El mito de la multitarea es omnipresente. No importa cuánta investigación multitarea veamos, seguimos diciéndonos a nosotros mismos que la mayoría de la gente no puede realizar múltiples tareas, pero podemos hacerlo.
Una y otra vez, la investigación muestra que cuando pensamos que estamos realizando múltiples tareas, no estamos haciendo más que una cosa a la vez. Estamos alternando entre las actividades, y que un fenómeno conocido como "costo de cambio" nos hace menos eficientes (y puede ponernos en peligro).
Pero…
Hay un tipo particular de multitarea que podría ser más eficiente. Tal vez no sea tan eficiente como concentrarse en una sola tarea. Pero si simplemente no puede soportar enfocarse en una cosa por más de unos minutos, puede tener suerte.
(Para ser justos, hay algunos casos en los que la multitarea puede ser una forma eficiente de hacer cosas Single vs. Multitarea: ¿Qué es mejor para la productividad? Single vs. Multitarea: ¿Qué es mejor para la productividad? La multitarea es un método común para aumentar la productividad Resulta que no es necesariamente la bala de plata para la productividad. La clave es saber cuándo hacer varias cosas a la vez. Leer más).
Una introducción a la lotificación de tareas
Diferentes gurús de la productividad han definido el procesamiento por lotes de tareas de maneras ligeramente diferentes. Pero a lo que se reduce es a esto:
"La lotificación de tareas es la práctica de agrupar tareas similares juntas".
Por lo tanto, es posible que tenga una lista de tareas de "codificación", "depuración", "documentación" y "planificación", por ejemplo. En mi propia vida, probablemente las tareas por lotes serían "escribir", "editar", "investigar", "lanzar", etc.
¿Cómo es esto útil?
El procesamiento por lotes de tareas lo ayuda a ser más productivo al alentarlo a que se quede con un grupo similar de tareas para reducir el costo de cambio cuando se mueve entre ellas. Pasar de editar fotos a administrar su correo electrónico es un gran cambio, y podría generar un gran costo de cambio a medida que su cerebro se esfuerza por cambiar de marcha.
Cambiar de editar fotos a, digamos, publicar fotos en sitios de fotografía de stock puede generar un menor costo de cambio. O imagine que pasa de llamar a clientes potenciales con argumentos de venta a llamar a clientes existentes para registrarse. Eso sería más fácil que cambiar de llamadas de tono a crear informes trimestrales.
Y ese menor costo de cambio resulta en un mayor enfoque.
La forma en que clasifique las tareas depende de usted, lo importante es que son similares . Si le resulta difícil cambiar de marcha entre dos tareas, entonces no pertenecen al mismo lote. Puede tener una gran cantidad de lotes o uno más pequeño, según el tipo de cosas que necesite hacer.
Una vez que haya agrupado sus tareas, puede dedicar tiempo a cada lote.
Programando sus lotes
Aquí es donde el procesamiento por lotes de tareas se vuelve realmente útil. Cuando designa un bloque de tiempo específico Cómo bloquear el tiempo en Google Calendar para un día de trabajo productivo Cómo bloquear el tiempo en el Calendario de Google para un día de trabajo productivo ¿Tiene problemas con la administración del tiempo? Le mostramos cómo bloquear el tiempo en su Google Calendar para aumentar el enfoque, reducir el estrés y mejorar la productividad. Lea más en un lote en particular, puede cambiar entre tareas dentro de ese lote. Lo cual es genial para aquellos de nosotros a quienes les gusta moverse mucho entre proyectos.
Siempre que no cambie a una tarea fuera de ese lote, será más eficiente. El costo de cambio cognitivo será menor, y obtendrá más resultados.
Es tan simple como eso.
Y una vez que empiece a colocar los lotes de tareas en su calendario, para que tenga un tiempo determinado para trabajar en ellos, comenzará a ver cómo se dispara la productividad. Debido a que su costo de cambio es menor, perderá menos tiempo para ponerse al día con cada tarea. Y tener un tiempo establecido para lotes específicos lo ayudará a reducir las distracciones (que tienen un gran costo de cambio).
Usando un sistema de administración de tiempo como la técnica de Pomodoro Cómo un temporizador simple de Pomodoro mejoró mi vida Cómo un cronómetro simple de Pomodoro mejoró mi vida La técnica Pomodoro es una de las tareas más simples para la administración del tiempo. Rompe las distracciones con la ayuda de trozos de 25 minutos y un temporizador. Podría ser un cambio de rutina que le cambie la vida si le conviene. Leer más o algo similar aumentará aún más tu productividad.
Si está listo para probar el procesamiento por lotes de tareas, esto es lo que debe hacer:
Tareas de lotes con Google Calendar
Lo primero que deberá hacer es crear lotes de tareas. Como todos tendrán diferentes conjuntos de tareas y diferentes métodos de procesamiento por lotes, la forma en que se realice este proceso depende totalmente de usted. Como mencioné, podría ser bueno comenzar con tres o cuatro categorías. A los fines de nuestro ejemplo, utilizaremos "planificación", "creación", "revisión" e "informes".
Combinaremos estos lotes con el concepto de bloqueo de tiempo Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor tiempo de enfoque Bloqueo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Prueba Time Blocking. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, la procrastinación y la multitarea improductiva. Lee mas . Simplemente reserve bloques de tiempo en Google Calendar para lotes específicos.
Aquí agregué eventos que me dicen cuándo debería estar trabajando en lotes específicos:
También agregué un recordatorio para asegurarme de saber cuándo comienza mi bloque de informes:
Ahora recibiré un recordatorio cuando sea el momento de trabajar en mis tareas de informes. Durante ese tiempo, podría utilizar la técnica Pomodoro Las mejores aplicaciones de temporizador Pomodoro para cohesionar su productividad Las mejores aplicaciones de temporizador Pomodoro para cohesionar su productividad Si a menudo golpea un muro de productividad después de unas horas de trabajo, un temporizador Pomodoro podría ayudarle a mantener su productividad atención. Esta selección de temporizadores tiene una opción para cada plataforma. Lea más para administrar mi tiempo en varias tareas. O podría dejar que suceda de forma más natural, donde paso de una tarea a otra cuando quiero. Esta parte depende de ti.
Entiendes la idea. ¡Ahora solo inserta más lotes en tu calendario! Pero tenga en cuenta que todavía necesita tiempo desbloqueado. Necesitará unos minutos aquí y allá para administrar el correo electrónico, ponerse al día con las llamadas, conversar con la gente en la oficina o simplemente dejar descansar la mente por un momento.
Una pregunta que podría estar haciendo en este momento: ¿cómo elijo cuándo programar cada lote? No hay una respuesta correcta para esto. Si tiene un tipo específico de tarea que hace mejor en la mañana, programe temprano. Si le gustan las tareas menos intensas cognitivamente en la tarde, programelas allí. ¿Prefiere cambiar a algo completamente diferente cuando cambia tareas? Tu también puedes hacer eso.
Sabes cómo y cuándo trabajas mejor Cómo mantenerte productivo Tanto si eres una persona de la mañana como si eres un noctámbulo Cómo ser productivo si eres una persona de la mañana o un noctámbulo No te esfuerces por levantarte temprano o quedarte hasta tarde. En su lugar, optimice los sistemas para que pueda abordar la fase donde su productividad es baja. Aquí hay algunas estrategias inteligentes. Lea más, y puede poner ese conocimiento a trabajar en su calendario de lotes.
Una vez que tenga sus lotes en el calendario, ¡está listo para comenzar! Ahora todo lo que necesitas hacer es ir a trabajar.
Uso de Google Calendar para aumentar su productividad
Programar sus lotes de tareas en Google Calendar podría ser suficiente para revolucionar por completo su productividad. Pero si necesita un poco más de impulso, puede usar otras funciones increíbles de Google Calendar.
Por ejemplo, puede sincronizar su lista de tareas con Google Calendar Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de tareas Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de cosas pendientes Al organizar su vida, dos herramientas son indispensables: su calendario y tu lista de cosas para hacer. Pero la mayoría de las soluciones de administración de tareas mantienen estas dos cosas separadas. Le mostraremos cómo combinarlos. Lea más y vea sus tareas importantes junto con su cronograma de lote. Esto podría ayudarlo a establecer prioridades entre las tareas en cada lote.
O puede usar la vista actualizada de múltiples calendarios. 5 ¡Nuevas características de Google Calendar que debe probar! 5 ¡Nuevas características de Google Calendar que debes probar! Google Calendar simplemente se volvió más fantástico. Google finalmente actualizó su calendario. Le mostraremos cómo obtener el nuevo diseño y qué características nuevas debe probar. Lea más para mantener su programación por lotes separada de sus otras citas.
Incluso puede etiquetar las entradas de su calendario Cómo aprovechar al máximo el Calendario de Google con 7+ Herramientas nuevas Cómo aprovechar al máximo el Calendario de Google con 7+ Herramientas nuevas Use Google Calendar para ahorrar tiempo y aprovechar al máximo su día de trabajo. Estas nuevas herramientas y servicios de Google Calendar ofrecen algunos trucos más de productividad. Lea más para ver a dónde va su tiempo y cómo puede mejorar su administración del tiempo.
Hay tantas funciones y herramientas que puedes hacer casi lo que quieras con tu Google Calendar.
Tarea de lotes a largo plazo
Por supuesto, nunca es tan simple. Siempre hay mantenimiento. Por ejemplo, debe reservar regularmente unos minutos para revisar sus lotes. Si cree que una cierta tarea no está fluyendo con los demás en su lote, es posible que desee crear un nuevo lote para reducir los costos de conmutación.
Y puede encontrar que su programación no es óptima. Tal vez necesite más tiempo entre lotes, o necesita un día completo sin actividades programadas para ponerse al día con las cosas.
Incluso cuando encuentre el sistema de productividad perfecto Cómo crear el último sistema de gestión de tiempo perfecto que utilizará Cómo crear el último sistema de gestión de tiempo perfecto que usará siempre La productividad es una búsqueda constante de más organización con menos trabajo. Una forma de lograr todo lo que sueñas lograr, sin perder el sueño. ¿Puede este sistema automatizado de administración del tiempo hacerlo todo? Lea más, siempre habrá algún mantenimiento que necesite realizar. Las tareas de procesamiento por lotes no son una excepción.
Pero cuando combina sus tareas con éxito e las integra en Google Calendar, tendrá un sistema de administración del tiempo casi automatizado. ¡Y no hay nada mejor que eso!
¿Has probado el procesamiento por lotes de tareas? ¿Qué hace para minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para cambiar de tarea? ¡Comparte tu consejo en los comentarios a continuación!
Crédito de la imagen: photographee.eu/