Cómo enviar un correo electrónico como un profesional

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El correo electrónico es una de esas cosas que comenzó como una función de conveniencia, pero que rápidamente se convirtió en algo temible. Sé que cuando tengo cientos de correos electrónicos no leídos, mi instinto se hunde rápidamente en un profundo vacío e ignoro esos correos electrónicos por más tiempo. Pero tal vez si tuviéramos que adoptar los consejos y trucos de los profesionales del correo electrónico, no veríamos nuestra bandeja de entrada como un obstáculo.

Hay muchos factores que influyen en la eficiencia del correo electrónico, no solo escribir los correos electrónicos, sino configurar la bandeja de entrada, administrar los correos electrónicos, saber cuándo revisar los correos electrónicos y más. Aumentar la eficiencia del correo electrónico significa aumentar la productividad y, en última instancia, significa hacer todo en menos tiempo. Eso es exactamente lo que queremos.

Nota: Un aspecto de ser un profesional en el correo electrónico es mantenerse seguro y protegido. Lea estos 7 consejos importantes de seguridad para el correo electrónico 7 Consejos importantes sobre seguridad del correo electrónico que debe conocer 7 Consejos importantes sobre seguridad del correo electrónico que debe conocer La seguridad en Internet es un tema que todos sabemos importante, pero a menudo se remonta a nuestras mentes, engañándonos a nosotros mismos para creer que "no me va a pasar a mí". Si ... Leer más antes de comenzar aquí. Perder el acceso a su cuenta de correo electrónico puede ser extremadamente perjudicial.

Programar el tiempo de "comprobación de correo electrónico"

Una de las mayores equivocaciones de los usuarios que tienen bandejas de entrada extremadamente activas es que dejarán su Gmail, Thunderbird o el buzón de correos abiertos las 24 horas, los 7 días de la semana, y se ejecutarán en segundo plano. Otro error es el uso de complementos de notificación o características que lo alertarán en el momento en que llegue un correo electrónico, sin importar cuán trivial pueda ser ese correo electrónico.

Hecho innegable: revisar sus correos electrónicos con frecuencia significa que no puede dedicar el foco a otra tarea. Hecho innegable: si alguna vez consigues crear foco, las notificaciones lo romperán en un instante.

Por lo tanto, debería ver su bandeja de entrada como una actividad como cualquier otra. No permita que sea un aspecto "siempre activo" de su vida. En su lugar, programe bloques de tiempo, tal vez una vez al día, tal vez tres veces al día, donde ingrese en la bandeja de entrada, haga todo lo que necesite y luego ciérrelo. Puede tomar un tiempo para romper el hábito, pero, créame, su productividad se disparará.

Eliminar el exceso

Lo primero que debe hacer al abrir su bandeja de entrada es descremarlo rápidamente y eliminar todos los correos electrónicos que no parezcan importantes. Piense en usted mismo como un escultor con un gran bloque de mármol fresco. Antes de comenzar con el trabajo real, debe realizar un corte amplio y deshacerse del exceso.

Imagine registrarse y encontrar 350 correos electrónicos esperando una respuesta. Todo lo que necesita son cinco minutos, ¡sí, realmente! - para revisar y hacer clic en las casillas de verificación junto a los correos electrónicos que no tienen importancia. Cuando hayas terminado con la mayor parte, haz clic en Eliminar para borrar todos esos correos electrónicos marcados. Ahora solo necesitas responder a 50 y eso es un gran impulso psicológico.

Lee y responde inmediatamente

¿A menudo abres un correo electrónico, ves que tienes que hacer algo, pero lo dejas para otro día? Esto puede ser un hábito arriesgado. ¿Qué pasa si te olvidas de eso? ¿Qué pasa si pierdes el correo electrónico de alguna manera? ¿Qué sucede si necesita responder antes de lo que cree que necesita?

Es mejor hacerlo todo de inmediato. Evita la acumulación de pensamientos de "Todavía tengo que responder ese correo electrónico" que te molestarán hasta que finalmente lo hagas realidad. Reduce la posibilidad de que te olvides de un correo electrónico importante. Mantiene contentos a tus clientes, amigos y contactos de negocios porque respondes con tanta puntualidad. Como beneficio adicional, tendrás una gran carga en tu mente.

Con una bandeja de entrada limpia y vacía que no está repleta de mensajes a los que debe devolver, puede implementar más fácilmente el punto anterior de solo consultar el correo electrónico a horas programadas. Si realmente no quieres leer y responder de inmediato, al menos busca en un complemento de recordatorio por correo electrónico Agregar programación, seguimiento y recordatorios a Gmail con este fantástico complemento Añadir programación, seguimiento y recordatorios a Gmail con este fantástico complemento Seamos realistas, Gmail es bastante perfecto. No es una coincidencia que ahora sea uno de los proveedores de correo electrónico más populares, al menos para aquellos que prefieren una interfaz web. Sin embargo, hay varios ... Leer más.

Respuestas preparadas

Las respuestas enlatadas son una característica sorprendente que se ha convertido en una especie de estándar en todos los principales servicios de correo electrónico y clientes. Básicamente, una respuesta enlatada es una respuesta de plantilla que puedes construir con anticipación y usar con un solo clic. Son excelentes cuando te encuentras escribiendo la misma respuesta una y otra vez, como cuando las personas suelen enviar preguntas sobre un tema en particular.

Puede habilitar las respuestas almacenadas en Gmail al alternarlo en la sección Labs de la configuración. Yaara ha escrito una publicación instructiva sobre cómo comenzar con las respuestas conservadas en Gmail Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas conservadas Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas conservadas ¿No tiene tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas algo de comida para acampar que no vaya a ir mal? Fácil, consigue algo de comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas por correo electrónico? ¡Prueba correos electrónicos enlatados! Piensa ... Leer más.

Ser breve

La mejor manera de reducir el tiempo que le lleva el correo electrónico: dedicar menos tiempo a escribir respuestas. Por supuesto, no sacrifique la etiqueta adecuada de negocios o personal al escribir respuestas breves, pero tampoco necesita escribir de 5 a 10 párrafos por cada correo electrónico que envíe. ¡El correo electrónico es menos formal que las letras tradicionales!

Identifique el mensaje principal que desea transmitir, luego intente llevarlo al destinatario en un máximo de uno a tres párrafos. ¿Sabes cómo te está costando tanto pasar tantos correos electrónicos? Bueno, el destinatario probablemente enfrenta el mismo problema. El acortamiento de sus correos electrónicos no solo ahorra tiempo, sino que también les ahorra tiempo, y estarán agradecidos por ello.

Usa filtros para organizar

Utilizar la potencia de los filtros puede revolucionar el flujo de trabajo de su correo electrónico. En esencia, un filtro analiza cada correo electrónico entrante y, si cumple los criterios del filtro, realiza una acción en él. Esta acción podría ser mover el correo electrónico a una determinada carpeta o establecer una etiqueta en particular. El criterio de un filtro puede incluir quién es el remitente, el asunto del correo electrónico, el contenido del cuerpo, etc.

Los filtros son un método fantástico para mantener su bandeja de entrada organizada. ¿Recibe muchas actualizaciones de boletines de cadenas minoristas, notificaciones de redes sociales o facturas electrónicas? Los filtros pueden mantener esos correos electrónicos separados de su bandeja de entrada, reduciendo drásticamente la cantidad de correos electrónicos que necesita para avanzar. Además, hay menos posibilidades de que elimines uno de esos accidentalmente.

Consulte la publicación de Craig sobre cómo configurar y usar filtros de Gmail 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada 5 Filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada Qué filtros debe tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada sea tan ordenado como el mío? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Lea más.

Conclusión

El correo electrónico es una tecnología simple, pero hay formas avanzadas de hacerlo. Lo más importante acerca de ser un profesional de correo electrónico es identificar dónde se está gastando la mayor parte de su tiempo y encontrar formas de reducir ese tiempo. Con suerte, los consejos detallados más arriba y algunos consejos más sobre eficiencia del correo electrónico 10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente 10 consejos para ayudarlo a enviar correos electrónicos de manera más eficiente El mejor consejo que he escuchado sobre la productividad del correo electrónico y el correo electrónico es Mañana. Es un poco paradójico, pero es cierto que el correo electrónico y la productividad están en desacuerdo ... Leer más que hemos cubierto anteriormente te ayudará a ver dónde se hunde tu tiempo y cómo combatir esa ineficiencia.

¿Que pasa contigo? ¿Tiene algún truco o rutina que use para maximizar la productividad de su correo electrónico? Por favor, compártalos en los comentarios!

Créditos de imagen: icono de correo electrónico a través de Shutterstock, reloj de tiempo a través de Shutterstock, martillo y cincel a través de Shutterstock