Cutting Edge yaM establece el estándar para las herramientas de gestión de reuniones en línea

Si tiene reuniones sin agendas, o tiene minutos en simples documentos de Word, sus reuniones e informes de minutos probablemente no sean tan útiles como podrían ser. Si bien la mayoría de nosotros no esperamos asistir a las reuniones, existen increíbles herramientas en línea que pueden ayudar a que las reuniones sean más productivas y que consuman menos tiempo para quienes las planifican y las facilitan.

Si tiene reuniones sin agendas, o tiene minutos en simples documentos de Word, sus reuniones e informes de minutos probablemente no sean tan útiles como podrían ser.  Si bien la mayoría de nosotros no esperamos asistir a las reuniones, existen increíbles herramientas en línea que pueden ayudar a que las reuniones sean más productivas y que consuman menos tiempo para quienes las planifican y las facilitan.
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gestión de reuniones Si tiene reuniones sin agendas, o tiene minutos en simples documentos de Word, sus reuniones e informes de minutos probablemente no sean tan útiles como podrían ser. Si bien la mayoría de nosotros no esperamos asistir a las reuniones, existen increíbles herramientas en línea 10+ Excelentes herramientas en línea para la coordinación y reuniones grupales 10+ Excelentes herramientas en línea para la coordinación y reuniones grupales ¿Cómo se maneja un equipo de personas que están dispersas geográficamente? ¿Cómo se coordinan las zonas horarias internacionales? El concepto de trabajar a través de Internet ha comenzado a introducirse en el lugar de trabajo diario, lo que puede ayudar a que las reuniones sean más productivas y que requieran menos tiempo para quienes las planifican y facilitan.

Recientemente me encontré con una aplicación web de administración de reuniones en línea de vanguardia llamada yaM (que significa Yet Another Meeting). YAM es como un asistente virtual para producir agendas e informes minuciosos de aspecto profesional, al tiempo que proporciona herramientas que ayudan a los participantes a intercambiar ideas, realizar análisis de productos y costos e integrarse con cuentas en la nube como Dropbox, Google Calendar y Evernote.

YaM puede usarse con ambos espacios de reuniones en línea como Google Hangouts. Consejos sobre planificación y celebración de reuniones efectivas con Google Hangouts. Consejos sobre planificación y celebración de reuniones efectivas con Hangouts de Google. Con la tecnología actual de Internet, celebrar reuniones en línea puede ser eficiente y rentable, especialmente si los planifica de antemano y utiliza herramientas que ahorran tiempo. Durante los últimos meses, participé en reuniones en línea ... Leer más, o en la configuración tradicional sin conexión. Como aplicación web, es similar a Agreedo Agreedo: escriba y administre sus reuniones de negocios Minutos para acuerdos en línea gratuitos: escriba y administre sus minutos de reuniones de negocios en línea gratis Desde hace varias semanas he estado buscando un sitio web fácil de usar o aplicación que me permita guardar y almacenar los minutos de las reuniones. El enfoque tradicional de documentos de texto ya no es productivo ... Leer más, pero es mucho más avanzado sin ser complicado.

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Crear agendas

Después de registrar una cuenta con yaM, puede comenzar inmediatamente a desarrollar una agenda para su próxima reunión. Simplemente agregue los elementos de la agenda en el lado izquierdo del espacio de trabajo, junto con la duración del tiempo y el nombre de la persona responsable de ese elemento.

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Puede asignar nombres fácilmente a los elementos de la agenda, pero los participantes deben registrar una cuenta con yaM, a la que puede enviarles una invitación desde el espacio de trabajo. Tener participantes registrados hace que yaM sea una herramienta de gestión de reuniones mucho más colaborativa, ya que cada participante puede agregar notas simultáneamente en el área de trabajo durante la reunión. Si bien es más eficiente tener a una persona asignada como tomador de minutos, hay otras herramientas útiles en yaM que hacen que sea ideal para la colaboración.

Cuando se crea su agenda, puede imprimirla o hacerla circular entre los participantes de la reunión. Cada participante registrado recibirá un informe de la reunión por correo electrónico, que por supuesto incluye la logística de los medios, la lista de elementos de la agenda y un enlace al espacio de trabajo yaM en línea. Lo mejor de todo es que su agenda circulada tiene un formato profesional y es fácil de leer. Los elementos de la agenda también se pueden copiar y agregar a una nueva reunión. Sin embargo, sería aún mejor si los desarrolladores pudieran hacer una forma de crear elementos de agenda estándar que sean automáticamente parte de cada nueva reunión.

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Toma de minutos

Agregar notas y elementos de acción en yaM es tan fácil como crear agendas. Los minutos constan de cuatro tipos de contenido: notas, elementos de acción, archivos adjuntos y herramientas de colaboración en tiempo real.

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La forma en que se configuran yaM podría ayudar a los participantes a mantenerse enfocados, especialmente si todos tienen el espacio de trabajo abierto en su computadora durante la reunión. El tomador de minutos puede agregar fácilmente un elemento de acción, con una fecha de vencimiento, y el nombre de la persona responsable. Curiosamente, sin embargo, solo una persona se puede enumerar como responsable de cada elemento de acción.

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Donde yaM también brilla es su colección de herramientas integradas de colaboración que permiten a los miembros realizar análisis Pro / Con, análisis de productos, intercambiar ideas o votar decisiones importantes. También hay una herramienta para lo que se llama un análisis SWAT, que implica discutir y registrar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de un proyecto, idea o decisión en particular.

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Verá que estas herramientas de colaboración y gestión de reuniones pueden ser muy útiles para mantener a los participantes comprometidos y, posiblemente, ayudarlos a realizar mejores análisis y decisiones. También puede imprimir o enviar por correo electrónico el contenido de las herramientas de colaboración individuales a los participantes durante la reunión. (Nota: las ideas para otras herramientas de colaboración en línea se revisan aquí Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan costosas aplicaciones empresariales para colaborar. Seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y mucho más de su equipo. De forma gratuita. Lea más).

Al igual que con las agendas, los informes de minutos de YAM también pueden imprimirse o circularse por correo electrónico. Los minutos están tan bien formateados que los participantes de la reunión no tendrán excusa para no revisarlos. Las agendas y los minutos también se archivan en yaM, por lo que los participantes pueden iniciar sesión en su cuenta y revisarlos en cualquier momento.

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Otras herramientas

YaM incluye herramientas adicionales para el seguimiento del tiempo durante las reuniones, la configuración de las fechas de las reuniones en el calendario incorporado (que se integra con Google Calendar, Exchange y Outlook / iCal feeds) y una libreta de direcciones.

YAM 6

Los desarrolladores de yaM han incluido varias funciones útiles en su aplicación web, pero han prestado especial atención para asegurarse de que la interfaz de usuario sea accesible y fácil de aprender en pocos minutos después de registrar una cuenta. También hay una versión de iPad de la aplicación.

YaM tiene una cuenta gratuita básica que incluye todas las características principales y la capacidad de realizar hasta 10 reuniones por mes, con hasta cinco participantes por reunión. Una cuenta premium permite reuniones y participantes ilimitados, interfaz personalizable y encriptación SSL.

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YaM en mi opinión establece el estándar para las herramientas de gestión de reuniones en línea. Pero díganos qué piensa de esta aplicación en línea. ¿Hay características adicionales que te gustaría ver agregadas?

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