesita tratar con ellos de inmediato.

Reducir el correo electrónico entrante

A medida que comience a borrar su bandeja de entrada a diario, notará qué correos electrónicos no necesita. En lugar de configurar filtros para correos electrónicos que realmente no desea recibir o nunca tendrá tiempo para leer, actuar. Esto puede significar que usted se da de baja de un boletín informativo que nunca ha leído, le dice a un amigo que no le reenvíe dibujos animados, o le pide a un colega que solo le envíe CC en mensajes importantes.

En resumen, envíe correos innecesarios, anule la suscripción rigurosamente y filtre a la papelera si es necesario.

Establezca un ejemplo: mantenga sus propios correos electrónicos claros y breves

Lleva tiempo redactar un correo electrónico elaborado. Y toma tiempo leerlo y procesarlo. Ahórrese a usted y a los demás tiempo y aprenda a mantener sus correos electrónicos claros y breves.

Esto comienza con una buena línea de asunto. Asegúrese de que refleje claramente el contenido de su correo electrónico. Esto se vuelve más fácil si se apega a un solo tema por correo electrónico. Finalmente, mantenga su correo electrónico breve. No recomendaría una política de una oración, pero los correos electrónicos de trabajo cotidianos deberían ser breves. Haga el pensamiento y extraiga la esencia de lo que quiere comunicar antes de enviar.

consejos de eficiencia de correo electrónico

Sus destinatarios adorarán sus correos electrónicos si contienen ...

  • una línea de asunto clara,
  • un sujeto por correo electrónico,
  • ideas clave expresadas claramente en
  • no más de 1-5 oraciones

Usar respuestas conservadas

Si recibe muchos correos electrónicos que requieren más o menos una y la misma respuesta, cree una plantilla y configure una respuesta enlatada. Esto puede ahorrar mucho tiempo y es muy fácil de hacer con Gmail. Hemos dedicado un artículo completo sobre cómo enviar correos electrónicos más rápido y mejor con respuestas conservadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas conservadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas conservadas ¿No tiene tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya a ir mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas por correo electrónico? ¡Prueba correos electrónicos enlatados! Piensa ... Leer más.

Utilice atajos de teclado

La mayoría de los programas de correo electrónico ofrecen atajos de teclado. Gmail, por ejemplo, tiene accesos directos para responder (a), eliminar (MAYÚS + 3) o archivar un correo electrónico (a). Hemos compilado un resumen en PDF de los accesos directos útiles de Gmail aquí. Tenga en cuenta que es posible que tenga que habilitar los atajos de teclado. Dedique unos minutos a aprender los métodos abreviados de teclado para su cliente de correo electrónico de elección, y procesará sus correos electrónicos mucho más rápido todos los días.

Aquí hay algunos consejos más para mejorar la eficiencia del correo electrónico 10 Consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente 10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente El mejor consejo que he escuchado sobre la productividad del correo electrónico y del correo electrónico es: no responda correos electrónicos. por la mañana. Es un poco paradójico, pero es cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo ... Leer más.

Conclusión

El correo electrónico es una herramienta de comunicación que debe servirle, no controlar su vida. Sea claro sobre lo que quiere lograr con esta herramienta de comunicación, cómo desea pasar su tiempo, y automatice o elimine cualquier cosa que se interponga entre usted y el procesamiento de su correo electrónico rápidamente. Si se hace bien, borrar su bandeja de entrada no necesita tomar mucho tiempo. Y una vez que tenga una buena rutina, no se preocupe si no revisa sus correos electrónicos durante unas horas o un día mientras realiza un trabajo más importante. Sabrá que su rutina le permitirá atravesar una bandeja de entrada inundada en poco tiempo.

¿Tiene alguna sugerencia de procesamiento de correo electrónico que me he perdido?

Créditos de las imágenes: Logotipo de correo electrónico a través de Shutterstock, Reloj y correo electrónico a través de Shutterstock, Bandeja de entrada a través de Shutterstock, Correo electrónico entrante mediante Shutterstock, Speech Bubbles a través de Shutterstock

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