Usa el método de gestión del proyecto de cascada para organizar tu vida

Las listas de tareas pendientes son terribles para planificar cuándo hacer las cosas. Le mostraremos cómo el enfoque de gestión de proyectos de Waterfall puede mantener sus proyectos en buen camino.

Las listas de tareas pendientes son terribles para planificar cuándo hacer las cosas.  Le mostraremos cómo el enfoque de gestión de proyectos de Waterfall puede mantener sus proyectos en buen camino.
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Las herramientas que normalmente utilizamos para gestionar proyectos personales tienen una desventaja importante. Listas de tareas Lista de tareas Lista de tareas: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Lista de tareas Showdown de la aplicación: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Algunas aplicaciones de la lista de tareas se destacan por encima del resto. ¿Pero cómo se comparan y cuál es el mejor para usted? Te ayudaremos a averiguarlo. Leer más y sus variaciones (como tablas Kanban Cómo administrar tareas usando técnicas Kanban japonesas Cómo administrar tareas usando técnicas Kanban japonesas Kanban es una receta japonesa para hacer las cosas. Es una técnica de organización desarrollada originalmente para la línea de producción de Toyota. Le mostramos cómo puede implementarlo para usted o en su equipo. Lea más) están bien para rastrear qué se debe hacer y (tal vez) quién debería hacerlo. Pero no son tan buenos para planear el cuándo . Este es el dominio de las herramientas orientadas a los negocios, como el enfoque de gestión de proyectos Waterfall.

Una de las razones principales por las que las empresas usan un conjunto de herramientas y procesos para administrar sus proyectos es por la rentabilidad. Una vez que la administración decida que un proyecto en particular agregará valor al negocio, hay un costo por cada hora que el proyecto no finaliza. Sin embargo, como individuos, es muy fácil dejar que los proyectos personales se deslicen. Estamos enfermos, o muy cansados, o el trabajo está demasiado ocupado, o hay demasiados videos de gatos en Internet. Parte de la disciplina de la gestión de proyectos no es solo llevar los proyectos a su finalización, sino también configurarlos inicialmente para que finalicen en un marco de tiempo aceptable .

En este artículo, veremos cómo puede usar las herramientas comerciales para mantenerse al día y realizar sus proyectos.

Principios de gestión del proyecto de cascada

Hay un par de aspectos importantes de la gestión de proyectos que deberá aprender:

Estructuras de desglose de trabajo

Dado un objetivo final deseado, el primer paso en la mayoría de los proyectos es dividir esa meta en tareas alcanzables. Por ejemplo, si está buscando hacer girar un blog de WordPress, su alto nivel puede incluir escribir algún contenido, diseñar un logotipo y la instalación / implementación de WordPress en su servidor. La creación de una estructura de desglose de trabajo (WBS, por sus siglas en inglés ) implica dividirlos y subdividirlos hasta que se quedan con tareas que son fáciles de observar, comprender y ejecutar.

La WBS real para este proyecto simple podría verse así:

  1. Crear contenido
    1. Lluvia de ideas sobre algunas ideas de publicaciones
    2. Escribir contenido para publicaciones (tareas separadas para las publicaciones 1-6)
    3. Edita / prueba todas las publicaciones
  2. Creativo
    1. Diseño visual (elija una paleta de colores, etc.)
    2. Contacto logo artistas
    3. Seleccionar diseñador
    4. Borrador del logotipo
  3. Instalación e Implementación
    1. Instalar WordPress
    2. Instalar / configurar tema y complementos
    3. Subir logo
    4. Crear publicaciones
    5. Cambiar la configuración de DNS

Mientras más pequeñas sean las tareas, mejor. Por ejemplo, los elementos de "escribir contenido para publicaciones" podrían dividirse aún más uno por publicación. Hacerlos más pequeños no solo te permite ver el progreso más rápido. También proporciona flexibilidad al mezclarlos para cumplir con una fecha objetivo. También debe tener un concepto de lo que debe completarse antes de que pueda comenzar algo más. 6 Consejos de administración de proyectos que puede usar para organizar su vida. 6 Consejos de administración de proyectos que puede usar para organizar su vida. La gestión de proyectos es la profesión de hacer las cosas. Nuestros consejos te ayudarán a aplicar la perspectiva, las habilidades y las herramientas de un gerente de proyecto para organizar tu propia vida. Leer más, conocidos como predecesores o dependencias .

Por ejemplo, su diseñador no puede producir el borrador de su logotipo hasta después de haberlo seleccionado. Entonces, el contorno de su proyecto ahora se ve así:

  1. Crear contenido
    1. Lluvia de ideas sobre algunas ideas de publicaciones
    2. Escribir contenido para las publicaciones 1-3 (depende de 1a)
    3. Edite / pruebe todas las publicaciones (depende de 1b)
  2. Creativo
    1. Diseño visual
    2. Póngase en contacto con los artistas del logotipo (depende de 2a)
    3. Seleccionar diseñador (depende de 2b)
    4. Borrador del logotipo (depende de 2c)
  3. Instalación e Implementación
    1. Instalar WordPress
    2. Instalar / configurar tema y complementos (depende de 3a)
    3. Crear publicaciones (depende de 1d y 2a)
    4. Cargar logotipo (depende de 2e y 3b)
    5. Cambiar la configuración de DNS (depende de 1, 2, 3b, 3c y 3d)

Administracion de recursos

Ahora que sabes lo que hay que hacer, debes averiguar quién lo hará y cuándo. Para asignarle una tarea a alguien, primero deberá asegurarse de que pueda hacerlo (p. Ej., No asigne 3.5 a su diseñador gráfico). Pero también necesita saber cuánto están disponibles en general, así como cuándo. Esto se llama gestión de recursos . Comienza con la comprensión de cuántas horas al día hay alguien disponible y luego rastrea esa disponibilidad en función del trabajo que asigne.

Por ejemplo, puede tener un trabajo diario. En sus 9 a 5, está disponible probablemente ocho horas al día. Pero para tus proyectos personales, puedes bloquear una o dos horas. Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor tiempo de enfoque Bloqueo: el arma secreta para un mejor enfoque ¿Estás buscando una forma más eficiente de organizar tus días de trabajo? Prueba Time Blocking. Esta táctica de administración del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, la procrastinación y la multitarea improductiva. Lea más por la noche. Esto significa que tiene una capacidad semanal de: (2 * 5) = 10 horas a la semana (continúe, quítese los fines de semana ... lo merece). Esto significa que una tarea determinada que una persona que trabaja a tiempo completo podría completar en un día le tomará cuatro días hábiles. Calcular las cosas de acuerdo con la capacidad le indicará cuánto tiempo demorarán realmente sus proyectos.

Programación y planificación (optimizada)

Estamos llamando a esto "Planificación optimizada", porque la creación de la WBS también está planeando. Pero lo que puede encontrar es que hará el plan inicial para el "mejor de los casos". Habrá una y solo una tarea en marcha en un momento dado (fácil de administrar), y todas caerán ordenadamente una tras otra. Pero esto rara vez es cómo funcionan los proyectos en la práctica. Durante esta fase, ajustará la estructura y las asignaciones en el proyecto en función de:

  • Restricciones duras en tareas particulares (es decir, no puede comenzar antes de una fecha determinada)
  • Tareas que pueden suceder en paralelo (una persona hace A, otra persona B)
  • Tareas en las que dos personas pueden trabajar a la vez (dos personas trabajan en A)

Lo que probablemente encuentre es que algunas partes del proyecto crecen en duración, y buscará maneras de acortar otras. Ahora que tiene una idea de lo que debería incluir en su plan de proyecto, echemos un vistazo a cómo hacerlo realmente.

Gestionando proyectos personales de cascada con ProjectLibre

Antes del paso a paso, una palabra rápida en defensa de las herramientas de gestión de proyectos. He escuchado algo como lo siguiente muchas veces, al sugerir o encargar a alguien que aprenda una de estas aplicaciones:

  • "Solo necesito una lista".
  • "Los diagramas de Gantt tardan demasiado".
  • "¿Proyecto MS? ¡Estoy fuera!"

Hay una razón por la que los diagramas de Gantt (que existen desde hace más de un siglo) todavía están en uso hoy en día, y por qué son tan populares en la gestión de proyectos de Waterfall. Son la mejor vista única para visualizar su línea de tiempo, su estado y las asignaciones de tareas individuales, especialmente si está utilizando la administración de proyectos de Waterfall.

gestión de proyectos de cascada

Los calendarios no le dan una vista única de su proyecto. Las listas lineales de tareas rara vez tienen en cuenta las dependencias, y ninguna otra herramienta ayuda a actualizar automáticamente las fechas de inicio y finalización, como las aplicaciones basadas en Gantt.

Lo que muchas personas se equivocan acerca de estas aplicaciones es cómo las usan. Pero le mostraremos cómo hacer las cosas de la manera más fácil. Usaremos ProjectLibre para nuestro proyecto de ejemplo del modelo Waterfall, aunque los pasos deberían funcionar de manera casi idéntica en cualquier cosa que proporcione un diagrama interactivo de Gantt ¿Necesita una plantilla Gantt Chart para Excel o PowerPoint? Aquí hay 10 opciones únicas ¿Necesita una plantilla de diagrama de Gantt para Excel o PowerPoint? Aquí hay 10 opciones únicas No necesita Microsoft Project para seguir el progreso. Estas plantillas de diagramas de Gantt para Excel y PowerPoint le ayudarán a administrar su proyecto igual de bien. Lea más (escritorio, móvil, web, incluso archivos de Excel).

Instalar ProjectLibre es tan simple como descargar la última versión (1.7 al momento de escribir) y ejecutar el instalador EXE (Windows), arrastrar el DMG a su carpeta de Aplicaciones (Mac) o instalar el paquete RPM o DEB a través de su método preferido ( Linux).

gestión de proyectos de cascada

Una vez que esté instalado, desactive ProjectLibre y seleccione la opción Crear proyecto . Le dará un cuadro de diálogo para ingresar información preliminar, como nombre y fecha de inicio.

gestión de proyectos de cascada

Paso 1: Crea tu WBS

El primer paso es crear tu WBS. Comience a anotar todas las tareas que conoce en cualquier lugar: mensaje de correo electrónico, archivo de texto plano, documento del procesador de textos, OneNote. Lo que sea que te sientas cómodo con una lluvia de ideas está bien. Ahora, abra ProjectLibre en la vista de Gantt y pegue el texto en las celdas de la izquierda que se asemejan a una hoja de cálculo.

gestión de proyectos de cascada

El primer error de muchas personas es usar estas aplicaciones de forma puntual y hacer clic. No lo hagas Trate el lado izquierdo de la pantalla exactamente como las hojas de cálculo y use los atajos de teclado 35 Todos los días Accesos directos de teclado de Microsoft Excel para Windows y Mac 35 Todos los días Accesos directos de teclado de Microsoft Excel para Windows y Mac ¡Los atajos de teclado pueden ahorrarle mucho tiempo! Utilice estos accesos directos de Microsoft Excel para acelerar el trabajo con hojas de cálculo en Windows y Mac. Leer más: botones de flecha para moverse, F2 para editar, y Enter para confirmar.

Las únicas cosas adicionales que necesitará saber son las teclas para sangrar ( Ctrl +. ( Punto ) para ProjectLibre, aunque es una pestaña en MS Project) y para desdoblar ( Ctrl +, (coma) en ProjectLibre, Shift + Tab en Proyecto) Tareas. Esta parte funciona como un esquema en Word. Le permite crear rápidamente varias fases y tareas (que son entradas de nivel inferior) en su plan.

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A continuación, ingrese sus predecesores (es decir, A debe finalizar antes de que B pueda comenzar). Aquí de nuevo, use las teclas de flecha y Enter / Tab para ingresar rápidamente. Finalmente, agregue Trabajo, o la cantidad de tiempo que cree que tomará cada artículo.

Notarás que suceden dos cosas cuando comienzas a ajustar el WBS. En primer lugar, las líneas que se convierten en elementos "principales" se convierten a fases, lo que significa que finalizan cuando se completan todas sus tareas secundarias. En segundo lugar, al agregar predecesores, notará que las fechas de inicio y finalización se ajustan automáticamente. Si bien puede parecer una gran empresa, mire lo siguiente para ver un ejemplo de lo rápido y fácil que puede ser. (El tiempo para crear este plan fue de poco más de tres minutos. La única parte que no se muestra a continuación fue escribir en las tareas anteriores).

Paso 2: registrar recursos y asignar tareas

Aunque ingresó Trabajo para cada tarea, notará que sus Duraciones muestran algo así como "¿25 días?", Incluido el signo de interrogación.

gestión de proyectos de cascada

Esto se debe a que la aplicación supone que cada uno se realizará dentro de un día de ocho horas. Pero esto puede verse afectado por otros factores, incluida la capacidad de los recursos. Tu capacidad

gestión de proyectos de cascada

Para este proyecto, asumo que estaré disponible por un par de horas al día. Con base en un día de ocho horas, esto equivale al 25 por ciento de capacidad (si estuviera disponible a tiempo completo, esto sería el 100 por ciento). Cuando ingreso mi nombre como el recurso para cada tarea, agregaré "[25%]" después de él, que es la notación de ProjectLibre para la capacidad. Mire en el breve video de abajo lo que sucede con la columna "Duración" cuando me asigno estas tareas. Teniendo en cuenta mi capacidad, ProjectLibre ha multiplicado por cuatro la duración de cada tarea.

Ahora puedo ver que, aunque el proyecto tiene poco más de 80 horas, en realidad tomará alrededor de cinco semanas completarlo.

Esta es una de las ventajas de la metodología Waterfall: te muestra líneas de tiempo más realistas.

gestión de proyectos de cascada

¡Pero no te preocupes! Hay algunos ajustes que podemos hacer para marcar esa fecha.

Paso 3: ajusta la línea de tiempo para una vista realista

Una vez que haya ingresado todos sus recursos, tendrá la oportunidad de dar un paso atrás y examinar su plan. Por ejemplo, puede ver que las tareas de Diseño Visual y Borrador de Logotipo no están asignadas a mí. Esto se debe a que soy un artista terrible, y si tratara de hacerlo yo mismo, no estaría bien. Pero también significa que mientras un talentoso artista estará trabajando en estas tareas, puedo trabajar en otra cosa mientras tanto.

Establecimos la versión inicial de nuestro plan de una manera estrictamente lineal: cada tarea se inició cuando terminó la anterior, y también con fases. Pero ajustemos los predecesores de manera que las fases no sean dependientes, y eliminemos las que no vamos a hacer. Observe cómo mueve las partes de la línea de tiempo.

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Ahora hemos reducido el proyecto en aproximadamente una semana. Teniendo en cuenta que estoy haciendo la mayor parte del trabajo, esto no está muy mal. Probablemente podamos hacerlo mejor moviendo primero la sección de Creative y trabajando en el contenido mientras ese logotipo está en producción.

Use la metodología Waterfall para planificar de manera realista

Con sus propios proyectos, es muy fácil simplemente sacar un calendario Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de tareas Cómo sincronizar su calendario de Google con su lista de cosas pendientes Al organizar su vida, dos herramientas son indispensables: su calendario y tu lista de tareas. Pero la mayoría de las soluciones de administración de tareas mantienen estas dos cosas separadas. Le mostraremos cómo combinarlos. Lea más, elija un par de fechas y continúe felizmente.

Uso de herramientas livianas como OneNote (cómo usar OneNote para administración de proyectos Cómo usar Microsoft OneNote para gestión de proyectos Cómo usar Microsoft OneNote para administración de proyectos OneNote es la herramienta de colaboración ideal para administrar proyectos simples en equipos pequeños. Y es completamente gratis. Vea cómo OneNote puede ayudar a sus proyectos a despegar Leer más) o Trello (cómo usar Trello para la gestión de proyectos Una guía de Trello para la vida y gestión de proyectos Una guía para Trello para la vida y gestión de proyectos Trello puede ayudarlo a organizarse. Es una herramienta gratuita para administrar cualquier tipo de proyecto. Lea esta guía para comprender su estructura básica, la navegación y cómo Trello puede serle útil. Lea más) lo acerca un poco más a la marca, ya que al menos dan cuenta de quién hace qué .

Pero realizar este ejercicio en algo como ProjectLibre te obliga a pensar en cuánto tiempo tienes para dedicarte, qué cuellos de botella existen y en qué lugares puedes necesitar ayuda. También ayuda a dividir tus proyectos en partes manejables para asegurarte de que estás progresando. Si bien puede pensar que una herramienta como ProjectLibre fue exagerada, con suerte, hemos demostrado lo fácil que puede ser.

¿Normalmente solo lo defiendes cuando se trata de tus proyectos favoritos? ¿O usa un sistema como la gestión de proyectos Waterfall? ¡Háganos saber cómo se autogestiona usted mismo en los comentarios!

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