Utilizar el software de seguimiento de gastos para registrar, organizar y administrar sus gastos personales y comerciales le ahorrará mucho tiempo y dinero cuando llegue el día del impuesto.
Pero, ¿qué software de seguimiento de gastos debería usar? ¿Qué pasa si necesitas rastrear el kilometraje? ¿O mantener escaneos de recibos?
Hemos recopilado las mejores aplicaciones de seguimiento de gastos para escanear recibos, hacer un seguimiento de los gastos y registrar millas. Antes de llegar a ellos, vamos a hablar un poco acerca de por qué debería hacer un seguimiento de sus gastos en primer lugar.
Por qué debería usar el software de seguimiento de gastos
Si va a hacer un seguimiento de los gastos del IRS, es una buena idea usar el software de seguimiento de gastos. (Desafortunadamente, su aplicación de presupuesto personal 5 Aplicaciones de presupuesto de iPhone simples para rastrear su gasto 5 Aplicaciones de presupuesto de iPhone simples para rastrear sus aplicaciones de gasto como Mint y Goodbudget tienen amplias características para ayudarlo a mantenerse en el camino, pero ¿qué pasa si no necesita o desea todo de esas campanas y silbatos, es probable que Read More no lo corte). Puede parecer una molestia al principio, pero a largo plazo, le ahorrará mucho tiempo y dinero.
Solo podría guardar recibos en papel, pero el uso de una aplicación de gastos facilitará el proceso. Si va a deducir los gastos en sus impuestos, existe una buena posibilidad de que vaya a cobrar muchos tipos diferentes de recibos de todo tipo de proveedores.
Los gastos médicos, de mudanza y de educación son comunes. Los propietarios de pequeñas empresas también pueden rastrear los gastos de mudanza, compras comerciales, primas de seguro de salud y más.
El uso del software de seguimiento de gastos correcto le ayudará a almacenar, categorizar y recuperar los recibos que acumule a lo largo del año.
Y si alguna vez ha sido auditado por el IRS sin recibos para demostrarlo, usted sabe cuánto vale. Incluso si no lo hizo, guardar esos recibos le ahorrará dinero. Vale la pena el pequeño esfuerzo que se necesita.
¿Qué recibos debe ahorrar para el IRS?
Hay muchas posibles deducciones de impuestos para gastos, y averiguar si eres elegible para ellos puede ser una molestia. Puede ser mejor hacer un seguimiento de sus gastos para cualquiera de las posibles deducciones y averiguar si es elegible más adelante.
Por otro lado, si usa un asesor financiero o un preparador de impuestos Cuándo contratar un asesor financiero (y dónde encontrar uno) Cuándo contratar un asesor financiero (y dónde encontrar uno) Contratar un asesor financiero puede ser costoso, pero hay algunas veces en las que vale la pena aquí. Aquí hay cinco de esos momentos, más recursos para encontrar el mejor profesional para su situación. Lea más, pueden descubrirlo y usar los recibos que ha guardado para ahorrarle la mayor cantidad de dinero.
Estas son algunas de las deducciones más comunes que necesitará para guardar los recibos de:
- Gastos médicos y dentales
- Gastos comerciales deducibles
- Kilometraje del vehículo para fines comerciales
- Gastos de viaje de negocios
- Contribuciones caritativas
- Gastos educativos del profesorado
- Venta de su casa
Hay otros también. Para ver si hay deducciones que podría aprovechar, consulte la página Créditos y deducciones del IRS para particulares. Si cree que alguna de estas deducciones podría aplicarse a usted, es una buena idea comenzar a guardar sus recibos hoy.
Si usted es dueño de un negocio, hay una página de crédito y deducciones para negocios que le será útil.
¿Cuánto tiempo debe guardar los recibos con fines tributarios?
Además de las copias digitales de los recibos, debe conservar los recibos físicos durante tres años.
Entonces, ¿por qué, si está guardando copias físicas, debería usar software de seguimiento de gastos? Porque hace tu vida mucho más fácil. No necesitará las copias físicas a menos que sea auditado, y su aplicación de seguimiento de gastos acelerará el proceso de declaración de impuestos.
Las mejores aplicaciones para el seguimiento de kilometraje y gastos
El mejor software de seguimiento de gastos para su situación particular depende de si realiza un seguimiento como individuo o como propietario de un negocio. Las personas que trabajan por cuenta propia y los propietarios de negocios generalmente necesitan realizar un seguimiento de los gastos y pueden necesitar más funciones de la organización desde su aplicación.
Las personas, por otro lado, probablemente no guardarán demasiados recibos. Hay, por supuesto, excepciones. Si cree que necesitará mucho poder de escaneo de recibos, asegúrese de revisar la sección de negocios a continuación.
Primero, sin embargo, comenzaremos con aplicaciones para rastrear el millaje y los gastos para las personas.
Para personas con pocos gastos: Expensify Free
Expensify es una de las mejores aplicaciones para rastrear el millaje y los recibos, sin importar si usted es un individuo con pocos gastos o un ejecutivo que salta al mundo. Su versión gratuita es ideal para personas que necesitan 10 escaneos de recibos o menos cada mes.
SmartScan extrae la información relevante de cada recibo y la almacena en los servidores de Expensify, donde tiene espacio de almacenamiento ilimitado. Cuando llega la temporada de impuestos, tiene todo lo que necesita a su alcance.
Si comienza a necesitar más de 10 escaneos por mes, puede actualizar al plan del Equipo, que veremos a continuación.
Descargar: Expensify para iOS | Android (gratis)
Para personas con recibos en papel y electrónicos: Recibos por onda
Los recibos de Wave, como Expensify, extraen la información relevante de sus escaneos de recibos, lo cual es excelente para el seguimiento de gastos. Pero también le permite reenviar recibos de correo electrónico a una dirección de correo electrónico donde también ingresará esa información en su cuenta.
Pocas personas tienen solo recibos en papel, por lo que esta funcionalidad puede ahorrarle mucho tiempo.
Y Wave es totalmente gratuito a menos que desee procesar pagos con tarjeta de crédito o nómina (que, si no trabaja por cuenta propia o no es propietario de una empresa, probablemente no lo haga). Es difícil vencer eso.
Descargar: recibos de Wave para iOS | Android (gratis)
Para personas que registran muchas millas: MileIQ
El seguimiento de millas puede ser un dolor. Los contratistas independientes, vendedores, ejecutivos y otros profesionales pueden conducir miles de millas en un año y deben registrar todos esos viajes. MileIQ es una de las mejores aplicaciones para el seguimiento de kilometraje porque está casi completamente automatizada.
La aplicación sabe cuándo conduce y se ejecuta en segundo plano para rastrear su kilometraje. Cuando finalice su manejo, deslice hacia la derecha para viajar por negocios o lo deje para viajes personales. También puede usar sus funciones de personalización para facilitar el registro y la categorización.
Con 40 registros de unidades gratuitas por mes, muchas personas pueden usar la aplicación sin pagar. También puede pagar $ 60 por año para obtener la versión Premium, que le ofrece un seguimiento de kilometraje ilimitado. (Curiosamente, si su empresa tiene una suscripción a Office 365 Business o Business Premium, puede obtener MileIQ gratis).
Descargar: MileIQ para iOS | Android (gratis)
Para propietarios de negocios: QuickBooks
Como es una aplicación de contabilidad con todas las funciones para empresas, QuickBooks tiene sólidas funciones de seguimiento de gastos (también es el mejor software de contabilidad para autónomos). El mejor software de contabilidad Todo freelancer necesita el mejor software de contabilidad Cada Freelancer Needs Accounting es un campo minado de complejidad. costoso e incluso un crimen. Si está cansado de la contabilidad manual, pruebe un software de contabilidad. Lea más). Los gastos se clasifican fácilmente, por lo que no es necesario que los clasifique en el momento del impuesto para determinar dónde deben deducirse.
QuickBooks aprende a categorizar automáticamente las transacciones a lo largo del tiempo, ahorrándole el tiempo y el esfuerzo de ingresarlas manualmente. Incluso puede personalizar sus categorías de gastos si su contador necesita información adicional.
Las aplicaciones móviles le permiten adjuntar imágenes de recibos a transacciones sobre la marcha, y el plan de Autónomos también le permite realizar un seguimiento del millaje. No hay una versión gratuita de QuickBooks, pero puede comenzar con $ 5 por mes en el plan de Autónomos o $ 7 por mes con Simple Start.
La mayor ventaja de utilizar QuickBooks como su software de seguimiento de gastos es que le proporciona todo lo demás que necesita para llevar la contabilidad de su negocio.
Descargar: QuickBooks para iOS | Androide
Para autónomos: cosecha
Harvest es mejor conocido como herramienta de seguimiento del tiempo. La mejor aplicación de seguimiento del tiempo para Android, iOS y escritorio. La mejor aplicación de seguimiento del tiempo para Android, iOS y escritorio. Le mostramos cómo el seguimiento del tiempo puede beneficiarlo a usted o a su equipo, qué buscar para el software de seguimiento a tiempo, y la mejor aplicación multiplataforma que podríamos encontrar para el trabajo. Lea más, pero también incluye algunas características excelentes para el seguimiento de gastos. Puede tomar una foto rápida de un recibo para registrar el gasto, e incluso puede marcarlo como facturable para incluirlo en la próxima factura del cliente.
Debido a que se integra con QuickBooks, puede importar sus gastos y tenerlos listos para deducir cuando llegue la temporada de impuestos.
Puede usar Harvest gratis para hasta dos proyectos. Si desea incluir más proyectos, está buscando $ 12 por mes, que es más que muchas de las otras opciones disponibles. Una vez dicho esto, le ofrece excelentes funciones de seguimiento del tiempo e incluso le permite enviar facturas y estimaciones.
Descargar: Harvest para iOS | Android (gratis)
Comience a rastrear recibos y gastos por impuestos
Puede parecer una molestia, pero usar una aplicación para rastrear el millaje, los recibos y otros gastos le ahorrará dinero a largo plazo. Y con una gran cantidad de opciones de aplicaciones de seguimiento de gastos, no hay razón para no comenzar de inmediato.
Cuanto antes empiece, más fácil será cuando llegue el día fiscal del próximo año. Las mejores estrategias para reclamar una declaración de impuestos este año Las mejores estrategias para reclamar una declaración de impuestos este año A nadie le gusta pagar impuestos. Pero tenemos que hacerlo. Un buen software de impuestos no solo puede ayudarlo a declarar impuestos sin esfuerzo, sino también a minimizar su carga tributaria a veces. Lee mas .