Cómo mejorar la gestión de documentos con propiedades en Microsoft Office

Todos los documentos de Microsoft Office contienen propiedades de documentos, incluidos Título, Autor y Asunto. ¿Sabía que estos podrían ser realmente útiles para la administración de documentos? Le mostramos cómo editar y personalizar las propiedades de documentos de Microsoft Office.

Todos los documentos de Microsoft Office contienen propiedades de documentos, incluidos Título, Autor y Asunto.  ¿Sabía que estos podrían ser realmente útiles para la administración de documentos?  Le mostramos cómo editar y personalizar las propiedades de documentos de Microsoft Office.
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Cada documento creado por una aplicación de Microsoft Office tiene una serie de propiedades de documentos, incluidos Título, Autor, Asunto y muchos otros. La mayoría de las veces, los ve cuando busca en sus archivos, pero ¿sabía que estas propiedades del documento pueden ser realmente útiles para la administración de documentos? 9 Debe Tener Aplicaciones Modernas para Ver, Editar y Administrar Documentos 9 Debe Tener Aplicaciones Modernas Para ver, editar y administrar documentos En una tableta o dispositivo híbrido, toque primero las aplicaciones modernas ¡pueden ser geniales! Incluso aquellos para el manejo de documentos. Veamos algunos de ellos. Lee mas ?

A continuación se detalla cómo ver, cambiar y aprovechar las propiedades del documento en Microsoft Office.

La ventana de propiedades del documento

La forma en que abrirá la ventana de propiedades del documento depende de la versión de Office que esté utilizando. En las aplicaciones de Office 2007, haga clic en el botón de Microsoft Office y luego en Preparar> Propiedades> Propiedades avanzadas . En 2010 y hasta 2016, presionará Archivo> Información, y el panel de propiedades del documento aparecerá en el lado derecho del menú. En el menú desplegable Propiedades, seleccione Propiedades avanzadas . En una Mac, solo usarás Archivo> Propiedades .

Estas propiedades están disponibles en Word, Excel, PowerPoint, Access y Publisher, pero solo utilizaré las tres primeras para obtener capturas de pantalla. El mismo proceso se usaría en cualquiera de las otras aplicaciones.

Resumen del documento

Cuando se abra la ventana por primera vez, verá la información básica que esperaría que Excel, Word o PowerPoint almacenen sobre su documento en la sección Resumen. Título, Asunto, Autor, Gerente, Compañía, etc. Si está buscando cambiar la propiedad de autor de la hoja de cálculo de Excel u otra propiedad básica, puede hacerlo desde esta primera ventana.

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Estadísticas de documentos

La siguiente pestaña, Estadísticas, contiene datos calculados automáticamente, como fechas de creación y modificación, números de revisión, impresiones, caracteres, líneas, etc.

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Las estadísticas que se recopilan aquí dependen de qué programa esté utilizando. PowerPoint, por ejemplo, tiene detalles sobre diapositivas, diapositivas ocultas, multimedia y notas.

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Excel, por el contrario, no almacena mucho en absoluto en la sección de estadísticas.

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Contenido del documento

La siguiente pestaña, Contenido, probablemente no contenga nada para muchos de los documentos en los que está trabajando actualmente. Pero eso podría cambiar cuando vea cuán útil es. Para mostrarle lo que puede hacer, utilizaremos un documento que he creado, una historia de música thrash en la década de 1980. Esto funcionaría igual de bien con un informe de investigación de Google Docs vs. Microsoft Word: The Death Match para Investigación Escritura Google Docs vs. Microsoft Word: The Death Match para Research Writing Las soluciones en línea se están convirtiendo en la norma. Decidimos ver cómo se compara Microsoft Word con Google Docs. ¿Cuál hará el mejor trabajo de investigación? Lea más, plan de marketing o novela.

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Ahora, echemos un vistazo a la pestaña Contenido de la ventana de propiedades.

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Como puede ver, la pestaña Contenido le brinda una descripción general de lo que contiene el documento. ¿De dónde saca esta información? De los encabezados Si usa estilos de encabezado de Microsoft Word Cómo usar estilos en Microsoft Word para ahorrar mucho trabajo Cómo usar estilos en Microsoft Word para ahorrar mucho trabajo Lea más (que puede personalizar en Vista> Estilos ), serán importado en la pestaña Contenido para crear automáticamente un contorno. Si tiene un documento realmente extenso y desea hacerse una idea de lo que contiene, esto puede ayudar.

Como era de esperar, las diferentes aplicaciones de Office también incluyen diferentes elementos de información en la pestaña Contenido. Excel, por ejemplo, simplemente toma los nombres de las hojas de trabajo que ha creado.

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PowerPoint, por otro lado, le dará información sobre qué fuentes ha usado, qué tema está usando actualmente la presentación. 7 Consejos para crear plantillas de PowerPoint profesionales 7 Consejos para crear plantillas de PowerPoint profesionales Nadie se beneficia de una aburrida presentación de PowerPoint. Use estos consejos para asegurarse de que sus esfuerzos siempre atrapen a su público. Lea más, y los nombres de las diapositivas.

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Propiedades de documento personalizado

La pestaña final es donde las propiedades del documento se vuelven realmente útiles. Si desea registrar (o encontrar) absolutamente cualquier información sobre un documento, aquí es donde puede hacerlo. La pestaña Personalizada es la misma para Word, Excel y PowerPoint, así que solo usaré Word para capturas de pantalla.

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Aquí está la lista de todas las propiedades integradas del documento:

  • Revisado por
  • Cliente
  • Fecha completada
  • Departamento
  • Destino
  • Disposición
  • División
  • Número del Documento
  • Editor
  • Reenviar a
  • Grupo
  • Idioma
  • Parada electrónico
  • Importar
  • Oficina
  • Propietario
  • Editor de proyectos
  • Propósito
  • Recibido de
  • Grabado por
  • Fecha registrada
  • Referencia
  • Fuente
  • Estado
  • Número de teléfono
  • Mecanógrafo

Registre quién trabajó con el documento

Lo que hace que esta lista sea especialmente útil es que puede agregar varias piezas de información a cualquier propiedad. Digamos que quiere que todos en su equipo revisen un documento. En lugar de que las personas le envíen un correo electrónico, deje una nota en el documento o use otro método para indicar que han revisado el documento, simplemente puede modificar la propiedad Marcada por para agregar su nombre.

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Si desea que todos tengan su nombre en una línea separada, puede aprovechar la capacidad de Office para agregar propiedades personalizadas al hacer clic en el cuadro Nombre y agregar una nueva propiedad. Controlado por, Controlado por 2, Controlado por 3, y así sucesivamente, le permiten tener el nombre de todos en una línea diferente.

Estas propiedades tienen un potencial aparentemente ilimitado. Si desea registrar las personas que ha consultado en este documento, puede agregar varias propiedades de origen . ¿Desea asegurarse de recordar quién le envió el documento? Agregue su nombre en Recibido desde . ¿Asegúrate de no enviar el documento al cliente equivocado? Agregue una entrada de Cliente . Con estas 26 propiedades, puede agregar una gran cantidad de información útil al documento.

Registre información personalizada en su documento

La capacidad de agregar propiedades personalizadas a la pestaña Personalizado es una de las cosas más útiles que puede hacer para la administración de documentos en Microsoft Office. ¿Quieres registros detallados de quién editó el documento y cuándo? Simplemente escriba "Editado" en el campo Nombre, y luego agregue un nombre y una fecha en el campo Valor, como este:

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Ahora todos pueden agregar su nombre y la fecha en que editaron el documento para que pueda realizar un seguimiento. ¿Quieren que todos analicen qué tan bueno piensan que es el documento? Escriba "Calificación" en el campo Nombre, cambie el campo Tipo a Número, y todos pueden decirle rápida y fácilmente qué tan bueno piensan que es el documento.

Solo está limitado por su imaginación: cualquier tipo de información que podría ser útil para las personas que trabajan con el documento se puede agregar a las propiedades del documento personalizado.

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Mantenga un ojo más cerca de sus documentos

La ventana de propiedades del documento en el conjunto de aplicaciones de Office es una de las mejores maneras de administrar sus documentos, especialmente si está trabajando en equipo. Trabajo en equipo: 10 sugerencias para un equipo de colaboración en línea efectivo en tiempo real: 10 consejos para tiempo real efectivo Colaboración en línea Lea más y mueva sus archivos mucho. Desde cambiar el autor de una hoja de cálculo de Excel hasta registrar la edición de una plataforma de diapositivas de PowerPoint, puede hacerlo todo desde el documento, lo que significa que no tiene que utilizar otro tipo de sistema complicado. Una vez que domine la ventana de propiedades del documento en Microsoft Office, será un verdadero maestro de Office Cómo encontrar todos los accesos directos de teclado de Microsoft Office que pueda necesitar Cómo encontrar todos los accesos directos de teclado de Microsoft Office que pueda necesitar Encontrar una lista completa de accesos directos de teclado puede ser una tarea ardua. Deje que Word genere automáticamente una lista de todos sus accesos directos. También encontrará atajos de teclado para otras aplicaciones de Office. Lee mas !

¿Usas propiedades del documento? ¿Cuáles te parecen más útiles? ¿Para qué más los usas? Comparte en los comentarios abajo!

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