Delegación: A debe tener habilidad de liderazgo para reducir su carga de trabajo

Una vez que tenga un rol de liderazgo, deberá aprender a delegar el trabajo. Le enseñamos los cinco W de delegación: el Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Por qué.

Una vez que tenga un rol de liderazgo, deberá aprender a delegar el trabajo.  Le enseñamos los cinco W de delegación: el Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Por qué.
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Quizás eres nuevo en un rol de liderazgo o simplemente estás luchando con el trabajo de delegación. Como líder, la delegación de tareas a otros es necesaria, pero puede ser un desafío. Si recientemente adquirió su propio equipo ¿Cuál es la diferencia entre un jefe y un líder? ¿Cuál es la diferencia entre un jefe y un líder? Lea más o solo necesita un poco de ayuda con la delegación, aquí hay algunos consejos útiles.

La mejor manera de describir cómo delegar es con las cinco W: Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Por qué. Para pintar una imagen clara, comenzaremos con el por qué.

¿Por qué es necesaria la delegación?

La delegación tiene muchos beneficios, para usted como líder, así como para su organización y su equipo. Sin embargo, muchas personas tienen problemas para delegar tareas.

Algunos podrían pensar que es más fácil hacer las tareas en lugar de delegarlas. Otros pueden sentirse valiosos al abordar tareas solos. Aún más podría simplemente ser inexperto en la delegación.

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Crédito de la imagen: Ditty_about_summer a través de Shutterstock

El Harvard Business Review en línea dice:

La delegación beneficia a los gerentes, los informes directos y las organizaciones. Sin embargo, sigue siendo una de las capacidades de gestión menos utilizadas y subdesarrolladas.

Y, además, el estudio de gestión del tiempo referenciado por Harvard Business Review concluyó que:

332 empresas encuestadas estaban preocupadas por las habilidades de delegación de sus empleados. Al mismo tiempo, solo el 28 por ciento de esas compañías ofreció capacitación sobre el tema.

Beneficios para usted como líder

  • Puedes dirigir tu atención a otros artículos.
  • Puede programar su tiempo de manera efectiva.
  • Puede lograr más durante el día de trabajo.

Beneficios para los miembros de su equipo

  • Pueden aprender nuevas o mejorar las habilidades actuales.
  • Pueden sentirse parte de un equipo y entorno de confianza.
  • Pueden mejorar su autoconfianza y motivación.

Beneficios para su organización

  • Puede ganar una mayor productividad.
  • Puede ofrecer procesos exitosos para clientes y clientes.
  • Puede construir cultura conectada para todos los empleados.

Como puede ver, los beneficios de la delegación afectan más que solo a un líder. Entonces, si te has estado conteniendo, estás afectando a tu compañía y a tu equipo también.

¿Qué deberías delegar?

Ahora que conoce la importancia de la delegación como líder, el siguiente paso es decidir qué debe delegar.

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Crédito de la imagen: Constantin Stanciu a través de Shutterstock

En muchos casos, la delegación de ciertas tareas es obvia. Por ejemplo, no asignaría una tarea de programación a un asociado de ventas. Sin embargo, cuando se trata de sus propias tareas, puede ser más difícil decidir qué delegación de garantías.

Hágase estas preguntas:

  • ¿Es esta una tarea que solo yo tengo el conocimiento para hacer?
  • ¿Estoy evitando asignar esta tarea porque nadie más tiene tiempo?
  • ¿Me aferro a las tareas porque quiero "hacerlo todo" por mi cuenta?
  • ¿Es esta una tarea recurrente o de rutina?
  • ¿Soy realmente responsable de esta tarea?

Un proyecto de la Universidad Estatal de Carolina del Norte establece esto en su lista de los tipos de tareas que deberían delegarse:

La gente a menudo se queda con las tareas que más le gustan, incluso si la tarea no es su responsabilidad. Estas tareas no son la mejor manera de gastar su tiempo y energía.

Una vez que haya decidido qué delegar, cumpla con esa decisión. Luego, organice su agenda y su lista de tareas. 9 Mejores herramientas de administración de tiempo para mantenerse organizado 9 Mejores herramientas de administración de tiempo para mantenerse organizado Las herramientas de administración del tiempo que se muestran aquí lo ayudarán a aprovechar al máximo sus días. Adecuado para cualquier negocio o situación personal. ¡Este es el momento de organizar tu vida! Lea más para acomodar los otros artículos importantes que debe atender.

¿Quién es la persona adecuada para la tarea?

Después de determinar qué elementos se deben delegar, la decisión lógica es decidir quién debe abordar la tarea. Cuando eres el líder, ya sea un pequeño grupo permanente o un equipo de proyecto flexible, conoce a los miembros de tu equipo. Los 5 mejores consejos de gestión de proyectos para principiantes Los 5 mejores consejos de gestión de proyectos para principiantes. Si estás asumiendo un rol de gerente de proyecto por primera vez, aquí hay solo cinco consejos de administración de proyectos para ayudarlo a comenzar. Leer más es la clave.

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Crédito de la imagen: Jirsak vía Shutterstock

Entonces, cuando llega el momento de delegar tareas, obviamente debes reconocer las habilidades de cada persona. Pero al mismo tiempo, debe saber qué tan bien se desempeñan y su registro de responsabilidad. Asignar una tarea a alguien en quien pueda confiar es importante para su finalización exitosa.

Forbes ofrece estos dos útiles consejos con respecto a la delegación:

Junto con la confianza, también tienes que darles a la gente a la que delegas la oportunidad de hacer un trabajo a su manera.

Delegue la responsabilidad y la autoridad, no solo la tarea.

Recuerde, una vez que delegue una tarea, ese miembro del equipo debe ser responsable de ella. Esto no significa que deba alejarse, sino que debe permitir que su miembro del equipo tome la iniciativa.

¿Cuándo debería delegar tareas?

Entonces, ¿sabes qué estás delegando ya quién, pero cuándo le das esas riendas? Encontrará muchas variables relacionadas con cuándo se debe delegar una tarea. Debe considerar la fecha de vencimiento, la prioridad y el esfuerzo como mínimo.

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Crédito de la imagen: Keepsmiling4u a través de Shutterstock

Por ejemplo, las tareas que son urgentes y caen dentro del conjunto de habilidades de un miembro del equipo obviamente deben ser delegadas desde el principio. Pero aquellos que son de baja prioridad o que varias personas podrían manejar, pueden esperar.

Una forma útil de tomar esta decisión es usar un método de priorización de tareas. Una de esas técnicas, llamada Eisenhower Matrix, puede ayudarlo a priorizar rápidamente. Con este método, puede colocar sus tareas en cuatro cuadrantes para Primero, Programar, Delegar y No hacer.

A medida que revisa los depósitos para Hacer primero y Programar, puede cambiar fácilmente las tareas a la sección Delegado. Este es también un método útil para determinar las tareas que pueden caer en el cuadrante No hacer.

¿Dónde debería administrar las tareas delegadas?

La tarea ha sido delegada y ahora es tiempo de que sigas ... casi. Aún necesita realizar un seguimiento y seguimiento de la tarea hasta que se complete.

Es probable que utilice varias aplicaciones y herramientas en su posición. Conviértase en un líder más organizado y productivo con Wrike. Conviértase en un líder más organizado y productivo con Wrike. Ya sea que esté dirigiendo un único proyecto en el trabajo o que esté administrando una empresa pequeña, ya sea el rol requiere organización y planificación extremas. Esto no siempre es posible con un programador o planificador tradicional. Ingrese Wrike, un ... Leer más. Si tiene un mecanismo de seguimiento confiable, asegúrese de incorporar las tareas que delegue. Pero si necesita algunas sugerencias, aquí hay cinco opciones fabulosas.

  1. Outlook le permite asignar tareas y mantener una copia en su propia lista.
  2. Google ofrece funciones Ahorre tiempo con 10 funciones de Google infrautilizadas Ahorre tiempo con 10 funciones de Google infrautilizadas Las herramientas y servicios de Google hacen todo por nosotros. Pero hay muchas funciones que no se utilizan bien. Ahorre unos segundos y haga más cosas con las herramientas de Google que usa todos los días. Lea más para delegar correos electrónicos y tareas de calendario con Gmail y Google Calendar.
  3. Trello usa el método Kanban para administrar proyectos con funciones para asignar tareas a otros.
  4. Podio proporciona una estructura de comentarios limpia para las tareas delegadas para mantener a todos actualizados.
  5. Meistertask le permite asignar fácilmente y recibir notificaciones de cambios en el estado de la tarea.

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Solo tenga en cuenta que la herramienta que utiliza no solo debe proporcionar la capacidad de asignar tareas. Debe usar uno que ofrezca funciones como notificaciones, métodos de seguimiento y recordatorios.

Recursos de capacitación de delegaciones

Si cree que usted o su organización podrían beneficiarse de un programa de capacitación de la delegación, aquí hay algunos recursos para explorar.

  • Capacitación empresarial
  • Entrenamiento Dale Carnegie
  • Asociación Americana de Administración
  • Aprendizaje CRM

¿Qué tan bien delegas?

La capacidad de delegar a otros es una habilidad importante para cualquier líder. 5 Consejos de gestión del tiempo que pueden convertirte en un líder en vida y trabajo 5 Consejos de gestión del tiempo que pueden convertirte en un líder en la vida y el trabajo Ya sea que te des cuenta o no, eres un líder. Incluso si eso significa ser un líder de tu propia vida. Estos consejos te ayudarán a ser aún mejor. Lee mas . Y como ha leído aquí, los beneficios se aplican no solo a usted, sino también a su organización y a su equipo. Esto lo convierte en una situación de ganar-ganar-ganar.

¿Sientes que tienes habilidades de delegación sólidas? ¿O luchas con la tarea de la delegación todos juntos? Siéntase libre de compartir sus pensamientos sobre este tema en los comentarios.

Créditos de las imágenes: Duncan Andison / Shutterstock

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