Es una habilidad que pocas personas han perfeccionado; los minutos perfectos para reuniones
Es una historia familiar en un mundo imperfecto. Estás trabajando en un proyecto de importancia crítica en el trabajo. Este es un asunto interdepartamental, con toda la dolorosa política interdepartamental que viene con eso. A medida que el plazo se acerca al final del proyecto, usted programa una reunión con sus colegas. Después de establecer una agenda para la reunión Crear fácilmente Agendas de reuniones Usar las expectativas de la reunión [iPad] Crear fácilmente Agendas de reuniones Usar las expectativas de la reunión [iPad] Aunque ninguno de nosotros espera asistir a las reuniones, afortunadamente hay varias aplicaciones en línea y móviles útiles, tales como AgreeDo, que facilita la tarea de planificar reuniones. Comienzan todas las reuniones exitosas ... Leer más y dos horas de tediosa discusión, terminan con un cronograma y un plan de acción acordados.
Y luego el cronograma acordado no se cumple y el plan de acción acordado no se ejecuta. Llamas enojado a tus colegas: "¿Qué demonios está pasando allí? Esto no es lo que acordamos ". Están convencidos de que están haciendo lo que prometieron. Están convencidos de que eres tú el que está equivocado. Y lamentablemente, no hay nada para disputar su versión de los eventos. No tomaste ningún minuto.
Lamentablemente, es una de las habilidades más vitales necesarias para el lugar de trabajo moderno. Permiten crear un registro establecido de eventos acordados por todas las partes, lo que le ahorra dolores de cabeza más adelante. Así es como toma minutos efectivos en una reunión.
No tome minutos
Suena contra-intuitivo, ¿verdad? Este es un artículo sobre cómo tomar minutos efectivos, ¿y estoy diciendo que no debes tomarlos? ¿Qué locura es esto?
Es muy difícil hacer dos cosas al mismo tiempo. Si intenta realizar un seguimiento de una conversación mientras toma minutos, es probable que haga un mal trabajo de al menos una de esas cosas. ¿Y recuerdas cómo dije que se supone que los minutos son una representación precisa de los eventos? Son realmente algo que no debes estropear.
Cuando vaya a una reunión, debe invitar a alguien que no participará en la conversación y pedirle que tome unos minutos. Eso te deja concentrado en la conversación y puedes estar seguro de que la reunión destaca Colaborar y editar notas de la reunión en tiempo real usando Sync.in Colaborar y editar notas de la reunión en tiempo real usando Sync.in Siempre que necesites trabajar con un equipo en línea, o incluso si solo tiene que colaborar con otros colegas que pueden trabajar en otras ubicaciones remotas, la capacidad de tener algo visual para mirar ... Leer más será de buena calidad. Si participas en una reunión en línea (tal vez usando WebEx o Google Hangouts), ¿por qué no disparas los archivos de audio de Audacity Record con Audacity Read More y grabas la conversación para futuras referencias?
Recuerda los 5 W
Piensa en una de tus clases de inglés en la escuela primaria. Probablemente escribiste una historia en algún momento, y te enseñaron las "5 W". Para actualizar su memoria, son "quién", "qué", "cuándo", "por qué" y "dónde".
Cuando piensas en eso, esos son los minutos. Están creando una narración sobre algo que sucedió, o algo que sucederá. Y al igual que lo haría al redactar un informe o un artículo, debe agregar detalles.
Entonces, donde podrías tener algo como esto.
Actualiza WordPress a 3.7
Podrías tener algo así como
Ben Smith actualizará WordPress a 3.7 la próxima semana para obtener parches de seguridad.
Mucho más significativo, ¿sí?
... Pero no llegues demasiado lejos.
A nadie le importa que Ben Smith solo esté actualizando WordPress 3.7 la próxima semana porque esta semana está de vacaciones en Barbados con su esposa y sus dos hijos, pero su mascota Chihuahua Gee-Fee se queda en las perreras locales mientras están fuera. ¿Por qué lo pondrías en tus notas?
Sí, es importante tomar nota de todos los detalles importantes. Ser explícito es muy importante. Dicho esto, no lleves demasiado lejos cuando estás grabando datos que no benefician a nadie.
De acuerdo en las minutas
Entonces, tienes una reunión de tres horas. Cuando termine, quedarse en la sala de conferencias probablemente sea bastante bajo en la lista de cosas que le gustaría hacer. Estás cansado. Estas sediento. La gente se va de la oficina y se va a casa a las camas calientes y al America's Got Talent.
¿Saliste? ¡No! Si ha escrito sus minutos a mano, vaya y tipea laboriosamente. Una vez que los tiene en un formato que es vagamente útil, los envía por correo electrónico a cada asistente. Les pides que reconozcan que han leído los minutos y que están contentos con el contenido.
Eso aclara el papel que cada persona debe desempeñar, así como sus responsabilidades, y si alguien tiene un desacuerdo con el registro oficial de eventos, puede corregirlo. Una reunión de colaboración Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipo Los equipos pequeños no necesitan costosas aplicaciones empresariales para colaborar. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis. Leer más resulta mejor por esto.
Aprenda taquigrafía
Dependiendo de a quién le pregunte, la taquigrafía es una excelente manera de escribir cosas rápidamente, o es una forma de encriptación que es resistente incluso a los ojos curiosos de la NSA. Independientemente de lo que sientas al respecto, es una habilidad útil para tener en tu arsenal de toma de notas.
Si bien es bastante intimidante mirar, la taquigrafía no es muy difícil de asimilar. Reemplaza construcciones de escritura comunes con símbolos y abreviaturas, lo que le permite escribir cientos de palabras por minuto. Esto es lo que Kim Fletcher, presidente del Consejo Nacional para la Formación de Periodistas tiene que decir al respecto.
Si tiene una nota abreviada, puede encontrar la cita muy rápidamente. Entras con una grabadora o una grabadora digital, y si has pasado una hora allí con tu grabadora tienes que pasar una hora de cinta, eso lleva bastante tiempo.
Hay muchos sistemas para escribir taquigrafía, con los sistemas alfabéticos (AlphaHand, etc.) entre los más rápidos, mientras que Gregg Pre-Anniversary, Gregg Anniversary hace que los minutos funcionen: Cómo tomar notas efectivas durante una reunión Haga que los minutos funcionen: cómo Tome notas efectivas durante una reunión Es una habilidad que pocas personas han perfeccionado; los minutos perfectos para reuniones El registro de eventos te ahorra dolores de cabeza más adelante en la línea. Así es como toma minutos efectivos en una reunión. Lea más, y New Era Pitman es el más rápido del grupo. ¡Juega con algunos y encuentra uno que te guste! Descubrí que este sitio es increíblemente útil para analizar las diferencias entre cada una de las muchas metodologías disponibles.
Estructura tus notas
Cuando toma notas, ¿garabatea un flujo de trabajo, o completa Buzzfeed y lo pone en una lista? La eficacia de sus notas depende completamente de la forma en que estructura la información que registra.
¿Estás grabando pasos o tomando notas de las acciones que las personas harán en el futuro? Las viñetas pueden ser útiles aquí. ¿Estás haciendo registros detallados sobre un evento que tuvo lugar anteriormente? Es posible que desee utilizar un estilo que sea más de carácter porcentual.
¿Te sientes arty? Otra técnica que puede serle útil es la toma de notas visuales. Aquí, agrega contexto al texto agregando color, gráficos e imágenes. Al agregar ilustraciones, puede agregar información adicional sin hacer que sus notas sean demasiado pesadas.
Finalmente, te alegrará saber que hay algunas herramientas que hacen que estructurar tus notas sea un juego de niños. Microsoft tiene un montón de plantillas de Microsoft Word para tomar minutos en una reunión. Estos no se verían fuera de lugar en un lugar de trabajo mal ventilado, de "camisa y corbata", pero todavía tienen algunas salpicaduras de color. También me he acostumbrado a usar SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote ya está disponible para Mac. Move Over TextEdit, Simplenote ya está disponible para Mac. Si solo quieres abrir una herramienta de escritura y empezar a escribir sin muchas campanas y silbatos, Simplenote puede ser justo lo que estás buscando. Lea más acerca de mis minutos, debido a su estética limpia y sus copias de seguridad en la nube integradas.
Conclusión
Tomar minutos es súper simple, y es una habilidad estratégica para llevar a cabo reuniones efectivas que todos nosotros deberíamos dominar. ¿Tiene algún consejo útil para tomar notas en las reuniones? ¡Déjame saber abajo en los comentarios!
Crédito de la imagen: Mark Jensen John Benson dpstyles