En la era digital, ¿quién tiene tiempo para firmas de papel? Tal vez sea una pequeña empresa que desea conservar todos sus documentos digitalmente o un profesional independiente que lucha contra la productividad. En cualquier caso, las firmas electrónicas son mucho más fáciles que hacer un seguimiento de las copias impresas.
Deja de intentar hacer un seguimiento de todo a mano y deja que las aplicaciones hagan el trabajo en su lugar. Conozca eversign, el único servicio que necesita para administrar todas sus firmas.
Configurando Eversign
Dirígete a la página de registro de eversign para comenzar. Ingrese su dirección de correo electrónico y una contraseña, luego complete información básica como su nombre y dirección. Después de esto, eversign le preguntará qué plan le gustaría probar, pero haga clic en el botón Omitir ahora para probar primero el plan gratuito. Finalmente, configure su URL de vanidad usando su negocio o su propio nombre. Confirme su dirección de correo electrónico y ya está todo listo.
Su Tablero le muestra todo lo que necesita saber de un vistazo. Puede ver cuántos documentos están esperando en una firma, cuántos artículos ha enviado este mes y qué ha sucedido recientemente con su cuenta. Es una buena idea obtener su firma correctamente antes de comenzar a enviar documentos, por lo tanto, haga clic en el campo Mi firma para echar un vistazo.
Ya verá una firma predeterminada y un conjunto inicial. Haga clic en Agregar nuevo en la esquina superior derecha para agregar uno nuevo. Aquí puede elegir entre tres opciones para su firma e iniciales. Cualquiera que elija, está reconociendo que es una representación legal de su firma:
- Escriba su nombre y seleccione una fuente con estilo de letra para representarlo.
- Dibuje su firma con el mouse o la pantalla táctil, si tiene uno.
- Suba una foto de su firma.
Para completar su configuración, también debe cambiar algunas opciones haciendo clic en su nombre de usuario en la esquina superior izquierda del sitio. Luego, elija Configuración de usuario y puede cambiar los formatos de fecha / hora y establecer su zona horaria. También puede decidir si desea recibir notificaciones cuando las personas abren documentos y un resumen diario de sus documentos pendientes.
Crear y enviar documentos
Una vez que haya completado la configuración inicial, querrá crear algunos documentos. El plan gratuito no puede usar ninguna plantilla, por lo que deberá crear un nuevo documento cada vez. Haga clic en Documentos en la barra lateral izquierda, luego en Nuevo documento en la esquina superior derecha para agregar su primera.
Eversign se conecta perfectamente con servicios como Dropbox, Google Drive y Evernote, permitiéndole importar documentos si ya los tiene listos. De lo contrario, escriba su formulario en Microsoft Word o Pages y súbalo aquí.
En la parte superior de la pantalla, seleccione si este documento debe firmar solo usted, usted y otras personas, o solo otras personas. Luego ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico de cada parte. Puede especificar si estas personas necesitan firmar o si simplemente están recibiendo una copia como referencia. Si lo desea, también puede elegir en qué orden deben firmar el contrato los destinatarios. Finalmente, para mayor seguridad, puede establecer un PIN para que nadie pueda abrirlo a menos que conozcan el código.
Establezca un título y un mensaje para el documento, luego haga clic en el botón Preparar . En el lado derecho, puede arrastrar y soltar muchos campos para que el destinatario los llene. Coloque espacios para firmas, fecha de firma, nombre de la empresa y otras opciones similares donde lo desee. Cuando hayas terminado, haz clic en Enviar en la esquina superior derecha. También puede hacer clic en Guardar borrador y regresar a él más tarde.
Su destinatario recibirá un correo electrónico solicitándole que firme el documento. Cuando hacen clic en el botón Firmar ahora en el correo electrónico, pueden leer el formulario y completar las áreas resaltadas con la información que solicitó. Cada vez que hacen clic en el campo solicitando su firma, pueden elegir entre las mismas opciones detalladas anteriormente. Una vez hecho esto, hacen clic en Finalizar y recibirás una alerta de que han firmado el formulario. Los firmantes también pueden descargar un PDF o imprimirlo si lo desean, junto con declinarlo si rechazan el contrato.
Después de unos minutos, la firma del documento finaliza. Puede revisar el formulario final en cualquier momento desde la pestaña Documentos, y el firmante recibe un correo electrónico con un enlace al documento para sus registros. Cualquiera de las partes puede descargar una copia en PDF si es necesario.
Agregar contactos
Lo más probable es que envíe formularios a la misma gente muchas veces. Para ahorrar tiempo, puede agregar personas como contactos para que no tenga que ingresar su información cada vez. Haga clic en la pestaña Contactos a la izquierda para agregar una nueva. Si ya ha enviado algunos formularios, verá que se agregaron automáticamente aquí. Presione el botón Nuevo contacto en la esquina superior derecha para crear uno.
La información que ingresa aquí es simple. Solo un nombre y una dirección de correo electrónico son obligatorios, pero puede completar la dirección, el número de teléfono, el nombre de la empresa y las notas del cliente si es necesario. Haga clic en Guardar cuando haya terminado para agregarlos a su libreta de direcciones.
Desde la pestaña principal de Contactos, puede archivar clientes que ya no necesita. También puede crear rápidamente un nuevo formulario para un cliente o ver todos los documentos que les envió en el pasado.
Configuración de negocios
Haga clic en la pestaña Configuración de negocio en la barra lateral izquierda para personalizar algunas opciones predeterminadas de eversign.
- En Configuración general, puede desactivar el requisito que todos los firmantes deben firmar para completar un documento. También puede cambiar la pestaña predeterminada en la página Documento y ajustar la configuración de la hora.
- Las Preferencias de firma contienen opciones como evitar que los firmantes vean archivos adjuntos que otros firmantes agregaron. También puede desactivar las firmas dibujadas o cargadas si prefiere que los clientes las escriban. Esta pestaña también le permite exigir a los firmantes que agreguen una razón cuando rechazan firmar un formulario. Si tiene una preocupación comercial única, puede agregar una exención de responsabilidad personalizada que los firmantes verán antes de acceder a los documentos que los envían.
- Preferencias de entrega le permite cambiar si eversign envía copias en PDF a los firmantes y si desea notificaciones cuando se abren por primera vez los documentos.
- En Expiración y Recordatorios, puede modificar cuánto tiempo permanecen los documentos antes de que caduquen y cuánto tiempo tienen que firmar los destinatarios. Si lo desea, también puede cambiar la configuración automática de recordatorio que envía eversign.
- El branding le permite configurar el logotipo de su icono de negocio y cambiar los colores en la aplicación.
Funciones de pago
El plan gratuito lo limita a cinco documentos por mes y no le permite crear ninguna plantilla. También le impide agregar a cualquier miembro del equipo que también pueda trabajar con su cuenta. Si necesita más de eversign, consulte los planes pagados. El plan básico de $ 9.99 / mes le permite enviar documentos ilimitados, crear tres plantillas, agregar integraciones avanzadas y obtener soporte dedicado cuando tiene un problema.
Si eres un desarrollador, puedes acceder a la API de eversign para automatizar el servicio. Sin embargo, tendrá que registrarse para obtener una cuenta paga para usar más de tres solicitudes de API por mes.
La solución Total eSignature
Hicimos un recorrido por eversign y descubrimos que es una herramienta personalizable pero fácil de usar. En minutos, puede crear una cuenta, cargar un documento y enviarlo a sus clientes. Usted y sus firmantes pueden acceder a documentos desde cualquier computadora o teléfono inteligente. Sus firmas electrónicas son legalmente vinculantes y exigibles en los tribunales de los Estados Unidos y Europa. Y está todo protegido con la configuración de seguridad estándar de la industria.
Si usted es un profesional independiente y solo envía unos pocos formularios al mes, puede obtener todas las características principales de eversign gratis, y los planes pagos son asequibles. Es la forma más fácil de lidiar con la molestia de las firmas y olvidarse de todo el papeleo, y se lo recomendaríamos a cualquiera que busque una herramienta poderosa para este trabajo que también sea atractivo.
¿Has probado eversign? ¡Háganos saber lo que piensa de él en los comentarios!