Cuente cuántas veces ha olvidado algo en las últimas 24 horas. Esa es la cantidad de veces que tuvo la oportunidad de automatizar.
La automatización consiste en eliminar la necesidad de recordar cosas que haces a menudo. Se trata de simplificar tu vida y trabajar de forma que las personas te reconozcan por ser mucho más productivas de lo que realmente eres, porque tienes "el sistema" haciendo todo tu trabajo por ti.
Llegar allí es la parte difícil. Piensa en todas las pequeñas tareas que haces. ¿Hay alguno que hagas todos los días? ¿Hay cosas que debe recordar hacer a la misma hora del día, cada semana o cada mes? A veces, ni siquiera se trata de automatizar la tarea por completo, sino que se trata de crear un sistema que al menos le facilita la tarea más rápidamente.
Esto puede ser entregar toda la información que necesita a usted mismo en un correo electrónico a la misma hora todas las semanas, enviando un informe por correo electrónico a su jefe automáticamente, o transfiriendo automáticamente archivos desde su área de almacenamiento en la nube a su almacenamiento privado. Las posibilidades están limitadas solo por tu imaginación.
Automatización con ToDoist e IFTTT
Tengo una relación de amor-odio con ToDoist. En realidad, con listas de tareas y servicios en general. Incluso fui tan lejos como para actualizar a ToDoist Premium. ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar. Seguí usando ToDoist gratis por un tiempo. Pero seguí encontrando cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios de correo electrónico. Agregar notas a la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho ... Leer más. No mucho después de eso, creo que fui a gTasks Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] Use gTasks para sincronizar sus tareas con Google [Android] En estos días, hay un millón y una excelente manera de administrar una tarea pendiente lista en línea y a través de aplicaciones móviles. Dicho esto, a menudo todavía hay algunas personas que todavía no usan uno de ... Leer más y luego probar todo tipo de otras aplicaciones de productividad Dejar de pisar el agua y progresar en la vida con la gran imagen Detener el agua y avanzar en la vida Con The Big Picture estoy seguro de que muchos de ustedes han pensado si están haciendo las cosas bien todos los días, si están llegando a algún lado, y si van en la dirección correcta. Las listas de tareas pendientes y las aplicaciones de la organización ayudarán ... Leer más.
Me encanta la idea de un sistema en línea donde pueda almacenar sus listas de tareas y proyectos, pero no puedo soportar el hecho de que hay muy pocos sistemas para hacer en línea. 5 Nuevas aplicaciones de productividad para administrar su lista de cosas por hacer y obtener cosas Hecho 5 Nuevas aplicaciones de productividad para administrar su lista de tareas pendientes y hacer las cosas bien La mejor aplicación de productividad siempre será lo que funcione para usted. En esta lista, puede encontrar una que lo ayude a hacer las cosas. Leer más están realmente personalizados para la forma en que quiero usarlos.
Esta es la razón por la que me encanta ToDoist para la automatización: le brinda la posibilidad de emitir notificaciones por correo electrónico o SMS.
Lo que esto significa es que puede vincular esas notificaciones de correo electrónico o SMS a través de IFTTT a algún tipo de tarea de salida que le gustaría lograr en un momento determinado en el futuro. También puede usar el sistema de planificador recurrente creativo de ToDoist para configurar cualquier tarea repetitiva.
Cuando configure las tareas pendientes en ToDoist como parte de su programación normal, comience a pensar en el tipo de tareas, especialmente las recurrentes, que podría automatizar. Cree una salida de correo electrónico o SMS de esa tarea a IFTTT (como se detalla a continuación),
Automatice un correo electrónico de informe a su jefe
El correo electrónico es probablemente el desencadenador de ToDoist más fácil de enviar a IFTTT para cualquier automatización. En este primer ejemplo, verá cómo automatizar el envío de un informe a su supervisor todos los días.
Primero, crea una tarea recurrente en ToDoist.
A continuación, haga clic en el icono de notificaciones (una alarma), configúrelo para "Por correo electrónico" y configure la demora en 0 minutos.
En el ejemplo anterior, se emitirá un correo electrónico para esta tarea todos los viernes a las 3 p.m. El correo electrónico utilizado es el que ha configurado en la sección "Configuración de ToDoist" de su cuenta. Lo importante que debe recordar aquí es que cualquier texto que ponga para el título de la tarea aparecerá en el cuerpo de ese correo electrónico.
Ahora ingrese a su cuenta de correo electrónico y configure un filtro para ese cuerpo de texto. Para el filtro, haga que su cliente de correo electrónico aplique una etiqueta al correo electrónico. En este caso, aplicaremos la etiqueta "Weekly-Report-to-Boss". Para el filtro, vendrá de "[email protected]", y luego las palabras de su nombre de tarea van al campo "Tiene las palabras".
Luego, aplique la etiqueta (es posible que necesite crear la etiqueta).
Ahora, cada vez que su tarea ToDoist recurrente se inicia, activará un correo electrónico en su bandeja de entrada, su cliente de correo electrónico aplicará la etiqueta, y todo lo que tiene que hacer ahora es configurar IFTTT para mirar esa etiqueta y luego enviar el informe. El disparador IFTTT se verá a continuación.
Finalmente, para el desencadenante también utilizará el correo electrónico: haga que IFTTT envíe un correo electrónico con un asunto y un cuerpo fijo, pero haga del archivo adjunto una URL fija para el archivo de informe que haya guardado en Dropbox.
Entonces, todo lo que tiene que hacer es recordar actualizar el archivo de informe semanal en Dropbox con los datos más recientes (o mejor, descubrir una forma de automatizar un informe de hoja de cálculo de Google Cómo crear un informe automatizado de hoja de cálculo de Google a partir de datos analíticos). Cree un informe automatizado de Google Spreadsheet a partir de datos analíticos Lea más y no tiene que hacer ningún trabajo en absoluto. Mida la hoja de cálculo para actualizar el día anterior a este correo electrónico automático, y puede ir a tomar un café, dejando que el sistema haga todo tu trabajo para ti
Programe una publicación en Facebook desde ToDoist
Bien, entonces eres como yo y tienes las mejores intenciones para mantener a tu base de fans actualizada con constantes publicaciones y actualizaciones, pero luego la vida se llena y lo siguiente que sabes es que ha pasado un mes sin publicaciones en Facebook. No genial.
¿Por qué no programar una serie de tareas de publicación de Facebook en ToDoist? Es fácil. Primero, configure un nuevo proyecto en ToDoist llamado "Actualización rápida" para todas las publicaciones de Facebook. Luego, simplemente configure una tarea y haga que el título sea su mensaje de texto.
Al igual que en la primera automatización anterior, creará un filtro de correo electrónico utilizando la "Actualización rápida" al comienzo de su línea de asunto. Configure el filtro y aplique la etiqueta "ToDoist-Facebook-Post" como se muestra arriba. ¿Por qué la línea de asunto? Bueno, lo bueno es que su notificación ToDoist agrega el nombre del proyecto al frente del correo electrónico entrante, como se muestra aquí.
Lo mejor de esto es que no solo puede usar la frase "Actualización rápida" en el asunto para filtrar el correo electrónico entrante, sino que puede usar IFTTT para publicar toda la línea de asunto de ese correo electrónico en Facebook. En un desencadenante IFTTT de Facebook, es tan fácil como seleccionar el Asunto entrante como el ingrediente para publicar.
¡Eso es! Ahora solo tiene que programar su tarea / publicación en ToDoist en el proyecto "Actualización rápida" utilizando el título de la tarea como su publicación de Facebook. Asegúrese de que la notificación de la tarea esté configurada para ir a su cuenta de correo electrónico. Eso es. Su correo electrónico etiquetará el correo electrónico entrante, IFTTT publicará en Facebook por usted, ¡y usted ahora es un ninja de la productividad!
Emitir recordatorio de reunión a varias personas
Una desventaja de ToDoist es que los recordatorios por correo electrónico solo se envían a un solo correo electrónico. Entonces, ¿qué sucede si desea configurar un correo electrónico recurrente para su equipo que sirva como recordatorio para una reunión o para alguna tarea en la que todos necesiten colaborar?
Puede configurar un aviso de reunión recurrente en ToDoist, y simplemente configure la notificación para ir a su dirección de correo electrónico.
Una vez más, configure un filtro para buscar la línea en el título de su tarea, cree una etiqueta para ella y luego en IFTTT, use esa etiqueta para activar un desencadenador de correo electrónico a varias direcciones de correo electrónico.
Esta es una forma muy simple y efectiva de extender la limitación de ToDoist de una notificación por correo electrónico a varias, gracias a una receta IFTTT con un disparador de correo electrónico y una salida de correo electrónico.
Desencadenar transferencia de archivos con SMS
Otra característica interesante de ToDoist es que también ofrece notificaciones por SMS. Afortunadamente, IFTTT ofrece la capacidad de activar recetas a través de SMS. Simplemente elija SMS como activador y elija "Enviar IFTTT un SMS etiquetado". Para transferir un archivo usando SMS, use una etiqueta como #TransferReport.
Una vez que crea este activador, IFTTT le dará el número de SMS al que debe enviarlo.
El único problema aquí es que para que ToDoist envíe notificaciones directamente a IFTTT, debe convertir el número de teléfono "de" en su número de SMS ToDoist. Eso no funcionará, porque IFTTT requiere que envíe un SMS de prueba y responda con un PIN.
La forma más fácil de solucionar esto es configurar su teléfono móvil, que está configurado como su teléfono SMS con IFTTT y ToDoist, con cualquier aplicación de reenvío de SMS disponible. Pansi SMS facilita la gestión de sus mensajes de texto en Android Pansi SMS lo hace fácil para administrar sus mensajes de texto en Android Hay aplicaciones que transforman los mensajes de texto de una tarea cotidiana en una brisa absoluta. Pansi SMS es una de esas aplicaciones. Lee mas . Hay muchos disponibles tanto para Android como para iOS. Configure esa aplicación para reenviar cualquier notificación SMS entrante de ToDoist a su número IFTTT, y listo.
Ahora, configure su tarea ToDoist para activar la transferencia de archivos nombrando la tarea con la etiqueta que desea usar para activarla en IFTTT.
Los SMS entrantes de ToDoist se verán como "Recordatorio | #TransferReport | Nombre del informe"
Dado que ha configurado un activador IFTTT SMS para buscar la etiqueta #TransferReport, este mensaje de texto activará esa receta.
Ahora, para que IFTTT transfiera un archivo desde Dropbox a Google Drive, simplemente configure su activador IFTTT para usar Google Drive y seleccione "Cargar archivo desde la URL".
Como puede ver, simplemente establece la URL del archivo en la URL del archivo en Dropbox. Asigne un nombre al archivo con la fecha "Recibido en" del SMS para que cada vez que se cargue el archivo reciba una nueva fecha y luego seleccione la ruta de Google Drive en la que desea que vaya el informe.
El beneficio de esta automatización es que puede hacer que uno de sus empleados coloque su último informe en su URL de Dropbox pública, reemplazando el archivo anterior y manteniendo el mismo nombre. Luego, en un intervalo semanal, su sistema automatizado se extenderá, tomará ese informe o archivo de datos y lo cargará en su propia cuenta de Google Drive donde podrá ver el nuevo informe.
Agregar una fila a Google Spreadsheet con SMS
La última idea de automatización está activando una nueva línea de entrada de datos en una hoja de cálculo de Google. Un ejemplo de por qué esto podría ser útil es si tiene un equipo de técnicos de campo u otro personal remoto. Tal vez están recopilando respuestas de encuestas de clientes o recopilando lecturas de medidores desde ubicaciones remotas.
Puede hacer que envíen un mensaje de texto a su teléfono con una etiqueta única para cada técnico. Por ejemplo, Bob puede enviarle un mensaje de texto con el siguiente mensaje: "#bobdata 779 Church Street, 4021", y John le enviará un mensaje de texto con el mensaje "#johndata 76 Main Strett, 6543".
Desea automatizar de algún modo la inserción de esos datos en una única hoja de cálculo de Google. Suena loco complicado? Bueno, no lo es.
De hecho, ni siquiera necesita ToDoist para esta solución. Primero, asegúrate de que tienes esa aplicación de reenvío automático funcionando en tu teléfono para que los mensajes de texto de esos técnicos sean reenviados automáticamente a tu número de SMS IFTTT. Luego, configure los disparadores en IFTTT para cada etiqueta.
Luego crea una acción usando Google Drive y selecciona "Agregar fila a la hoja de cálculo".
Al crear un activador individual para cada técnico, utilizando el mismo nombre de hoja de cálculo, se cargará toda la información entrante en una hoja de cálculo individual.
Cuando comienzas a jugar creativamente con las funciones de notificación de ToDoist, y la capacidad de IFTTT para llevarlas a cabo y lograr automatizaciones realmente geniales con ellas, resulta muy obvio que la combinación de ambas es algo muy poderoso.
¿Puedes pensar en otras formas interesantes de combinar ToDoist e IFTTT para automatizar otras tareas? ¡Comparte tus ideas creativas y pensamientos en la sección de comentarios a continuación!