Eres una persona organizada. Agregas próximos eventos a tu calendario, planificas tu carrera en Trello y tienes un sistema de etiquetado decente en Gmail para asegurarte de que siempre respondas a las cosas. Y, sin embargo, cuando revisa su lista de tareas pendientes, hay ciertas tareas de estos otros lugares que aún no han llegado a la lista.
Sí, podría configurar un sistema para agregar manualmente elementos de estos lugares a su lista de tareas pendientes, pero eso desperdicia tiempo. Idealmente, debe ser automático. Luego, cuando está revisando su lista de tareas con los últimos filtros de Todoist Cómo configurar los últimos filtros de Todoist en 5 minutos Cómo configurar los últimos filtros de Todoist en 5 minutos Entonces, ingresó todas sus tareas en Todoist, pero el proceso de trabajar a través de ellos es algo fortuito. Eso es porque probablemente no tengas buenos filtros. Eso va a cambiar Hoy. Leer más lo que has creado, tendrás todo lo esencial allí mismo y nunca te perderás nada.
Demostremos cómo no olvidar una tarea usando Todoist como una herramienta de captura de memoria.
Esté preparado para eventos de calendario
Si toda su vida está planificada en Google Calendar, tiene sentido desencadenar su lista de tareas pendientes de ciertos elementos. Por ejemplo, cuando surge una reunión y necesita preparar las cosas con anticipación. Esto requiere un poco de planificación, y hay dos formas de hacerlo.
En primer lugar, debe configurar las notificaciones de recordatorio para sus calendarios importantes. Dirígete al calendario en tu lista de calendarios, haz clic en la flecha a la derecha y luego elige Editar notificaciones . He establecido que enviaré un correo electrónico una semana antes de los eventos, pero es posible que prefiera otro período de tiempo. También filtro mis correos electrónicos como locos, así que nunca los veo, pero ese no es el punto. El punto es que una vez que el correo electrónico llegue a mi bandeja de entrada puedo hacer cosas geniales.
El segundo paso es configurar un filtro en Gmail para detectar todos los eventos en los que te estás enfocando. Entonces, por ejemplo, debe establecer un filtro para capturar los correos electrónicos de [email protected] con la palabra "reunión" en el asunto. Esa será la forma de activar un elemento de la lista de tareas una semana antes de la reunión.
Ahora, hay dos maneras de llegar desde este punto hasta tener un nuevo elemento de tareas en su lista de cosas por hacer de Todoist.
La primera forma es configurar el filtro para reenviar el correo electrónico a la dirección de correo electrónico privada para un proyecto en particular. De hecho, crearía un nuevo proyecto para esto, llamado algo así como "Preparación para la reunión". Esta opción solo funciona para Premium de Todoist. ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar ¿Cuánto más productivo es ToDoist Premium? Aquí hay 6 buenas razones para actualizar. Seguí usando ToDoist gratis por un tiempo. Pero seguí encontrando cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios de correo electrónico. Agregar notas a la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho ... Leer más, ya que solo los usuarios premium pueden aceptar nuevas tareas por correo electrónico. También implica agregar [email protected] y [email protected] a su lista de "Aceptar correo electrónico" de Todoist y verificar la configuración.
La segunda opción está disponible para todos y es muy fácil de configurar, pero implica vincular tanto a Gmail como a Todoist con IFTTT, lo que no todos están felices de hacer. Pero los pasos son simples.
- Configure el filtro de Gmail para agregar una etiqueta en particular a los recordatorios de la reunión.
- Elija una etiqueta única para ser utilizada solo para este propósito.
- Configure una receta IFTTT para activar cada vez que haya un nuevo correo electrónico en esa etiqueta.
- Configúrelo para activar un nuevo elemento de tareas en su proyecto de Preparación de reuniones designado.
- También puede agregar un prefijo o agregar texto a su línea de asunto (lamentablemente no puede editar el tema).
Prefijo el texto "Prepárate para", que es suficiente para que tenga sentido para mí. También puede establecer la prioridad de la tarea y la fecha de vencimiento, o incluso establecer una nota que puede contener el cuerpo del correo electrónico que activó la tarea. Si desea agregar etiquetas a su tarea, puede agregar texto con @Post o @Phone para configurarlo.
Nota: Si no está usando Todoist, puede utilizar esta misma idea IFTTT para crear tareas en iOS Reminders, Evernote o Toodledo. O bien, puede usar el primer método para crear tareas en cualquier sistema de listas de tareas. Los 5 mandamientos para elegir la aplicación correcta para la productividad. Los 5 mandamientos para elegir la aplicación correcta de productividad. Diferentes personas se organizan de diferentes maneras. . Por lo tanto, elegir una aplicación pendiente realmente depende del tipo de persona que eres. Aquí hay cinco mandamientos que puede considerar para su propio sistema de productividad. Lea más que aceptará correos electrónicos, como Remember The Milk.
¿Qué otros desencadenantes puedo configurar de Google Calendar?
Inspírate: hay muchas otras cosas que puedes hacer con este sistema.
- Si tiene un calendario para cumpleaños, establezca una tarea que le recuerde comprar un regalo.
- Si los huéspedes se quedan a menudo, active una tarea para preparar actividades turísticas y otras cosas para su llegada.
- Si realiza un seguimiento de su calendario de vacunación para sus hijos, active una tarea para hacer una llamada para la cita.
- Si le gusta estar preparado para las fiestas a las que asiste, active una tarea para preparar regalos y alimentos compartidos.
Recibo notificaciones de Google Calendar para activar nuevos elementos pendientes para conciertos y conciertos, lo que me recuerda que debo poner mi música y mis conjuntos en orden (ya que siempre es diferente). Otra idea es conseguir que etiquetes "Tareas pendientes" para ir a Gmail, pero me parece un poco exagerado.
Considere los tipos de calendarios a los que está suscrito y cómo pueden ayudarlo. Si está suscrito a su calendario de Last.fm, que le indica cada vez que sus bandas favoritas se reproducen localmente, puede desencadenar tareas para comprar boletos para presentaciones de sus bandas ultra-favoritas. Si está suscrito a calendarios de feriados públicos o calendarios de vacaciones escolares, puede desencadenar tareas para preparar festividades o cuidado de niños. Si te suscribes a calendarios de competición para competiciones de poesía o maratones, puedes establecer una tarea para asegurarte de que estás inscrito en la competencia.
Obtenga tarjetas Trello o tareas de Basecamp en Todoist
¿Usas Trello para lluvia de ideas, planificación de blogs, tareas laborales o una forma diferente de ver tu plan de vida general? Obtenga un calendario para su tablero de Trello. Vaya a la barra lateral, haga clic en el menú desplegable Menú, luego elija Power Ups y verá la configuración del calendario.
También es posible obtener un feed de iCal en Basecamp y muchos otros servicios de listas de tareas.
Suscribirse a este feed de iCal en Google Calendar; establezca una fecha de vencimiento en Basecamp o Trello y haga que se muestre en su Google Calendar. Esto activa la notificación para enviar una tarea a Gmail y Todoist, por lo que no se olvidará de completar la tarea.
Este sistema es especialmente bueno si a sus colegas les gusta planificar en colaboración en Trello o Basecamp, pero no desea perder un plazo asignado. Puede ajustar con precisión el filtro de Gmail para que solo capture las tareas que se le asignaron.
Un asesino estudiante asesino
Los estudiantes pueden usar este sistema para desencadenar un conjunto de tareas por adelantado para próximos exámenes o fechas de envío de tareas. Puede configurar una notificación del calendario que se enviará con un mes de anticipación y luego activarla para establecer una serie de tareas. Por ejemplo, puede establecer una tarea de baja prioridad inmediatamente para investigar la tarea, una tarea de mayor prioridad un par de semanas después para preparar un esquema, otra tarea de alta prioridad un poco más tarde para completar un borrador y la tarea final de alta prioridad un poco más tarde para garantizar que la tarea esté hecha y enviada.
Luego, para asegurarse de que nunca se pierda nada, puede activar otra notificación una semana antes de la fecha de vencimiento para verificar que se haya enviado y enviado. De esta forma, no perderá nada que se agregue cerca de la fecha de vencimiento.
¿Qué más puedes hacer con Todoist e IFTTT?
Como hay cientos de otras integraciones IFTTT, hay muchas posibilidades para Todoist. Incluso recordatorios diarios como establecer una tarea para asegurarse de que haya un kit de supervivencia de invierno en su automóvil cuando el clima dice que va a nevar (o, por el contrario, una tabla de surf en su coche cuando está soleado).
Pero cambiando las cosas, hay algunas cosas interesantes que puede hacer al activar IFTTT de Todoist, como enviar automáticamente un informe a su jefe Automatizar su vida y trabajo con Todoist e IFTTT Automatizar su vida y trabajo con Todoist e IFTTT Jugar creativamente con la notificación de ToDoist características, y la capacidad de IFTTT para lograr automatizaciones realmente geniales con ellos. Le mostramos cómo la combinación de los dos poderes de su productividad. Lee mas .
¿Cómo se integra Todoist con IFTTT, Gmail y Google Calendar? ¿Estás atrapado entre una serie de listas de tareas para trabajar y jugar? Cuéntanos tus mejores hacks!
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