Ya sea que use Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail o cualquier otra cosa, el correo electrónico es correo electrónico y tarde o temprano, su bandeja de entrada está inundada. Pero un sistema de clasificación simple asegurará que nunca sienta que se ha salido de control y que siempre estará al tanto de sus mensajes.
¿Has intentado alguna vez aplicar trucos de listas de tareas a tu bandeja de entrada de correo electrónico? Yo si. La mayoría de las veces, no funcionan. Lo que no comprendemos acerca de la diferencia entre las listas de tareas pendientes y las de correo electrónico es que las tareas requieren solo una acción suya, mientras que los correos electrónicos se refieren a la comunicación con las personas.
Pero modificar un sistema popular de productividad es la respuesta para controlar la constante ráfaga de correos electrónicos. La matriz del presidente de EE. UU., Dwight Eisenhower, para ordenar tareas es maravillosamente efectiva para clasificar los correos electrónicos también, si lo modifica correctamente.
Matriz de Eisenhower modificada para correos electrónicos
La Matriz Eisenhower es cómo ordenó su lista de tareas en cuatro cuadrantes, lo que le ayudó a descubrir qué tarea debería hacer a continuación. La matriz básica se ve así, y vamos a mantener eso intacto:
Clasificará cada correo electrónico en uno de estos cuatro cuadrantes. Los cuadrantes dictarán qué haces con ese correo electrónico y cuándo actúas en consecuencia. Olvídate de "bandeja de entrada cero", solo vamos a concentrarnos en hacer las cosas.
Lo mejor es combinar la matriz con carpetas en Outlook o usar etiquetas de Gmail para domesticar tu bandeja de entrada. Redescubrir las etiquetas de Gmail y administrar tu bandeja de entrada. Redescubrir las etiquetas de Gmail y administrar tu bandeja de entrada. Hay muchos trucos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico. su nariz que quizás no esté usando: buenas etiquetas viejas de Gmail. Lee mas . Entonces cada cuadrante tendrá su propio nombre de etiqueta / carpeta y quizás también su propio color.
Hagas lo que hagas, no cambies el nombre de estos cuadrantes. Por lo tanto, sus carpetas o etiquetas solo tendrán estas cuatro categorías:
- Importante y urgente
- Importante (no urgente)
- Urgente (no importante)
- No es importante ni urgente
¿Qué es "urgente"?
Es fácil identificar qué es "importante", es una llamada subjetiva que podemos tomar fácilmente, según nuestras prioridades. Pero "urgente" muestra una imagen de un cálculo basado en el tiempo, y eso arroja a la gente.
Relájate, no entres en pánico. "Urgente" aquí va a significar lo que quieras que signifique. Si tiene un día ocupado sin un solo momento de sobra, entonces "Urgente" adquiere un nuevo significado. Si tiene un día lleno de reuniones, entonces "Urgente" adquiere otro significado. Que sea flexible; de hecho, es importante que sea flexible.
A varios expertos en productividad les gusta poner un límite de tiempo a la columna "urgente" de la Matriz Eisenhower, pero simplemente no es viable dado que las necesidades de la vida y el trabajo basadas en el tiempo siguen cambiando.
No hay una fórmula mágica ni un límite de tiempo establecido para definir "Urgente". Lo sabrás cuando lo veas. No es una palabra difícil de entender, así que no lo pienses demasiado.
Mantenlo simple, no tengas "reglas de cuadrante"
Te sentirás tentado a asociar una acción con tu cuadrante. Por ejemplo, Bryan Lee de Tutum usa el sistema y ha puesto una acción específica para cada cuadrante, como "Decidir cuándo hacerlo" para "Importante pero no urgente" y "Delegarlo" para "Urgente pero no importante".
Resistir eso. Hay dos problemas con esto.
En primer lugar, estas "reglas de acción" terminan desvirtuando la forma en que etiqueta un correo electrónico. Si sabes que tienes que actuar en un correo electrónico en este momento pero no tienes tiempo para hacerlo, encontrarás que tu cerebro te está engañando para que lo clasifiques incorrectamente.
En segundo lugar, un cuadrante no siempre tiene la misma acción. Delegar una tarea no siempre será una opción. "No es urgente ni importante" no significa que tenga que eliminarlo, es posible que aún necesite ese correo electrónico más adelante.
En cambio, confíe en la matriz de Eisenhower y confíe en su propia capacidad para hacer las cosas. Un sistema de productividad excesivamente complicado y sobreespecífico es aquel que acabará realizando dumping con la regla de productividad de tres ataques. El sistema de tres ataques: cómo priorizar su lista de tareas pendientes El sistema de tres ataques: cómo priorizar su uso. Lista de tareas ¿No está completando su lista de tareas pendientes? El problema podría no ser tu productividad, podrían ser solo tus prioridades. Aprendamos cómo priorizar la lista de tareas y hacer las cosas. Lee mas . Los nombres de estos cuadrantes en realidad le dan una buena idea de lo que es un correo electrónico, y usted podrá tomar la decisión correcta en consecuencia.
Una regla de oro: no seguir adelante sin etiquetar
La idea es ordenar sus correos electrónicos sin piedad. ¿No puede dejar de recibir correos cada mañana? Pruebe este ritual. En su lugar, ¿no puede dejar de recibir correos cada mañana? Pruebe este ritual en lugar de eso. Comenzando el día, el correo electrónico se cancela con regularidad, aunque la mayoría de nosotros lo haga. ¿Verifica el correo electrónico después de despertar realmente tan mal? Lea más e implica un acto de autodisciplina: no puede pasar al siguiente correo electrónico sin etiquetar el que está leyendo.
Esto es crítico. Cada vez que abre un correo electrónico, absolutamente debe ordenarlo. No se permita comprobar el próximo correo si no ha clasificado este en un cuadrante.
Como hemos discutido anteriormente, no ordenar o clasificar mal es la razón por la cual su aplicación de productividad no está funcionando 5 Razones por las que su aplicación de tareas lo hace menos productivo 5 razones por las que su aplicación de tareas lo hace menos productivo Renunciar a su -do listas? Su problema no es su ambición o la aplicación de planificación de tareas que utiliza. El problema está en cómo está usando su lista de tareas pendientes en general. Lee mas . Necesita obtener el paso de clasificación correcto, y luego todo lo demás encaja.
Cómo atacar tus correos electrónicos
Aquí está la belleza de esto: una vez que su bandeja de entrada esté ordenada, en realidad no necesitará muchos consejos sobre cuándo y cómo debe abordar su correo electrónico. Para las cosas urgentes e importantes, terminará abordando en el momento en que tenga algo de tiempo libre.
Para todo lo demás, como Andy Mitchell de ActiveInbox dijo a MakeUseOf Cómo lidiar con sobrecarga de bandeja de entrada y listas de tareas en correos electrónicos Cómo lidiar con sobrecarga de bandeja de entrada y listas de tareas en correos electrónicos El correo electrónico no es solo comunicación, sino que también dicta su tarea pendiente lista. Vamos a hablar sobre los mejores consejos para vincular la bandeja de entrada a nuestra productividad con Andy Mitchell, el fundador de ActiveInbox. Lee mas,
Elija puntos de baja energía en su día (como esa media hora soñolienta después del almuerzo) y colóquese en su bandeja de entrada para acercarlo.
Si ya tiene prioridad, es fácil hacer las cosas sin perder un elemento imprescindible.
Al final de cada día, actúe en todos sus correos electrónicos ordenados, incluso si provienen de la aplicación de su teléfono inteligente. Confíe en mí, una vez que ya tiene prioridad, puede superarlo en la mitad del tiempo que toma de lo contrario.
¿Es esto fácil o difícil?
Personalmente, considero que el método Eisenhower Matrix para clasificar correos electrónicos es el más fácil que he utilizado. De hecho, ha hecho que mi bandeja de entrada sea mucho más manejable para mí y no me he perdido nada por eso.
¿Crees que este sistema es fácil de implementar o te resultará difícil? ¡Dinos por qué!
Créditos de las imágenes: Hey Paul Studios / Flickr