9 formatos de archivos de Office raros que debe conocer

¿Alguna vez te has encontrado con formatos de archivo extraños en tu suite ofimática? Le daremos una introducción rápida sobre tipos de archivos de oficina raros pero útiles y para qué los puede usar.

¿Alguna vez te has encontrado con formatos de archivo extraños en tu suite ofimática?  Le daremos una introducción rápida sobre tipos de archivos de oficina raros pero útiles y para qué los puede usar.
Anuncio

DOC, XLS, PPT: veamos qué hay más allá de estos tipos de archivos de Microsoft Office que hemos estado usando durante años.

¿Ha prestado atención a algunas de las opciones de formato de archivo desconocidas que aparecen en su conjunto de aplicaciones de oficina cuando intenta guardar un archivo? ¿O ha recibido archivos de alguien en uno de estos formatos y ha encontrado que los archivos son "ilegibles"? Estamos aquí para contarle más sobre esos tipos de archivos de aspecto extraño. Cómo abrir tipos de archivos extraños en Windows Cómo abrir tipos de archivos extraños en Windows Los equipos conocen miles de formatos de archivos diferentes. A veces, tanto usted como Windows no tienen idea de cómo abrir un archivo extraño. Aquí se explica cómo puede descubrir cómo abrir esos archivos. Lee mas .

Nota: Las opciones de formato de archivo disponibles para usted pueden variar dependiendo de la suite ofimática que use ¿Qué Office Suite es mejor para usted? ¿Qué Office Suite es mejor para usted? Se te presionará para encontrar una ocupación que no requiera el procesamiento de palabras o números de algún tipo. Y se puede preguntar, ¿Microsoft Office realmente es la mejor solución? Aquí están tus opciones. Lee mas . Las suites de oficina en línea generalmente tienen menos opciones. Microsoft Office, el programa de oficina original, los tiene todos.

Algunos términos útiles relacionados con la oficina a tener en cuenta

Antes de explorar varios formatos de archivos, echemos un vistazo rápido a algunos "Oficios especiales" que serán útiles cuando se trata de programas de Office. Tome nota si ya no está familiarizado con estos términos.

1. Formatos de archivos heredados: se refieren a formatos de archivos que ya no se están desarrollando (pero que podrían seguir utilizándose).

2. OOXML u OpenXML: OOXML significa Office Open XML, un formato de archivo que Microsoft introdujo en 2007. No lo confunda con Open Office XML, que era un formato de archivo desarrollado como parte de la suite de oficina de código abierto OpenOffice.

hoja de cálculo en mac

3. Libro de trabajo: un libro de trabajo es solo un archivo de Excel que contiene una o más hojas de trabajo u hojas de cálculo.

4. Macro: una macro es un pequeño programa que puede ayudarlo a automatizar tareas repetitivas en Excel. Cuando graba una macro, es como si estuviera creando una secuencia de instrucciones usando las teclas y las acciones del mouse. Una vez que guardas y ejecutas la macro, ejecuta esa secuencia sin pedir tu entrada.

5. Complemento: un complemento extiende la funcionalidad de su programa de Office con algunas características adicionales útiles. Por ejemplo, este complemento de Office 2003 / XP le permite eliminar datos ocultos (como comentarios) de documentos.

DOCX, XLSX, PPTX

Este conjunto de extensiones de archivos, que se encuentran en OpenXML, se convirtió en el predeterminado en Microsoft Office 2007, reemplazando los formatos DOC, XLS y PPT en Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint, respectivamente.

Si siempre ha utilizado DOC, XLS y PPT, este nuevo conjunto puede tardar un poco en acostumbrarse.

Estimado Powerpoint:
Como usuario de Mac, estoy cansado de lidiar con problemas de conversión en conferencias.
.xlsx y .docx lo tienen resuelto, ¿por qué no?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 de febrero de 2016

Notará que los archivos en los formatos más nuevos son más pequeños que los correspondientes en los formatos heredados. Eso es porque vienen con un mecanismo de compresión sin pérdida. Para compartir estos archivos con personas que usan versiones anteriores de Microsoft Office, puede optar por guardar el archivo OpenXML en la versión heredada correspondiente a través de Archivo> Guardar como .

paquete de compatibilidad de microsoft

Si está ejecutando una versión anterior a 2007 de Microsoft Office, aún puede comprar Microsoft Office 2003 en línea y le mostramos dónde puede comprar Microsoft Office 2003 en línea y le mostramos dónde se está implementando Office 2016, algunas personas son Todavía anhelo Office 2003 en su lugar. A continuación, le indicamos cómo obtener su solución de 2003. Lea más, puede ver y editar archivos OpenXML fácilmente instalando este paquete de compatibilidad de Microsoft Office. O podría dejar que Saikat lo convenza de que actualice a Microsoft Office 2016 13+ Razones por las que debe actualizarse a Microsoft Office 2016 13+ Razones por las que debe actualizarse a Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 ya llegó y es hora de que tome una decisión. La pregunta de la productividad es: ¿debería actualizar? Le damos las nuevas características y las razones más frescas para ayudarlo ... Leer más.

Algunas otras suites de oficina como Google Docs también admiten formatos OpenXML, por lo que no debería tener problemas para importar, por ejemplo, un archivo XLSX a Google Docs.

Por cierto, estos formatos OpenXML son esencialmente archivos comprimidos que contienen carpetas separadas para medios, archivos XML, etc. Esto significa que puede, por ejemplo, ver el contenido de un archivo DOCX al cambiar el nombre de la extensión de DOCX a ZIP. Eso es muy conveniente cuando necesita acceder a una imagen incrustada en el archivo DOCX sin tener que leer el archivo en ese formato.

ODT, ODS, ODP

Este trío de tipos de archivos se encuentra en formato de documento abierto (ODF), que es un formato de archivo estandarizado libre de restricciones de uso de cualquier tipo. Esto significa que cualquier compañía puede implementar este formato como parte de su software. No es de extrañar ODF se utiliza en varios software de oficina, tanto de código abierto como de propiedad, incluidos OpenOffice, Google Docs, LibreOffice, Zoho Office Suite y AbiWord.

Si ejecuta Office 2010 y superior, podrá abrir archivos ODT (para procesamiento de texto), ODS (para hojas de cálculo) y ODP (para presentaciones) con facilidad, porque estas versiones vienen con soporte nativo para archivos ODF. Para las versiones anteriores de Microsoft Office, este complemento gratuito OpenXML / ODF Translator disponible en SourceForge es útil.

descargar-como-ods

Por supuesto, si quieres leer un archivo ODF único, también puedes subirlo a Google Docs y verlo allí. Incluso puede descargar archivos de Google Docs en ODF.

Microsoft Office no admite algunas de sus características regulares (o las admite solo parcialmente) en archivos ODF.

XLSB

XLSB, que significa Excel Binary Workbook, se comporta más o menos como el formato XLSX, excepto que guarda los datos en el formato binario. Su principal ventaja sobre XLSX es que el primero reduce el tamaño del archivo en un margen significativo y, en consecuencia, acelera las operaciones de lectura y escritura.

Si no puede enviar un archivo de Excel porque es demasiado grande, guárdelo como .xlsb. ¡Esto reducirá el tamaño!

- Google Tips (@GoogleTipsFacts) 17 de enero de 2016

Si desea comprimir una hoja de cálculo para ahorrar espacio de almacenamiento y facilitar las transferencias de archivos, XLSB es una buena solución. Es posible que desee guardar un archivo de prueba como XLSB antes de usar este formato de forma regular.

El problema es que XLSB rara vez es compatible con las suites de oficina que están más allá del dominio de Microsoft, por lo que conviene ajustarse a un formato universal como XLS en caso de que planee compartir el archivo que está guardando. Si sabe que el destinatario usa una suite ofimática compatible con XLSB, siéntase libre de enviarlo en ese formato para agilizar las cosas.

Si recibe un archivo XLSB, no lo abra a menos que confíe en el remitente, ya que los archivos XLSB admiten macros y podrían contener código malicioso. Por supuesto, la configuración de seguridad predeterminada de Microsoft de las macros deshabilitadas está ahí para mantenerte a salvo, pero ¿por qué invitar a problemas?

PPS, PPSX

PPS o PowerPoint Slide es el modo de presentación para archivos PPT (Plantilla de PowerPoint). Esto significa que cuando hace clic en un archivo PPS, se abrirá directamente como una presentación de diapositivas, muy conveniente cuando quiera iniciar una presentación sin tener que buscar la presentación de diapositivas.

Sugerencia Sugerencia para hacer que la gente piense que es un asistente: cambie el nombre de sus archivos de PowerPoint para que finalicen en .pps antes de su presentación.

- Paul B (@paulopadopalos) 9 de diciembre de 2015

Un PPS no es editable, es decir, ver solo si lo abre haciendo doble clic en el archivo. Afortunadamente, convertir un PPS a PPT (editable) y viceversa es tan fácil como cambiar el nombre de la extensión de archivo .pps a .ppt o viceversa según sea necesario.

oficina-presentación

Por supuesto, no necesita la conversión anterior para editar el PPS. Puede arrastrar y soltar el archivo PPS desde el Explorador de Windows a una ventana vacía de PowerPoint. Alternativamente, puede usar la opción Archivo> Abrir en PowerPoint para abrir una versión editable del PPS. Esto se aplica a la edición de archivos PPSX también.

Para el combo PPTX-PPSX, las conversiones son un poco más complejas. Deberá abrir Microsoft PowerPoint, usar la opción Archivo> Abrir para abrir el archivo PPSX y luego usar el cuadro de diálogo Guardar como para guardar el archivo de presentación como PPTX.

Hablando de conversiones de archivos, marque nuestra guía de conversión de archivos de Microsoft Office Guía completa de convertidores de archivos de Microsoft Office Guía completa de convertidores de archivos de Microsoft Office Si alguna vez ha convertido un archivo de texto, como PDF a Word, ya conoce el desafío. A veces es tan fácil como imprimir, otras veces necesita herramientas especiales. Ingrese esta guía de conversión. Lea más para obtener información detallada sobre la conversión entre varios formatos de archivo.

Hacer que los formatos de archivo se comporten

Si desea una forma rápida y confiable de ver archivos en línea en varios formatos, intente con una solución como rollMyFile o Docs Online Viewer. Si está buscando un software de conversión, le recomendamos Zamzar. Es una de nuestras herramientas de conversión de formato de archivo gratuitas favoritas Cómo convertir cualquier formato de archivo en línea con herramientas gratuitas Cómo convertir cualquier formato de archivo en línea con herramientas gratuitas Si necesita convertir un archivo, aquí tiene la lista definitiva de sitios a los que debe recurrir. Lee mas .

roll-my-file

Otros productos de Microsoft Office como Access tienen su propio protocolo para guardar archivos, pero por ahora hemos elegido enfocarnos en el trío más popular de Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint.

Cuando se trata de suites de oficina, una cosa es clara: los formatos heredados básicos en Microsoft Office no se irán silenciosamente. Incluso en 2016, DOC, XLS y PPT parecen ser los formatos más confiables y compatibles para guardar archivos, especialmente si planea compartirlos con otros.

¿En qué formatos guardas tus archivos de Microsoft Office? ¿Sueles tener problemas de compatibilidad cuando los compartes con otros? ¿Cómo los resuelves? ¡Nos encantaría saber!

Créditos de la imagen: Financial Accounting Accounting Spreadsheet Concept por Rawpixel.com a través de Shutterstock, Speaker en Business Conference and Presentation. Audiencia en la sala de conferencias. por Matej Kastelic a través de Shutterstock

In this article