Utilice la regla de gestión del tiempo 80/20 para priorizar sus tareas

¿Cómo maximizas tu tiempo? Si ya priorizas, delega y aún luchas por hacer todo, debes probar la regla 80/20, también conocida como Principio de Pareto.

¿Cómo maximizas tu tiempo?  Si ya priorizas, delega y aún luchas por hacer todo, debes probar la regla 80/20, también conocida como Principio de Pareto.
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¿Cómo maximizas tu tiempo? ¿Usas aplicaciones de gestión del tiempo? ¿Planifica con anticipación y se mantiene al tanto de su agenda? ¿O priorizas tus tareas? Si ha probado estas cosas y aún tiene problemas para hacer un uso efectivo de su tiempo, tal vez necesite un cambio.

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La regla 80/20 es otra opción para la administración del tiempo y, con pequeños ajustes, podría ser la solución ideal.

¿Qué es exactamente la regla 80/20?

La regla 80/20 también se conoce como el Principio de Pareto. El concepto se originó con el economista italiano Vilfredo Pareto. Se dio cuenta de que el 80 por ciento de la tierra del país era propiedad de solo el 20 por ciento de la población. Esto llevó a Pareto a examinar este desequilibrio aún más y cómo se relacionó con otras áreas.

Años después, un consultor llamado Joseph Juran aplicó este concepto a los negocios y lo apodó el Principio de Pareto. De The Economist en línea:

Juran extendió el principio al control de calidad, declarando, por ejemplo, que la mayoría de los defectos en la producción son el resultado de un pequeño porcentaje de las causas de todos los defectos, lo que describió como "los pocos vitales y los muchos triviales".

Según Investopedia, esto significa que:

  • El 80 por ciento del volumen de ventas proviene de 20 de los productos en la línea de productos.
  • El 80 por ciento de los ingresos de una compañía proviene del 20 por ciento de sus clientes.
  • El 80 por ciento de la producción de una compañía proviene del 20 por ciento de sus empleados.

La administración del tiempo es el uso más común para el principio de Pareto, ya que la mayoría de las personas tienden a distribuir escasamente su tiempo en lugar de centrarse en las tareas más importantes.

Con todo esto en mente, relacionar el principio con la administración del tiempo significa que el 80 por ciento de su producción podría provenir de solo el 20 por ciento de su tiempo. Ahora la pregunta es, ¿cómo lo logras? Aquí hay cuatro cosas que puedes hacer.

Evaluar con frecuencia sus tareas

Si el 80 por ciento de los resultados proviene del 20 por ciento del esfuerzo, entonces es lógico pensar que el 80 por ciento del impacto provendrá del 20 por ciento de sus tareas. Así que identifique el 20 por ciento de sus tareas que rendirá el 80 por ciento de los resultados que busca.

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Crédito de la imagen: Astephan a través de Shutterstock

Al revisar sus tareas, hágase estas preguntas:

  • ¿Están todas las tareas de mi lista etiquetadas como urgentes?
  • ¿Están las tareas en mi lista dentro de mi ámbito o pertenecen a otra parte?
  • ¿Estoy pasando demasiado tiempo en ciertos tipos de tareas?
  • ¿Hay tareas que debo delegar Delegación: A debe tener habilidad de liderazgo para reducir su carga de trabajo Delegación: A debe tener habilidad de liderazgo para reducir su carga de trabajo Una vez que tenga un rol de liderazgo, tendrá que aprender a delegar el trabajo. Le enseñamos los cinco W de delegación: el Quién, Qué, Cuándo, Dónde y Por qué. Lee mas ?
  • ¿Son todas estas tareas realmente necesarias para el resultado general?

Evaluar continuamente tus metas

Sus metas y tareas pueden estar entrelazadas, pero no siempre. Algunos podrían estar completamente separados. Así que piense en sus objetivos y las actividades necesarias para lograrlos. Recuerde que el 80 por ciento de esos objetivos se logrará con solo el 20 por ciento de las actividades necesarias.

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Crédito de la imagen: AzriSuratmin a través de Shutterstock

Aquí nuevamente, haga un inventario y vea qué 20 por ciento de las actividades lo acerca más a la mayoría de sus objetivos. Vea estos ejemplos y vea si puede relacionarse:

  • Si trabajo hasta tarde hoy (20 por ciento de actividad), puedo terminar el artículo en mi lista de tareas, hacer feliz al jefe, y despegar mañana (80 por ciento de los objetivos).
  • Si hago una ensalada para comer en mi escritorio para el almuerzo de hoy (20 por ciento de actividad), puedo trabajar en esa tarea, superar la fecha límite, Y acercarme a mi objetivo de pérdida de peso (80 por ciento de los objetivos).
  • Si programo reuniones regulares (20 por ciento de actividad), puedo aumentar la comunicación del equipo, tener un proyecto más exitoso, Y ser un mejor líder (metas del 80 por ciento).

Determine su hora de máxima audiencia

Todos tienen momentos específicos durante el día en que son más productivos. Puede hacer su mejor trabajo entre las 9 AM y las 11 AM. O puede hacer más cosas entre las 3 PM y las 5 PM. ¿Cuándo te sientes más enérgico, centrado y productivo?

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Crédito de la imagen: Dean Drobot a través de Shutterstock

Determine cuándo es su mejor momento Descubra las horas más productivas con este método simple Descubra sus horas más productivas con este sencillo método Cree su día de trabajo perfecto en torno a sus niveles de energía. Esta simple hoja de cálculo de Excel y unos pocos segundos de trabajo cada día podrían ayudarlo a cambiar sus hábitos y hacer más cosas. Lea más y utilícelo para abordar el 20 por ciento de las tareas y objetivos que ha identificado. Esto asegurará que pase su tiempo más productivo del día en las tareas y actividades necesarias para obtener los mejores resultados.

Identificar y eliminar las distracciones

Ya sea que viaje a la oficina todos los días o trabaje desde su casa, las distracciones están en todas partes. Esas desagradables y pequeñas interrupciones pueden causar pérdida de enfoque, tareas retrasadas y una reducción general en su productividad. Estas 10 distracciones están aplastando su productividad. Estas 10 distracciones están aplastando su productividad ¡Nadie puede escapar a las distracciones de la fatalidad! Lee mas .

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Crédito de la imagen: Argus a través de Shutterstock

Usando el concepto de regla 80/20, FreshBooks conjetura:

El 80 por ciento de tus distracciones proviene del 20 por ciento de las fuentes.

Para asumir esas distracciones y eliminarlas, primero debe identificarlas. Tu lista puede verse más o menos así:

  • Ráfagas de correos electrónicos
  • Llamadas telefónicas entrantes
  • Visitantes no planeados
  • Sed o hambre
  • Notificaciones de redes sociales

Después de tener su lista de distracciones, revísela y vea cuáles le interrumpen más. Es probable que descubras que solo dos o tres (20 por ciento) son la mayor parte (80 por ciento) del problema. Luego, incorpore formas de eliminar esas interrupciones. Aquí hay algunas sugerencias:

  • Bloquee las horas específicas para trabajar en los correos electrónicos.
  • Deja que las llamadas no urgentes vayan al correo de voz.
  • Cierra la puerta de tu oficina.
  • Tenga a mano una bebida y un refrigerio.
  • Manténgase alejado de las redes sociales durante el trabajo.

¿Has probado la regla 80/20?

El Principio de Pareto puede traer éxito en ciertas industrias y usos, pero ¿puede funcionar para usted? Si ha probado la regla 80/20 4 maneras de eliminar el estrés de la productividad 4 maneras de eliminar el estrés de la productividad Con unos pocos cambios bien orientados, puede aumentar su productividad a pasos agigantados. Aplique estos métodos simples a su vida y el resultado es lo que esperaría: mejor trabajo con menos esfuerzo. Lea más con mucho éxito, ¿continúa usándolo? Por el contrario, si le das una oportunidad a este concepto con resultados negativos, ¿sabes lo que salió mal?

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