Consejos y plantillas para crear un horario de trabajo en Excel

Crear un horario de trabajo no es fácil. Excel puede ayudarlo a adaptarse a las horas de todos, cumplir con los mínimos y mantener feliz a su equipo. Le mostramos cómo y le proporcionamos excelentes plantillas.

Crear un horario de trabajo no es fácil.  Excel puede ayudarlo a adaptarse a las horas de todos, cumplir con los mínimos y mantener feliz a su equipo.  Le mostramos cómo y le proporcionamos excelentes plantillas.
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Crear un horario de trabajo no es fácil. Ya sea que su equipo de empleados sea tan grande como unas pocas docenas o tan pequeño como un puñado, encontrar una forma de adaptarse a las horas de todos, alcanzar los mínimos y mantener al equipo feliz es difícil. Afortunadamente, Excel puede ayudar a que sea mucho más fácil.

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5 consejos importantes al hacer un horario

Antes de sumergirse en el proceso de programación real, tenga en cuenta las siguientes consideraciones. Facilitarán todo el proceso y reducirán la cantidad de estrés que se acumula sobre usted. La programación nunca será fácil, pero no tiene por qué ser una pesadilla.

Conozca las preferencias de su empleado. El tipo de preferencias que puede tener en cuenta cuando la programación difiere de un campo a otro (por ejemplo, venta al por menor frente a almacén), pero es importante al menos tratar de acomodar a sus trabajadores.

¿Algunos empleados tienen una inclinación hacia las mañanas? ¿O tal vez por la noche? ¿Cuántas horas quiere cada empleado por semana? ¿Hay restricciones de tiempo, como la falta de voluntad para trabajar los domingos? ¿Ciertos empleados tienen sinergia y compatibilidad?

No se puede acomodar a todos, pero es un buen objetivo para disparar porque puede mejorar la productividad y la atmósfera, pero lo más importante es que genere confianza y la confianza va de la mano con respeto.

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Rastree las solicitudes de ausencia de empleados. Como si no fuera lo suficientemente duro para hacer malabarismos con todas las preferencias de sus empleados, hay problemas urgentes que aparecerán de vez en cuando. Por ejemplo, alguien necesita unos días para tomar unas vacaciones o llorar a un miembro de la familia perdido.

Afortunadamente, esto se puede mantener simple mediante el uso de una herramienta versátil como Google Calendar 10 Características increíbles de Google Calendar que debes probar 10 características increíbles de Google Calendar que debes probar Leer más o un plugin de calendario para Thunderbird 5 Extensiones para agregar calendarios y tareas Administrador de Thunderbird 3 5 Extensiones para agregar calendarios y administrador de tareas a Thunderbird 3 Leer más. Una aplicación de lista de tareas de calidad como Todoist (razones para actualizar a Todoist Pro, ¿cuánto más productivo es ToDoist Premium?) Aquí hay 6 buenas razones para actualizar cuánto más productivo es ToDoist Premium. Aquí hay 6 buenas razones para actualizar. Seguí usando ToDoist gratis durante un tiempo. Pero seguí encontrando cosas que quería hacer y no podía. Recordatorios por correo electrónico. Agregar notas para la tarea. Cosas que realmente agregarían mucho ... Leer más), WorkFlowy (nuestra revisión de WorkFlowy Zen) -Style Listing y gestión de proyectos con WorkFlowy Zen-Style Listing y gestión de proyectos con WorkFlowy Leer más), o Wunderlist (nuestra lista Wunderlist Wunderlist: fácil de usar, versátil y multiplataforma lista de tareas Wunderlist: fácil de usar -Utilizar, Versátil y multiplataforma Administrador de listas de tareas Leer más) también puede funcionar bien.

Haga el horario antes de tiempo. Obviamente, no puede adelantarse demasiado en caso de que las situaciones cambien, pero definitivamente evite esperar hasta el día anterior. Una buena regla empírica es aproximadamente una semana de anticipación.

Si solo la procrastinación fuera tan fácil de vencer, ¿no? Todos se esfuerzan por hacer las cosas hasta cierto punto, por eso hemos escrito mucho sobre estrategias contra la procrastinación 5 Estrategias de procrastinación para ser más productivas 5 Estrategias de procrastinación para ser más productivas Leer más, evitar las distracciones en Internet 6 Consejos Prevenir la procrastinación en Internet 6 Consejos para evitar la procrastinación de Internet Soy un maestro de la procrastinación. Quizás tú también lo estés. Hay millones de personas que sufren de procrastinación paralizante y es una verdadera pérdida de productividad y eficiencia. Lo extraño es que muchos de ... Leer más, y realmente superar la procrastinación Cómo detener la procrastinación: La única resolución de Año Nuevo que debe establecer Cómo detener el retraso: La única resolución de Año Nuevo que debe establecer Acabar con el hábito de la procrastinación y comenzar tomar medidas sin esperar el momento adecuado. Detener la procrastinación es la única resolución de año nuevo que necesita. Este es el por qué. Lee mas .

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Al hacer sus horarios con anticipación, usted se da un respiro en caso de que se necesiten cambios repentinos.

Asigna primero los turnos más importantes. Por "más importante", queremos decir "no negociable". Si alguien necesita trabajar un turno en particular, llénelo primero y póngalo en piedra. Una vez que se completan todos los turnos necesarios, es más fácil mezclar y combinar los turnos restantes con los empleados disponibles.

Y siempre tenga al menos una contingencia en mente. Idealmente, crearía varios horarios (por ejemplo, Plan A, Plan B, etc.) pero eso puede llevar mucho tiempo, por lo que al menos debe identificar a los empleados con más probabilidades de fracasar y tener un plan de respaldo en caso lo hacen.

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Haga que el horario sea fácilmente accesible. Permitir que los trabajadores vean el cronograma de antemano es bueno por dos razones: pueden señalar cualquier error y apreciarán la información para que puedan planear sus propias semanas según el cronograma.

Dado que vamos a usar plantillas de Excel para crear nuestros horarios de trabajo, la opción preferida es cargarlos directamente en Google Drive. Iniciar sesión en Google Drive y compartir archivos es más fácil. Iniciar sesión en Google Drive y compartir archivos es más fácil Google Drive es una nube servicio de almacenamiento y oficina en línea que viene con 15 GB de almacenamiento gratuito y opciones de colaboración ingeniosas. Le mostramos cómo acceder y compartir documentos con otros. Lee mas . Se convertirá en una hoja de cálculo alternativa de Excel vs. Hojas de cálculo de Google: ¿Cuál es mejor para usted? Excel vs. Hojas de cálculo de Google: ¿Cuál es mejor para usted? ¿Realmente necesitas Excel? Tanto las soluciones de escritorio como las soluciones en línea tienen sus ventajas. Si tiene problemas para elegir entre Excel y Hojas de cálculo de Google para administrar sus hojas de cálculo, permítanos ayudarlo a decidir. Lea más y permítale compartirlo para que otros puedan ver. Siga estos consejos para hojas de cálculo de Google colaborativas 5 Configuración de Hojas de cálculo Esenciales para el trabajo en equipo 5 Configuración de Hojas de cálculo de Google Esencial para el trabajo en equipo Hojas de cálculo de Google tiene más funciones para admitir el ingreso y procesamiento de datos colectivos de lo que usted piensa. Le presentaremos las funciones y funciones de Hojas de cálculo de Google que son esenciales para los proyectos grupales. Lea más si es nuevo en él.

Y no te preocupes por la seguridad. A menos que esté manejando secretos del gobierno, Google Sheets es lo suficientemente seguro ¿Qué tan seguros son sus documentos en Google Drive? ¿Qué tan seguros son sus documentos en Google Drive? Lea más para usuarios cotidianos como usted y como yo.

Descargas gratuitas de plantillas de Excel

Con estos consejos fuera del camino, aquí hay un puñado de impresionantes plantillas de Excel diseñadas específicamente para ayudar a los empleadores a planificar los horarios de los trabajadores para la semana. Todavía será un trabajo duro, pero mucho más fácil si usa una de estas plantillas.

Las plantillas están disponibles como archivos XLSX para Excel 2007 y versiones posteriores.

Horario completo de turno de trabajo

Este horario de turnos de trabajo por Spreadsheet123 es una de las plantillas más completas que existen. Es lo suficientemente bueno como para competir con algunos de los programas de programación disponibles para descargar en la web, pero de alguna manera esta plantilla está disponible completamente gratis.

Plantilla de Excel de cambio de trabajo

Cuando lo abra, encontrará diferentes hojas para: Registro de Empleados, Horario de Turno de Trabajo, Tarjeta de Tiempo, Presupuesto de Salario, Asistencia, Ocupación, Configuraciones y Ayuda. La hoja de ayuda es un mini-tutorial que le mostrará cómo comenzar con el cronograma.

Honestamente, recomendamos encarecidamente este. Tenemos un par de otras sugerencias debajo de esta, pero ninguna es tan buena y solo debe verificarlas si esta es demasiado complicada para lo que quiere hacer (que es ciertamente una queja válida).

Descargar: horario de turno de trabajo

Horario de cambio semanal

Este horario de turnos semanales de Business Management Systems puede no ser tan completo como el anterior, pero es ideal para equipos más pequeños. Es más simple, lo que significa que es más fácil de aprender y más fácil de usar. Muy recomendable para aquellos que quieren un planificador de mitad de camino.

Plantilla de Excel de cambio semanal

Viene con tres hojas: Horario, Turnos y Empleados. Todo lo que tiene que hacer es hacer una lista de sus empleados y sus tarifas por hora en la hoja de Empleados. Luego, defina la hora de inicio y la hora de finalización para cada turno disponible en la hoja Turnos. Posteriormente, la hoja de Horario automatizada se explica por sí misma.

El único inconveniente es que solo puede llegar hasta 20 empleados y 9 turnos definidos, lo que lo hace ideal para pequeñas y medianas operaciones, pero no es plausible para grandes empresas.

Descargar: horario de trabajo del empleado

Horario diario de cambio

Tal vez no necesite todos los detalles que vienen con las dos plantillas mencionadas anteriormente. Tal vez prefiera hacer las cosas lo más manualmente posible y todo lo que necesita es un horario verdaderamente básico para jugar. Si es así, entonces use el proporcionado por Vertex42 .

Shift Schedule Excel Template

Esta plantilla no funciona en absoluto. Su único propósito es darle un horario prediseñado que puede completar a mano. Cuando termine, puede imprimirlo (o cargarlo en línea) para que todos lo vean, y es bastante fácil comenzar de nuevo cada semana.

Descargar: Plantilla de horario de turno

Excel hace tu vida más fácil otra vez

Siéntase libre de modificar estas plantillas según sus necesidades, si no son absolutamente perfectas para usted (siempre que no las redistribuya). Si desea personalizar, pero no sabe por dónde empezar, le recomendamos aprender fórmulas de Excel. ¿Necesita ayuda con Excel Formulas? 7 Recursos para consultar ¿Necesita ayuda con Excel Formulas? 7 Recursos para consultar Excel es el estándar de oro de la hoja de cálculo. Si tiene que usar Excel y aún tiene que familiarizarse con él, estos recursos le mostrarán rápidamente lo básico y más. Lea más primero.

Y antes de ir a imprimir sus programas completos, consulte estos consejos para imprimir hojas de Excel Consejos de impresión de Excel: 7 pasos para una impresión perfecta Consejos de impresión de Excel: 7 pasos para una impresión perfecta ¿Tiene problemas para imprimir desde Excel? Siga esta guía y sus hojas de cálculo estarán en la página en un abrir y cerrar de ojos. Lea más para asegurarse de que todo salga bien.

¿Qué plantilla es tu favorita? ¿Perdimos alguno bueno? ¿Tiene algún consejo o trucos para programar a sus empleados? ¡Comparte con nosotros en los comentarios a continuación!

Créditos de imagen: Hoja de tiempo semanal de Andrey_Popov a través de Shutterstock, Tareas de programación por Faithie a través de Shutterstock, Ilustración de estación de trabajo por faithie a través de Shutterstock, Horario vacío por xtock a través de Shutterstock

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