Desde hace varias semanas, he estado buscando un sitio web o aplicación fácil de usar que me permita guardar y almacenar los minutos de las reuniones. El enfoque tradicional del documento de texto ya no es una forma productiva de tomar minutos. Simplemente escribir en un archivo en blanco no permite una colaboración rápida, actualizaciones de los minutos, ni un lugar para realizar copias de seguridad y revisar los minutos pasados.
Ya en enero cubrimos las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan costosas aplicaciones empresariales para la colaboración Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis. Lea más, pero ahora agregaría Agreedo como una herramienta útil para el establecimiento de la agenda, la toma de minutos y la presentación de informes.
Configurando Reuniones
Empieza estableciendo una reunión en Agreedo y enviando una invitación para que los miembros del equipo inicien sesión en el sitio para ver e incluso contribuir a la agenda de la reunión.
Puede configurar las reuniones en línea como públicas, que son visibles para todos, o privadas, donde solo las personas enumeradas como asistentes pueden verlas. Puede seleccionar tener minutos "moderados", lo que significa que solo el creador de la reunión puede agregar o modificar elementos. Todos los demás participantes solo pueden agregar comentarios.
Cuando envíe invitaciones, los invitados recibirán un correo electrónico con un adjunto de fecha de calendario que se puede abrir en Outlook, Notes o iCal. La herramienta en línea en sí misma funciona en todos los principales navegadores.
Preparación de la reunión
Agreedo ofrece cuatro ítems de agenda diferentes: Información, Decisión, Tarea y Tema . Estos elementos en realidad lo ayudan a ver cuál es la información más importante para agregar a los minutos de las reuniones. Por lo general, hay muchas discusiones y, a veces, discusiones sobre temas muy importantes en una reunión, pero para poder hacer las cosas, las tareas deben identificarse y asignarse, y deben tomarse decisiones importantes.
Entonces, antes de que se celebre una reunión, es importante hacer y priorizar una lista de los temas de la agenda para la reunión. Si una reunión se compone de los mismos miembros del equipo, es posible que desee dejar los minutos sin moderar para que otros puedan agregar elementos a los minutos.
Los elementos de reunión se pueden mover, pero lamentablemente no hay forma de asignar tiempos de duración a cada elemento de la agenda, aunque puede configurar una duración para toda la reunión.
También puede colocar subtemas debajo de cada elemento principal, y cada sección de elementos puede ocultarse a medida que se completan en la reunión.
Funciones de colaboración
Lo más útil de Agreedo es que las agendas se publican en línea, lo que permite la colaboración. Los miembros del equipo también pueden iniciar sesión en Agreedo registrándose en el sitio o usando su inicio de sesión en Google.
Si permite que los minutos no se moderen, los participantes invitados pueden modificar los elementos de la agenda. Esta es una buena idea, pero un proceso más avanzado permitiría que solo los invitados seleccionados modifiquen los elementos de la agenda y no todos los participantes invitados a una reunión.
Si selecciona una reunión moderada, significa que los participantes solo pueden agregar comentarios a los elementos de la agenda. Incluso este tipo de colaboración es útil para hacer que las reuniones sean más productivas porque, de hecho, puede comenzar a recibir comentarios en la reunión antes de que se celebre la reunión. Además de los comentarios que se agregan a los elementos de la reunión, los archivos también se pueden adjuntar a los elementos de la agenda. Sin embargo, los enlaces a recursos en línea deberán publicarse en la sección de comentarios. No hay una herramienta dedicada para las URL.
Otra característica que desearía para Agreedo es que se establezca el ítem Decisión para que se puedan publicar encuestas directas, por ejemplo, la fecha de un evento, la cantidad de dinero que se gastará en un ítem presupuestado, y otras decisiones de votación que deban ser hecho.
Celebración de reuniones
Cuando realiza reuniones, Agreedo incluye un temporizador incorporado. Si tiene una reunión en línea, los participantes pueden usar una herramienta como WebEx para ver los minutos en línea. O los participantes pueden iniciar sesión en el acta de la reunión y actualizar la página a medida que se actualizan los minutos durante la reunión.
Antes y durante la reunión, puede asignar tareas y fechas de vencimiento a las personas en la reunión.
Características de la reunión posterior
Lo que hace que una herramienta en línea como Agreedo sea más útil que los métodos tradicionales es que todos los minutos se pueden almacenar en línea para su revisión, así como también se pueden imprimir o exportar como documentos de Excel. También puede enviar un enlace a los minutos en línea. Los participantes pueden recibir recordatorios por correo electrónico sobre las tareas que se registraron, así como ver todas las tareas que se les asignaron.
También hay una función de reunión de "seguimiento" que le permite verificar y trasladar los elementos de la agenda de la reunión previa a la siguiente. Esto ahorra un poco de tiempo, especialmente a las personas asignadas para tomar minutos y hacer el seguimiento.
Sin duda, muchos usuarios de Agreedo tendrán varias solicitudes de funciones para este sitio en línea, pero por ahora estoy contento de que exista, ya que está muy retrasado.
Actualmente, Agreedo es totalmente gratuito sin planes de precios. Háganos saber lo que piensa de este sitio y lo que le gustaría ver agregado.
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