Ya sea que esté creando un libro de Excel para usted o colaborando en una hoja de cálculo con otros, los comentarios son útiles por muchas razones. Debe dominar las formas de administrarlos cuando comience su entrenamiento de Excel.
Considere estos cuatro usos:
- Establezca recordatorios de las tareas que debe hacer en la hoja de trabajo.
- Agregue notas para usted u otros.
- Explica una fórmula en una celda.
- Aclare cómo usar ciertas partes de la hoja de trabajo.
Hoy vamos a cubrir algunos de los conceptos básicos para trabajar con comentarios en Excel.
Agregar un comentario a una celda
Para agregar un comentario a una celda, haga clic en la celda a la que desea adjuntar el comentario. Luego, haz una de las siguientes cosas:
- Haga clic derecho en la celda y seleccione Insertar comentario .
- Haga clic en Nuevo comentario en la sección Comentarios de la pestaña Revisión .
- Presiona Shift + F2 .
En el cuadro de comentarios, debajo del nombre, escriba el texto para el comentario.
Haga clic en la celda nuevamente o en cualquier otra celda cuando termine de ingresar texto. El comentario está oculto pero el indicador de comentario permanece.
Mientras trabajaba con comentarios en Excel 2016, me encontré con lo que parece ser un error. Por lo general, cuando crea un nuevo comentario, el nombre en el comentario se extrae del nombre de usuario en Personalizar su copia de Microsoft Office en la pantalla General de Opciones de Excel .
Creé un nuevo comentario y le agregué texto. El nombre de usuario (mi nombre) se muestra en la parte superior del comentario. Después de unos minutos, el nombre en el comentario cambió automáticamente a "Autor" sin que yo hiciera nada más al comentario.
Pensé que Excel podría haber estado tratando de extraer el valor del Autor de las Propiedades del documento ( Archivo> Pantalla de información, luego Propiedades> Propiedades avanzadas> pestaña Resumen ), así que ingresé mi nombre en ese campo. Pero eso tampoco funcionó. Todavía reemplazó mi nombre con "Autor".
No he podido encontrar una solución a este problema. Si descubres cómo solucionarlo, háznoslo saber en los comentarios a continuación.
Mostrar u ocultar comentarios
Para mostrar u ocultar el comentario en una celda, haga clic en la celda que contiene un indicador de comentario y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Mostrar / Ocultar comentario .
- Haga clic en Mostrar / Ocultar comentario en la sección Comentarios de la pestaña Revisar .
Para mostrar todos los comentarios en todas las hojas de trabajo en un libro, haga clic en Mostrar todos los comentarios en la sección Comentarios en la pestaña Revisar . Haga clic en Mostrar todos los comentarios nuevamente para ocultar todos los comentarios en el libro.
La opción Mostrar todos los comentarios muestra todos los comentarios en todas las hojas de trabajo en todos los libros abiertos y en cualquier libro de trabajo que cree o abra mientras la opción esté activada. No puede mostrar todos los comentarios para una sola hoja de trabajo en un libro de trabajo. La única forma de hacerlo es mostrar cada comentario en la hoja de trabajo individualmente.
Puede descubrir que algunos de sus comentarios pueden superponerse. Consulte la siguiente sección, "Mover o cambiar el tamaño de un comentario" para averiguar cómo solucionarlo.
Mover o cambiar el tamaño de un comentario
Si algunos de sus comentarios están bloqueando otros comentarios o celdas, es posible que desee moverlos.
Para mover un comentario, el comentario debe mostrarse sin que pases el cursor sobre la celda. Entonces, muestre el comentario usando el método en la sección "Mostrar u Ocultar comentarios" arriba.
Mueva el cursor del mouse sobre el borde del cuadro de comentarios hasta que el cursor se convierta en un signo más con flechas. A continuación, haga clic para seleccionar el cuadro de comentarios. Verás que los controladores de tamaño aparecen en los lados y las esquinas de la caja.
Mantenga el cursor del mouse sobre el borde del cuadro de comentarios, haga clic y arrastre el cuadro de comentarios a otra ubicación.
En nuestro ejemplo, la celda C3 ahora no está oculta por el comentario en la celda B2.
Puede cambiar el tamaño de un comentario moviendo el cursor del mouse sobre cualquiera de los controladores de tamaño hasta que se convierta en una flecha de doble cara. A continuación, arrastre el controlador para cambiar el tamaño del comentario.
Editar un comentario
Editar un comentario después de crearlo es fácil. Para editar un comentario, haga clic en la celda que contiene el comentario que desea editar y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic derecho en la celda y seleccione Editar comentario .
- Haga clic en Editar comentario en la sección Comentarios de la pestaña Revisión .
- Presiona Shift + F2 .
Si la celda seleccionada no tiene un comentario, el botón Editar comentario es el botón Comentario nuevo .
Agregue, cambie o elimine texto en el comentario. Cuando haya terminado de hacer cambios, haga clic en la celda nuevamente o en cualquier otra celda.
Eliminar un comentario
Para eliminar un comentario de una celda, seleccione la celda y realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Eliminar comentario .
- Haga clic en Eliminar en la sección Comentarios de la pestaña Revisar .
No hay un diálogo de confirmación al eliminar un comentario.
Formatear un comentario
De forma predeterminada, el texto en los comentarios usa la fuente Tahoma en el tamaño nueve. No puede cambiar la fuente y el tamaño de fuente predeterminados, pero puede formatear el texto que ingresó en un comentario.
Para formatear un comentario, edite el comentario tal como se describe en la sección anterior "Editar un comentario". Luego, resalta el texto que deseas formatear. Haga clic derecho en el texto seleccionado y seleccione Dar formato al comentario .
En el cuadro de diálogo Formato de comentario, realice los cambios que desee para aplicar un formato diferente al texto. Por ejemplo, estamos haciendo un texto en negrita y rojo con el cuadro Estilo de fuente y la lista desplegable Color .
El nuevo formato se muestra en el comentario cuando se desplaza sobre la celda para mostrarlo o cuando se muestra el comentario como se describe en la sección anterior "Mostrar u ocultar comentarios".
También puede usar las herramientas de formato en la pestaña Inicio para formatear el texto seleccionado en un comentario. Pero no puede cambiar el color de la fuente o el color de relleno con la pestaña Inicio . Debe usar el cuadro de diálogo Formato de comentario para cambiar la fuente y rellenar colores.
Copie un comentario a una celda diferente
Si desea agregar el mismo comentario a varias celdas, puede agregar el comentario a una celda, luego copiarlo y pegarlo en otras celdas. Pero hay una manera especial de hacer esto.
Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea copiar y presione Ctrl + C. A continuación, haga clic con el botón derecho en la celda donde desea agregar el comentario copiado y seleccione Pegado especial .
En el cuadro de diálogo Pegado especial, haga clic en Comentarios en la sección Pegar y luego haga clic en Aceptar .
Solo el comentario está pegado. El contenido de la celda permanece sin cambios.
Eliminar los indicadores de comentarios de las celdas
Si tiene muchos comentarios, los indicadores de comentarios (pequeños triángulos rojos) en las celdas pueden distraer, especialmente si le presenta la hoja de trabajo a alguien.
Puede eliminar fácilmente los indicadores de comentarios de todas las celdas. Ve a Archivo> Opciones . Haga clic en Avanzado en el lado izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Excel .
En el lado derecho del cuadro de diálogo Opciones de Excel, desplácese hacia abajo a la sección Pantalla . En Para celdas con comentarios, mostrar, seleccione Sin comentarios o indicadores . Cuando se selecciona esta opción, al pasar el ratón sobre una celda con un comentario no se mostrará el comentario.
Si bien los comentarios y los indicadores están ocultos, no puede usar la opción Mostrar / Ocultar comentario para mostrar el comentario de las celdas individuales. En su lugar, use la opción Mostrar todos los comentarios en la sección Comentarios de la pestaña Revisar para mostrar todos los comentarios. Esto también muestra todos los indicadores de comentarios nuevamente.
La opción Mostrar todos los comentarios está conectada a la opción Para celdas con comentarios, mostrar . Por lo tanto, al activar Mostrar todos los comentarios, se cambia a Para las celdas con comentarios, se muestra la opción Comentarios e indicadores .
Es posible que no vea los indicadores de comentarios de inmediato. Para mí, cambiar a otro programa y volver a Excel parecía hacer que los indicadores se mostraran. Este puede ser otro error.
Cuando desactivas la opción Mostrar todos los comentarios, Excel vuelve a la acción predeterminada de mostrar solo los indicadores de comentarios y mostrar los comentarios cuando pasas el cursor sobre las celdas. Para las celdas con comentarios, la opción de mostrar cambia a Indicadores solamente, y comentarios sobre el vuelo estacionario .
Revise todos los comentarios en un libro de trabajo
Para revisar todos los comentarios en una hoja de trabajo, puede pasar el mouse sobre cada celda de a una por vez, pero puede llevar mucho tiempo si tiene muchos comentarios.
Una forma más rápida es recorrer cada comentario usando los botones Siguiente y Anterior en la sección Comentarios en la pestaña Revisar . Los comentarios se muestran uno por vez cada vez que hace clic en Siguiente o Anterior .
Imprima una hoja de trabajo con comentarios
Es mejor revisar sus comentarios en su hoja de trabajo digitalmente, en lugar de imprimir 5 Razones para no imprimir hojas de cálculo Excel y mejores alternativas 5 Razones para no imprimir hojas de cálculo Excel y mejores alternativas ¿Aún imprime hojas de cálculo? Aquí hay cinco razones por las que debería trabajar digitalmente. Lea más la hoja de trabajo. Pero si realmente desea revisar sus comentarios en un papel, puede imprimir su hoja de trabajo con los comentarios.
Para imprimir su hoja de trabajo con los comentarios, haga clic en la pestaña en la parte inferior Cómo trabajar con pestañas en Excel Cómo trabajar con pestañas en Excel Las hojas de trabajo en su libro de Excel aparecen como pestañas en la parte inferior de la ventana de Excel. Le mostraremos cómo trabajar mejor con las pestañas de la hoja de cálculo de Excel. Lea más de la hoja de cálculo que desea imprimir.
Muestre todos los comentarios, o solo los comentarios que desea imprimir, utilizando los métodos descritos en la sección "Mostrar u ocultar comentarios" más arriba. Luego, mueva o cambie el tamaño de los comentarios según sea necesario usando los métodos en la sección anterior "Mover o cambiar el tamaño de un comentario".
En la sección Configuración de página en la pestaña Diseño de página, haga clic en el selector de cuadro de diálogo Configurar página .
En el cuadro de diálogo Configurar página, haga clic en la pestaña Hoja . A continuación, seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable Comentarios :
- Si desea imprimir los comentarios donde están, seleccione Como se muestra en la hoja . Tenga en cuenta que la impresión de comentarios como se muestra en la hoja bloqueará algunas celdas.
- Si no desea bloquear ninguna celda, seleccione Al final de la hoja . Esto imprime una lista de todos los comentarios al final con la referencia de celda para cada uno.
Haga clic en Imprimir cuando esté listo para imprimir su hoja de trabajo. Cómo imprimir solo un área en Microsoft Excel Cómo imprimir solo un área en Microsoft Excel ¿Por qué incluir filas y columnas innecesarias y hacer que la impresión sea más difícil de lo que ya es? Lea más con los comentarios.
Aparecerá la pantalla Imprimir en la pestaña Archivo . Verá una vista previa de cómo se verá su hoja de trabajo con los comentarios impresos. Seleccione su impresora y haga clic en Imprimir .
Comience a usar comentarios para anotar hojas de cálculo de Excel
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