En 1971, el primer correo electrónico fue enviado de una computadora a otra. Ahora, 269 mil millones de correos electrónicos se envían todos los días.
Es imposible imaginar cuántos de estos correos electrónicos son innecesarios. ¿Cuántos sirven solo para causar más confusión? Para quemar aún más la atención y la paciencia de sus destinatarios.
Pero una cosa es segura: si más personas comenzaran a responder eficazmente a los correos electrónicos 5 Herramientas para escribir mejores correos electrónicos que la gente leerá y responder a 5 herramientas para escribir mejores correos electrónicos que la gente leerá y responder a la escritura no es una taza de té de todos. Pero no es necesario ser un gran escritor para enviar un gran correo electrónico. Todo lo que necesita son algunas herramientas para garantizar mensajes de calidad. Leer más, todos estaríamos encadenados a nuestras bandejas de entrada un poco menos apretado y nuestro correo electrónico ansiedad Cómo Master Buzón de bandeja de entrada de Gmail Ansiedad Cómo Master Buzón de la bandeja de entrada de Gmail Ansiedad Tantos correos electrónicos, tan poco tiempo. ¿Te sientes así cuando se trata de administrar tu bandeja de entrada de Gmail? Le mostramos configuraciones simples y herramientas útiles para organizar y a prueba de estrés su bandeja de entrada de Gmail. Leer más sería un poco menos debilitante.
La solución más obvia aquí no es solo "respuesta en línea", sino respuesta en línea correctamente . La respuesta en línea es cuando responde dentro del cuerpo principal del correo electrónico, en lugar de escribir su propio correo electrónico desde cero.
La respuesta en línea es algo que la mayoría de nosotros ya hacemos de vez en cuando. Pero deberíamos responder en línea mucho más a menudo. Y deberíamos hacerlo con algunas reglas en mente para mantener esos complicados hilos de correo electrónico organizados y fáciles de seguir.
Estamos respondiendo al correo electrónico incorrecto
Lo opuesto a la respuesta en línea es lo que a menudo se llama "publicación superior". Aquí es donde se responde con un mensaje de correo electrónico y se comienza a escribir en la parte superior del cuadro de texto. Así es como se compone la mayoría del correo electrónico de hoy. Pero a menos que se trate de conversaciones de correo electrónico extremadamente simples, la publicación superior puede causar todo tipo de problemas.
En primer lugar, cuando se publican por primera vez, remitirnos al correo electrónico original se convierte en una gran molestia, que implica buscar en el correo electrónico después del correo electrónico para encontrar lo que estás buscando. Luego tiene que desplazarse hacia abajo hasta el correo electrónico que está redactando para, tal vez, parafrasear lo que acaba de encontrar, fuera de contexto y, a menudo, faltar puntos sobresalientes.
A veces, un destinatario puede responder a su correo electrónico en un hilo de correo electrónico completamente nuevo, lo que significa que su conversación ahora está sucediendo en dos o más hilos separados.
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Si estás en una conversación grupal, las cosas se ponen aún más complicadas. Hacer un seguimiento de quién responde a qué, cuándo y cuáles fueron las respuestas a esas respuestas se convierte en una hazaña casi imposible.
La respuesta en línea es la solución
En lugar de la publicación superior, deberíamos responder en línea, es decir, dentro del cuerpo del mensaje de correo electrónico original. En Outlook y Apple Mail, puede ver el mensaje original tan pronto como presiona responder. En Gmail, solo presione los tres puntos en la parte inferior de la pantalla de composición para mostrar la conversación.
Sugerencia: para eliminar la línea vertical de "cita" de su respuesta en Gmail, resalte el correo electrónico completo, luego haga clic en el botón de sangría menos .
La respuesta en línea resuelve el problema de tener que desplazarse por las masas de mensajes porque el correo electrónico original está incluido y puede buscarse en el mensaje más reciente que recibe en esa conversación. Esto significa que todo se mantiene en contexto.
Además, no tiene que perder el tiempo sumando las respuestas de otras personas, o copiando y pegando fragmentos de correos electrónicos solo para hacer que sus propias respuestas tengan sentido. Con las respuestas en línea, todo está ahí para que todos puedan consultar en cualquier momento.
Y para los hilos que involucran a varias personas, distinguir quién dijo qué, y en respuesta a quién, es fácil (si se hace correctamente).
En línea respondiendo adecuadamente
Cuando la mayoría de las personas responden en línea, simplemente escriben sus respuestas junto con el texto al que desean responder, y lo hacen en negrita o rojo.
Esto está lejos de ser ideal. Tan pronto como alguien abre un correo electrónico en texto plano, no pueden ver este formato. Y tan pronto como hay más de un par de personas en un hilo, las cosas se vuelven desordenadas.
Por lo tanto, aquí hay una guía rápida sobre la respuesta apropiadamente en línea que es escalable y mantendrá la confusión al mínimo.
1. No confíes en el formato
Como se mencionó, en algunos casos, es posible que un destinatario no pueda ver el formato que incluye en un correo electrónico (por ejemplo, pueden preferir texto sin formato). Si alguien es daltónico, puede que le resulte difícil seguir los hilos que contienen varios colores.
Por supuesto, use el formato para hacer que las respuestas sean más fáciles de encontrar al escanear un correo electrónico. Pero no confíes solo en eso.
2. Prefacio responde con su nombre
En lugar de confiar en el formato, adquiera el hábito de introducir todas sus respuestas con su nombre y, si necesita estar especialmente organizado, la fecha. Pídales a todos los destinatarios que hagan lo mismo.
Actualmente, en Gmail, no tiene más remedio que escribir su nombre manualmente. Lo mismo es cierto para la aplicación de correo de Apple siempre insulsa.
Sin embargo, si usa Outlook, hay una función para preceder automáticamente sus respuestas con su nombre. Para hacer esto, vaya a Archivo> Opciones> Correo . Luego vaya a Respuestas y reenvío, revise los comentarios del Prefacio con la casilla y escriba su nombre en el cuadro de texto. Cuando responda en el cuerpo de un correo electrónico, su nombre aparecerá entre corchetes automáticamente.
Mailbird también tiene esta opción por defecto.
3. Use saltos de línea, por favor
Siempre que deje una respuesta en línea, debería estar en una nueva línea, en lugar de insertarse a mitad de la oración o al final de un párrafo.
Esto hace que sea mucho más fácil para otras personas responder a sus comentarios y hace que el escaneo de la conversación que ocurre alrededor de cada punto sea mucho más sencillo.
4. Sangrar respuestas de múltiples niveles
Cuando se abordan múltiples puntos en un correo electrónico, tendrá múltiples hilos sucediendo dentro de un solo mensaje.
Para mantener estos organizados, debe aplicar sangría a las respuestas por lo que es obvio qué comentarios se relacionan con cada punto. Personalmente, encuentro usando los corchetes angulares (>) los caracteres más intuitivos aquí, ya que es posible que los viñetas no aparezcan en los mensajes de texto sin formato.
Esto te ahorrará mucho esfuerzo tratando de averiguar a qué parte de la conversación debes prestarle atención.
5. Último recurso: utilice una herramienta mejor
Nadie está pretendiendo que las respuestas en línea son la solución perfecta aquí. Pero si no tiene más remedio que usar el correo electrónico, tómese el tiempo para escribir correos electrónicos que sean eficientes y eficaces. Cómo escribir el correo electrónico profesional perfecto (respaldado por datos) Cómo escribir el correo electrónico profesional perfecto (respaldado por datos) El correo electrónico sigue siendo el forma principal de comunicación en los negocios. Para tener éxito en ese entorno, debe aprender a redactar correos electrónicos profesionales eficaces. Te mostramos 9 trucos simples que se ha demostrado que funcionan. Lee mas . En función de los motivos anteriores, la respuesta en línea es la mejor manera de seguir avanzando en los proyectos. También ayuda a todos a mantenerse al día con múltiples conversaciones dentro de los hilos de correo electrónico sin necesidad de perder tiempo mirando largas listas de correos electrónicos pasados.
Si encuentra que incluso las respuestas en línea se vuelven demasiado complejas, o si sus colegas no pueden adquirir el hábito de responder en línea correctamente, sin embargo, puede ser hora de buscar una herramienta diferente.
Las herramientas de comunicación como Slack, Yammer y Huddle facilitan las comunicaciones complejas del equipo. En lugar de seguir luchando con el correo electrónico, entonces, puede ser hora de probar uno de estos.
Difundir la palabra
Cuando adoptas estas simples reglas de respuesta en línea, muchos destinatarios apreciarán cuán eficiente es este comportamiento del correo electrónico. 5 Herramientas que pueden ayudarte a escribir mejores correos electrónicos 5 Herramientas que pueden ayudarte a escribir mejores correos electrónicos Todo el mundo todavía está tratando de resolver el problema del correo electrónico. Entonces, hablemos sobre el hábito más básico de todos: el arte de escribir mejores correos electrónicos. Con la ayuda de algunas herramientas geniales. Lea más es y empiece a imitar su enfoque de forma natural.
Sin embargo, si ellos no copian naturalmente su etiqueta de correo electrónico considerada, háganlos llegar. Envíales este artículo. Describa cómo desea que respondan y explique que ahorrará toneladas de mensajes incomprendidos, pérdida de tiempo y pérdida de contexto.
Realmente no hay inconvenientes.
¿Crees que estas reglas te ayudarán a mantenerte al día con los complejos hilos de correo electrónico? ¿Hay algún otro consejo de respuesta en línea que piense que sería útil?
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