Springpad y Evernote son geniales archivadores para almacenar y administrar artículos, recetas, productos y recortes de texto que queremos guardar para su posterior revisión. Pero una forma adicional de maximizar estos poderosos portátiles es hacer uso de sus funciones de colaboración para compartir.
En la actualidad, cuando se trata de trabajar en colaboración en proyectos, notas, archivos y documentos relacionados con la informática, hacerlo por correo electrónico puede consumir mucho tiempo e incluso contraproducente. Tanto Springpad como Evernote permiten a los usuarios compartir enlaces a contenido en sus cuentas de notebook, pero lo más importante es que los usuarios pueden compartir notebooks o carpetas enteras.
Estas funciones para compartir son excelentes para el uso personal de la familia, así como para las empresas y organizaciones que necesitan una ubicación central para compartir notas y documentos.
Uso compartido básico
Si es nuevo en Evernote, puede obtener más información descargando la Guía perdida gratuita de Mark sobre cómo usar Evernote y mi artículo recientemente publicado que presenta las características básicas de Springpad Springpad vs Evernote: Por qué la orientación visual es importante en un cuaderno en línea Springpad vs Evernote: por qué importa la orientación visual en un bloc de notas en línea Es fácil entender por qué hay toneladas de notebooks en línea y de software disponibles para elegir: principalmente porque hay mucha información para administrar, marcar y compartir en línea y móvil ... Leer más y cómo se comparan con Evernote.
En términos de compartir notas y documentos individuales, tanto Springpad como Evernote le permiten compartir rápidamente enlaces URL a contenido seleccionado en Facebook y Twitter (Evernote también incluye compartir en LinkedIn). Pero cuando se trabaja en colaboración, el uso compartido de correo electrónico es especialmente útil porque reduce la necesidad de copiar y pegar contenido en un mensaje de correo electrónico por separado. Ambos servicios pegarán notas seleccionadas y otro contenido en un mensaje de correo electrónico para usted. Ni siquiera tiene que abrir un cliente de correo por separado.
Aún mejor, el correo electrónico resultante de ambos servicios no solo incluye el contenido compartido, sino que el diseño de los correos electrónicos parece profesional.
La forma más avanzada de compartir, sin embargo, es compartir cuadernos enteros con otros usuarios de Springpad o Evernote.
Compartir cuadernos en Springpad
Aunque Springpad no ha existido tanto como Evernote, sus funciones para compartir son un poco más avanzadas. Springpad está configurado como Pinterest en el que puede seleccionar compartir sus cuadernos públicamente con otros usuarios.
Los blocs de notas compartidos públicamente y los "nuevos resortes" también se visualizan y se pueden buscar en el sitio para que los usuarios puedan seguirlos y agregarlos de forma selectiva ("primavera") a sus propios cuadernos seleccionados. Este tipo de intercambio puede ser muy útil para equipos y organizaciones, o incluso para pequeñas empresas que desean compartir contenido con clientes y empleados.
Pero otro nivel de compartir blocs de notas en Springpad es invitar a los usuarios a ser colaboradores / colaboradores de sus cuadernos seleccionados. Cuando uno o más colaboradores aceptan su invitación, su computadora portátil compartida aparece junto a los portátiles en su cuenta, y los cambios realizados en los portátiles compartidos se actualizan automáticamente. Este tipo de intercambio puede ser una forma poderosa de trabajar en colaboración en proyectos, compartir planes de viaje y documentos con miembros de la familia o crear una lista compartida de ideas compartidas.
A diferencia de Evernote, los portátiles compartidos no requieren una cuenta premium: la función está disponible de forma gratuita para todos los usuarios. Invita a los colaboradores a un bloc de notas haciendo clic en el botón de configuración de engranaje que se encuentra en la parte frontal del icono de vista previa de un portátil, o en el botón a la izquierda de un cuaderno abierto. En Configuración, haga clic en Colaboradores y envíe invitaciones a colaboradores, que también deben ser usuarios de Springpad. Su computadora portátil no aparecerá en su cuenta hasta que hayan aprobado su invitación.
Un bloc de notas compartido incluirá la foto de avatar de los miembros que contribuyen a ella. Los cuadernos compartidos también incluyen un cuadro de actividad de comentarios para los contribuyentes. Sin embargo, tenga en cuenta que los blocs de notas compartidos en Springpad permiten automáticamente a los colaboradores leer y editar el contenido.
De manera predeterminada, se le notifica por correo electrónico cuando un colaborador agrega o realiza intercambios a un bloc de notas compartido. Puede desactivar esta notificación en la Configuración de su cuenta de Springpad.
Compartiendo cuadernos en Evernote
Con Evernote, los notebooks de usuario también se pueden compartir, pero a diferencia de Springpad, los portátiles Evernote no se publican públicamente para buscar o navegar. Tienes que invitar a otros usuarios de Evernote a unir tu computadora portátil a su cuenta, o publicar un enlace público a una o más computadoras portátiles que quieras compartir.
Ron's Evernote Tips es un ejemplo de un cuaderno de Evernote al que puedes suscribirte. Los cuadernos compartidos de Evernote aparecerán junto con sus propios cuadernos e incluirán un icono especial en la esquina superior derecha.
Verá que se ha agregado contenido nuevo a un bloc de notas compartido a medida que se actualiza, y también se puede buscar en el contenido de los blocs de notas compartidos.
Además de las funciones básicas para compartir de Evernote I descritas anteriormente, también puedes compartir enlaces a tus portátiles Evernote. Los usuarios de Evernote con una cuenta gratuita básica solo pueden invitar a otros usuarios a ver el contenido de los blocs de notas compartidos.
Para compartir un cuaderno de Evernote, haga clic en el botón Compartir en el frente del ícono de un cuaderno, y luego seleccione "Invitar a personas " o "Crear un enlace público " en la ventana desplegable.
Sin embargo, tenga en cuenta que para permitir que otros usuarios de Evernote agreguen y editen contenido en computadoras portátiles compartidas, necesitará una cuenta premium de Evernote. Sin embargo, Evernote proporciona algunas opciones más en el nivel premium para compartir computadoras portátiles. Puede seleccionar permitir a los colaboradores invitados solo Ver notas, Ver notas y actividad, Modificar notas o Modificar e invitar a otros a un bloc de notas compartido.
Si está trabajando con datos confidenciales, las funciones de acceso compartido de Evernote probablemente le serán de mayor utilidad.
También puede seleccionar que se muestren los portátiles (pero no se modifiquen) sin que los destinatarios inicien sesión en Evernote.
También es útil señalar que Evernote recientemente comenzó una plataforma comercial especial que permite a los usuarios compartir y editar portátiles en toda su empresa.
Evernote y Springpad tienen potentes características únicas que los hacen muy útiles. Sin embargo, será aún mejor cuando cada servicio agregue la capacidad de asignar recordatorios cronometrados a cuadernos seleccionados, lo cual es útil cuando se trabaja en proyectos con líneas de tiempo. También es una forma útil de recibir avisos sobre la revisión de contenido agregado a cuadernos seleccionados.
Háganos saber lo que piensa de las funciones para compartir en Springpad y Evernote. ¿Hay características adicionales que te gustaría ver agregadas? Haznos saber.