Cómo imprimir una hoja de cálculo de Excel en una sola página

Una hoja de cálculo bellamente diseñada pierde todo su atractivo cuando se imprime en nueve hojas de papel, con la mitad de ellas vacías. Le mostramos cómo obtener todo muy bien en una sola página.

Una hoja de cálculo bellamente diseñada pierde todo su atractivo cuando se imprime en nueve hojas de papel, con la mitad de ellas vacías.  Le mostramos cómo obtener todo muy bien en una sola página.
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Excel es increíblemente útil 7 Diversión y cosas raras que puedes crear con Microsoft Excel 7 Diversión y cosas raras que puedes crear con Microsoft Excel ¡Imagina que Excel fue divertido! Excel ofrece muchas posibilidades para proyectos que van más allá de su uso previsto. El único límite es tu imaginación. Estos son los ejemplos más creativos de cómo las personas usan Excel. Lea más el programa de hoja de cálculo, pero no hay nada peor que crear una hoja de cálculo perfecta e imprimirla solo para verla aparecer en nueve hojas de papel, incluida una sola fila en la última. ¿De qué sirve una hoja de cálculo bellamente diseñada si se ve terrible en el papel?

Afortunadamente, puede modificar su hoja de cálculo y la configuración del programa para obtener todo en una página y hacer que esa página se vea lo mejor posible. Si su hoja de cálculo es demasiado grande para una sola página, puede usar esta configuración para distribuirla en varias páginas de manera más agradable.

Vista previa antes de imprimir

Este es un paso importante: puede evitar muchos problemas antes de imprimir si solo sabe de ellos. Si imprime y luego verifica que tan bien funcionó, podría terminar desperdiciando mucho papel. Administre los costos de impresión y reduzca el desperdicio de papel configurando un servidor de impresión con PaperCut. Gestione los costos de impresión y reduzca el desperdicio de papel configurando un servidor de impresión. con PaperCut Read More tratando de obtener esa última fila o columna en el papel.

Dependiendo de su versión de Excel, es posible que deba hacer clic en Archivo> Vista previa de impresión, Archivo> Imprimir> Vista previa de impresión o simplemente Archivo> Imprimir para ver cómo se verá la hoja de cálculo cuando salga de la impresora. Si se ve bien, adelante e imprima. De lo contrario, pruebe algunas de las estrategias que se enumeran a continuación.

Use la vista de diseño de página

La vista de diseño de página le mostrará cómo se imprimirá su documento mientras está trabajando en él. No es una gran vista para trabajar en su hoja de cálculo, pero puede ayudarlo a hacer ajustes para asegurarse de que sus columnas y filas aprovechen al máximo el espacio que tiene. Para activar la vista, vaya a Ver> Diseño de página .

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Ahora verá su hoja de cálculo tal como se imprimiría. Hacer ajustes utilizando las herramientas que se enumeran a continuación mientras está en esta vista le dará una mejor idea de si han funcionado bien o no. (Esta misma funcionalidad está disponible en Word y puede ayudarlo a crear documentos de aspecto profesional. Cómo crear informes y documentos profesionales en Microsoft Word Cómo crear informes y documentos profesionales en Microsoft Word Esta guía examina los elementos de un informe profesional y revisa el estructuración, diseño y finalización de su documento en Microsoft Word. Lea más allí, también).

Cambiar la orientación de la página

Si su hoja de cálculo es más ancha que alta, una orientación horizontal le ayudará a encajar más en una página. Una hoja de cálculo más alta probablemente se beneficiará de una orientación vertical. Para elegir la orientación que utiliza su hoja de cálculo, abra el menú Configurar página y elija Vertical u Horizontal en la pestaña Página.

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Eliminar u ocultar filas o columnas

En hojas de cálculo grandes, a menudo hay filas o columnas que son redundantes, contienen información antigua o simplemente no necesitan imprimirse en una situación particular. Estas filas y columnas ocupan valiosos bienes inmuebles en la página y pueden hacer que sea mucho más difícil conseguir que su hoja de cálculo se adapte bien.

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Si puede eliminar algunos de esos datos, simplemente use el resaltado familiar > Editar> Eliminar secuencia para deshacerse de ellos. Si contienen información que cree que podría necesitar de nuevo algún tiempo después, puede ocultarla haciendo clic con el botón derecho en el encabezado de la fila o columna y seleccionando Ocultar . Para volver a ver los datos, resalte las filas o columnas a ambos lados de los datos ocultos, haga clic con el botón derecho en la etiqueta y seleccione Mostrar .

Usar saltos de página

Al igual que en su programa favorito de procesamiento de texto, puede insertar saltos de página para asegurarse de que su hoja de cálculo se divida entre varias páginas donde desea que sea, en lugar de donde Excel lo considere conveniente. Solo use Insertar> Salto de página para indicarle a Excel dónde dividir su documento.

Cambiar el área de impresión

Si su hoja de cálculo tiene una gran cantidad de datos y solo necesita imprimir algo, puede imprimir solo la parte de la hoja de cálculo que seleccione. Seleccione las celdas que desea imprimir y haga clic en Imprimir . Cambie la opción Imprimir qué: a Selección, y la vista previa se actualizará para contener solo los datos que ha seleccionado.

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Si tiende a imprimir la misma selección de forma regular, puede establecer un área de impresión permanente que abarque solo esa sección para que no tenga que seleccionarla cada vez. Para hacer esto, seleccione el área que imprime con frecuencia, luego vaya a Archivo> Área de impresión> Configurar área de impresión . Ahora esta selección se convertirá en el área de impresión estándar para su hoja de cálculo. Para deshacerse de esa configuración, use Archivo> Área de impresión> Borrar área de impresión .

Cambiar los márgenes de la página

Si necesita un poco más de espacio para acomodarse a su hoja de cálculo en una página, agregar un poco de espacio adicional a los márgenes de la página puede resolver su problema. Puede acceder al cuadro de diálogo Configurar página desde Archivo> Configurar página o con el botón Configurar página en el cuadro de diálogo de impresión. Agregue una fracción de pulgada a cada margen y verifique la vista previa de impresión nuevamente.

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Es fácil exagerar al agregar espacio en los márgenes para que quepa lo más posible en una página. Sin embargo, recuerde que el texto que se extiende hasta el borde de un papel no solo es estéticamente desagradable, sino que también puede ser difícil de leer. Sé juicioso con este!

Ajustar texto y cambiar el tamaño de las columnas

Excel se usa generalmente para datos numéricos, pero puede ser realmente útil para texto. Ahorro de tiempo con operaciones de texto en Excel Ahorro de tiempo con operaciones de texto en Excel Excel puede hacer magia con números y puede manejar caracteres igualmente bien. Este manual muestra cómo analizar, convertir, reemplazar y editar texto dentro de hojas de cálculo. Estos conceptos básicos le permitirán realizar transformaciones complejas. Lea más también. Si tiene mucho texto en sus celdas, puede estirar su hoja de cálculo y dificultar su ajuste en una página, o incluso en varias páginas; Es posible que termine con un esquema de impresión extraño que hace que su documento se vea así:

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Parte del texto se corta y las celdas que no están cortadas corren demasiado hacia la derecha. Para limitar el ancho de la hoja de cálculo al ancho de una sola página, puede limitar el ancho de las columnas y usar el ajuste de texto para asegurarse de no perder ninguno de los datos que desea imprimir. Primero, ve a Formato> Células> Alineación y asegúrate de que está habilitado Ajustar texto .

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Ahora, cuando el texto en una celda es más ancho que el ancho de la columna, el texto se ajustará a la siguiente línea. Desde aquí, puede ajustar el ancho de sus columnas arrastrando el borde de una fila o encabezado de columna para cambiar su tamaño.

También puede hacer doble clic en las etiquetas de fila o columna para hacerlas automáticamente tan amplias como sea necesario, como se muestra en el siguiente video. Para asegurarse de que sus columnas se ajustan a una página como la quiere, utilice la vista de diseño de página mencionada anteriormente.

Escala tu hoja de cálculo

Si nada más ha hecho el trabajo, puede escalar su hoja de cálculo para que quepa en una sola página (o en una cierta cantidad de páginas). En Configurar página, haga clic en el botón de radio junto a Ajustar a: y elija la cantidad de páginas en las que desea que se imprima la hoja de cálculo. Al seleccionar un número menor de páginas "anchas" se escalará horizontalmente el documento, y al seleccionar un número menor de páginas "altas", se escalará verticalmente. También puede seleccionar una escala porcentual.

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Usar la opción de escala puede ayudar a limitar el tamaño de su documento cuando se coloca en papel, pero también puede hacer que su texto sea muy pequeño y difícil de leer. Verifique la vista previa y asegúrese de no estar escalando tan lejos que sea imposible leer ninguno de sus datos. El escalado es realmente útil cuando intenta imprimir gráficos de Excel 8 Tipos de gráficos de Excel y cuándo debe utilizarlos 8 Tipos de gráficos de Excel y cuándo debe utilizarlos Los gráficos son más fáciles de comprender que el texto y los números. Los gráficos son una excelente forma de visualizar los números. Le mostramos cómo crear gráficos en Microsoft Excel y cuándo usar mejor de qué tipo. Lea más, también.

Hacer su impresión más fácil de leer

Una vez que hayas logrado obtener tu hoja de cálculo en un número aceptable de páginas, da un paso más y haz que sea tan fácil de leer como sea posible. Al ajustar algunas otras configuraciones de impresión, puede optimizar el aspecto de su impresión. Aquí hay una pareja que debes conocer.

Imprimir líneas de división y encabezados de fila o columna

En el menú Configurar página (al que se accede a través del cuadro de diálogo de impresión o Archivo> Configuración de página ), haga clic en la pestaña Hoja y seleccione Líneas de cuadrícula en la sección Imprimir . También puede seleccionar los encabezados de Fila y columna para agregar estas etiquetas a su impresión.

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Agregar información de encabezado y pie de página

Excel puede agregar automáticamente información útil al encabezado y pie de página de su documento para que sea más fácil de leer. En el menú Configurar página, haga clic en la pestaña Encabezado / Pie de página y use los menús desplegables para agregar información como el número de página, el nombre del archivo y el nombre del autor al encabezado o pie de página. Si su hoja de cálculo es realmente larga, esta información puede ayudar a mantener las páginas organizadas más fácilmente.

También puede agregar texto personalizado haciendo clic en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página .

No se conforme con las hojas de cálculo mal impresas

Puede ser frustrante intentar que su hoja de cálculo se vea bien cuando la imprime, especialmente si debe obtenerla en una sola página. Pero con algunos ajustes en la configuración y el formato de su documento, ¡puede producir una buena impresión! No se olvide de aprender otros consejos para el éxito de Excel en la oficina 5 Habilidades de Microsoft Word y Excel Debe tener éxito en la oficina 5 Habilidades de Microsoft Word y Excel Debe tener éxito en la oficina "Obtenga ese informe, ASAP ! " Un conjunto básico de trucos de Microsoft Excel y Word puede hacer que esta tarea sea menos estresante y ayudarlo a armar un informe elegante en muy poco tiempo. Lea más mientras lo hace, también.

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Créditos de imagen: empresario con signo de interrogación de Dooder a través de Shutterstock

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