Mejore la edición colaborativa de archivos de Office con Dropbox y Project Harmony

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Dropbox ha realizado un movimiento prometedor hacia la redacción y edición colaborativa. Cómo las herramientas de escritura colaborativas te hacen la vida más fácil. Cómo las herramientas de escritura colaborativa te hacen la vida más fácil Gracias a Internet, colaborar en un proyecto de escritura debería ser muy fácil. Si alguna vez has coproducido uno, sabes que esto puede ser difícil. No debería ser con la herramienta correcta. Lee mas . Project Harmony ofrece a los usuarios de Dropbox for Business acceso anticipado a una nueva característica de colaboración de escritorio. La nueva insignia de Dropbox indica el estado actual del archivo, evitando la creación de copias en conflicto.

Project Harmony solo está disponible para usuarios de Dropbox for Business . La insignia de Dropbox se muestra cuando los archivos se abren desde la interfaz de escritorio de Dropbox utilizando Microsoft Office 2007 y en Windows o Microsoft Office 2011 en Mac. Esta característica completa la integración de los productos de Dropbox y Office, que se anunció como parte de la nueva asociación entre Dropbox y Microsoft.

Cómo funciona la insignia de Dropbox para la colaboración

La insignia de Dropbox solo funciona si todos los miembros de un equipo de Dropbox for Business abren documentos a través de la aplicación de escritorio de Dropbox. Cuando abra un archivo, aparecerá una insignia de Dropbox con información útil. Desde aquí puede copiar un enlace compartido en su portapapeles, ver quién más está viendo el documento y ver el historial del archivo. Este último es útil para revisar los cambios realizados por los miembros del equipo desde la última vez que abrió el documento.

Al hacer clic en la insignia, se minimizará la ventana de información. Puede arrastrar la insignia en cualquier lugar a lo largo del borde izquierdo o derecho de su documento.

La insignia indicará el estado del documento.

• Insignia azul de Dropbox : usted es el único actualmente en el documento. Edita tu corazón!
• Iniciales o foto de perfil: otro miembro del equipo ha abierto el documento.
• Placa roja con icono de candado: un colaborador tiene cambios no guardados. Espere a que terminen de editar.
• Placa roja con signo de exclamación: Tanto usted como su colega tienen cambios no guardados. Evite copias en conflicto!
• Insignia azul con flecha de descarga: está viendo un archivo desactualizado. Descarga la última versión y transfiere tus ediciones.
• Insignia gris con dos archivos: ha guardado sus propios cambios en una versión separada.

La edición colaborativa en tiempo real no es parte del trato. Sin embargo, con la insignia, crear las temidas copias en conflicto se ha vuelto más difícil y eso es algo bueno.

Configuración de Dropbox para empresas para colaboración

Cualquier cuenta se puede actualizar a Dropbox for Business. El administrador del equipo puede invitar a miembros a través del Panel de administración de Dropbox for Business.

Dropbox for Business permite que los equipos de 5 o más personas compartan archivos a través de la interfaz web y de escritorio de Dropbox. Los precios comienzan en 12 € por usuario y mes, pagados por el administrador del equipo, incluido 1TB de espacio libre, recuperación de archivos ilimitada e historial de versiones, encriptación y otras características amigables para el equipo. Una prueba gratuita de 14 días está disponible.

Actualizarse o unirse a un equipo de Dropbox for Business utilizando su cuenta personal existente es un poco intrincado. Tendrá que fusionar archivos de su cuenta personal con la cuenta del equipo o puede moverlos a otra cuenta personal. Recomendamos configurar una nueva cuenta para este fin; puede conectar su cuenta personal en un segundo paso.

Para que la nueva característica funcione, deberá vincular el cliente de escritorio de Dropbox a su cuenta de Dropbox for Business. Haga clic en el icono de Dropbox en la bandeja del sistema, haga clic en la rueda dentada en la esquina superior derecha y seleccione Preferencias . En las preferencias de Dropbox, cambie a la pestaña Cuenta, en Enlace de la cuenta, haga clic en Desvincular este Dropbox ...

Ahora enlace a la nueva cuenta y elija una Ubicación separada para su carpeta de Dropbox. Puede revertir esto en cualquier momento o puede conectar su cuenta personal a su cuenta de Dropbox for Business.

Vaya a la interfaz web, haga clic en Personal en la parte superior izquierda e inicie sesión en su cuenta personal. Cuando regrese a la interfaz del escritorio, podrá cambiar entre sus cuentas de Dropbox.

Cómo habilitar la nueva característica de colaboración

Actualmente, la función solo está disponible para los usuarios de Dropbox for Business. Inicie sesión en la interfaz web de Dropbox, vaya a Cuenta y busque la pestaña Acceso anticipado. Haga clic en Inscribirse junto a Nuevas herramientas de colaboración . Esto mostrará la notificación que se muestra a continuación. Confirme haciendo clic en Obtener acceso anticipado y la función estará habilitada para todo su equipo.

El proyecto Harmony es un compromiso

Dropbox ha introducido una función que facilita la colaboración. Desafortunadamente, la edición colaborativa en tiempo real de un documento por dos o más partes sigue siendo imposible. La insignia de Dropbox simplemente evita que los usuarios accidentalmente creen copias conflictivas de un documento. Dropbox continúa rezagado frente a competidores como Google Drive u Office 365, que han estado ofreciendo colaboración en tiempo real por un tiempo.

¿Por qué querrías continuar usando Dropbox?

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Mientras tanto, Dropbox es multiplataforma y la insignia funciona con varias versiones de Office. Si la compatibilidad con varias versiones de escritorio de Microsoft Office es un requisito clave de su colaboración Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración efectiva en tiempo real Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración efectiva en tiempo real en línea Lea más, Dropbox sigue siendo una gran solución.

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