Inbox Zero es una de las palabras de moda más populares en la comunidad de productividad. Aplicaciones como, el popular cliente de correo electrónico de iPhone, buzón de correo. Lleve su buzón de entrada a cero con buzón para el iPhone. Lleve su buzón de entrada a cero con buzón para el iPhone. El cliente de correo predeterminado para el iPhone se ha vuelto obsoleto en mi opinión, o no lo es. tan avanzado como el hardware en el que reside. El correo no es divertido de navegar, y sus últimas funciones ... Leer más le permite lidiar rápidamente con todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada. Si está realmente sobrecargado, incluso puede usar un servicio como Mailstrom Buried In Emails? Reducir su enorme bandeja de entrada a cero con Mailstrom enterrado en los correos electrónicos? Reduzca su enorme bandeja de entrada a cero con Mailstrom A lo largo de los años hemos ofrecido una serie de soluciones para administrar su cuenta de Gmail y limpiar una bandeja de entrada desordenada. Nada es más conveniente que una solución central en línea como Mailstrom. Lea más para eliminar correos electrónicos a granel. La idea de declarar la quiebra del correo electrónico, simplemente eliminar todo y volver a empezar, se está considerando seriamente en algunos círculos.
Todo este enfoque en limpiar su bandeja de entrada, en lograr, el elusivo, Inbox Zero, pierde dos de los problemas fundamentales con la sobrecarga de correo electrónico. Para resolver realmente sus problemas de correo electrónico, debe ir más allá de Inbox Zero y abordar los problemas subyacentes:
- Por qué su bandeja de entrada está desbordando en primer lugar.
- Cómo es tu relación con el correo electrónico.
El problema de sobrecarga de correo electrónico
La mayor parte de la conversación sobre la sobrecarga de correo electrónico no distingue entre correo electrónico deseado y no deseado. Tratar cada elemento en su bandeja de entrada como un objetivo que se borrará ignora la realidad de la situación. Es obvio que un correo electrónico de su jefe que le da retroalimentación sobre una presentación no es lo mismo que un correo electrónico de Groupon que ofrece ofertas en la ciudad que dejó el año pasado. Del mismo modo, un correo electrónico de un viejo amigo es probablemente bienvenido, mientras que un correo electrónico de Facebook que le dice que el mismo amigo lo etiquetó en una foto probablemente no lo haga.
Si tiene cientos de correos electrónicos en su bandeja de entrada, que deseaba recibir pero que todavía no había solucionado, tiene un problema de administración del tiempo que ninguna aplicación de correo electrónico puede resolver. Si tiene diez correos electrónicos no deseados allí, tiene un problema de correo electrónico, pero una vez más, ninguna aplicación de correo electrónico lo resolverá por usted.
La mayor parte de la conversación sobre la sobrecarga de correo electrónico no distingue entre correo electrónico deseado y no deseado
Para la mayoría de las personas, las dos causas más frecuentes de correo electrónico no deseado son las notificaciones en las redes sociales, los boletines informativos por correo electrónico y los correos electrónicos de trabajo redundantes. Si usted es una figura pública, también puede estar sujeto a una cantidad significativa de fan-mail no solicitado o solicitudes de asesoramiento.
El spam ya no es el problema que alguna vez fue, si está utilizando un servicio de correo electrónico moderno como Gmail, rara vez verá spam en su bandeja de entrada.
El correo pavloviano
Inbox Zero, como concepto, tampoco aborda la relación de la mayoría de las personas con el correo electrónico . Tener una bandeja de entrada vacía porque la revisas cada 20 minutos, o cada vez que recibes una notificación, y respondes a todo de inmediato no es algo bueno. De manera similar, si está invirtiendo 4 horas al día en intercambios de correo electrónico de ida y vuelta, no estará siendo productivo incluso si llega a la bandeja de entrada cero al final del día.
Ivan Pavlov fue un científico ruso ganador del Premio Nobel famoso por su trabajo en acondicionamiento clásico. Tocando una campana cada vez que alimentaba a un perro, era capaz de hacer que el perro salivara incluso sin estar allí. Como un graduado de psicología, ahora salivar cada vez que hablo de Pavlov!
El quid del condicionamiento clásico es que cuantas más veces un estímulo es seguido por una respuesta, más difícil es separarlos. Cada vez que revisa sus correos electrónicos a primera hora de la mañana o cuando recibe una nueva notificación, se está acondicionando para seguir haciendo lo mismo.
Para ir más allá de la bandeja de entrada cero, es necesario que controle cómo recibe y responde el correo electrónico , necesita romper el ciclo pavloviano. Una bandeja de entrada vacía es simplemente un posible paso en el camino para lograr esto.
Los cinco principios
Afortunadamente, resolver la sobrecarga de correo electrónico no deseado y la relación pavloviana se hace fácilmente. Hay un par de principios simples que, si los pone en práctica, garantizará que desea recibir casi todos los correos electrónicos y que tiene control sobre cuándo y dónde los revisa.
Principio uno: Silos no superpuestos
Para resolver el problema de notificación a las redes sociales, uso la idea de silos que no se superponen. Todas las notificaciones de Facebook deben permanecer en Facebook: fin de la historia. No deberían aparecer en la bandeja de entrada de mi correo electrónico, en el menú de notificación de mi teléfono ni en ningún otro lugar que no sea Facebook. Ninguna notificación de Facebook será tan importante como un correo electrónico de mi editor, por lo que no se les debe dar el mismo tratamiento.
Pasos de acción
Dedique 30 minutos a iniciar sesión en todas sus cuentas de redes sociales y darse de baja de cada correo electrónico de notificación. Puede que se sorprenda de cuántas casillas de verificación necesita desmarcar. My fellow, el escritor de MakeUseOf, Justin ha escrito un excelente artículo sobre cómo detener correos electrónicos molestos en redes sociales con NotifyMeNot. NotifyMeNot lo guía por los pasos para darse de baja de todas las notificaciones por correo electrónico de los principales sitios de redes sociales.
Principio dos: repartir o eliminar
El problema del boletín es un poco más difícil de tratar. El problema es que, en muchos casos, usted se inscribió activamente en un boletín porque contenía la información que deseaba recibir. Si eres un acaparador digital como yo, puedes intentar convencerte de que aún deseas obtener esos tratos diarios de Groupon. El principio de acuerdo o eliminación te ayuda a superar estos instintos de acumulación.
Pasos de acción
Dedique 15 minutos todos los días para revisar todos los boletines de correo electrónico en su bandeja de entrada. Para cada uno, debe leerlo en su totalidad o darse de baja. Si no lo lees durante el tiempo reservado para hacer exactamente eso, nunca lo harás.
En el transcurso de dos semanas anulé la suscripción a casi tres cuartas partes de los boletines a los que me había suscrito. Ahora, cada vez que veo que los boletines de noticias no leídos comienzan a aparecer en mi bandeja de entrada, restablezco el trato o lo elimino.
Principio tres: Tiempo máximo de correo electrónico
Para muchas personas, incluyéndome cuando no soy cuidadoso, consultar el correo electrónico es una acción reflexiva. Si no estás haciendo nada activamente o estás distraído por una fracción de segundo, abres tu bandeja de entrada y revisas tus correos electrónicos. Si bien puede no parecer un gran problema, interrumpe el flujo y puede estar sorprendido de cuánto tiempo en realidad está gastando el correo electrónico de control Cómo vencer la adicción al correo electrónico al seguir los hábitos de bandeja de entrada Cómo vencer la adicción al correo electrónico al seguir los hábitos de bandeja de entrada El correo electrónico está secuestrando su días, y es ser astuto al respecto. Puedes recuperar el control de tu tiempo. Averigua cuánto tiempo dedicas al correo electrónico ahora y recuérdale. Lee mas .
Mucho mejor, como recomienda mi colega escritor Akshata, es asignar tiempos establecidos y solo consultar el correo electrónico. Iría más allá y sugeriría que, para abordar tanto la sobrecarga del correo electrónico como la relación pavloviana, establezca un tiempo máximo de correo electrónico .
Si está en la mitad de responder un correo electrónico cuando se acabe su tiempo, guárdelo en borradores y recójalo al día siguiente.
Pasos de acción
Elija una o dos veces para consultar el correo electrónico por día y averigüe cuánto le lleva manejar sus correos electrónicos importantes; este es su tiempo máximo de correo electrónico. Algo más de 45 minutos es probablemente demasiado largo. Solo verifique el correo electrónico en esos momentos y no exceda su tiempo máximo de correo electrónico. Si está en la mitad de responder un correo electrónico cuando se acabe su tiempo, guárdelo en borradores y recójalo al día siguiente.
Si bien esta es una solución extrema, si establece un tiempo máximo de correo electrónico razonable, podrá lidiar con todos los correos electrónicos realmente importantes sin tener en cuenta aquellos que son meramente urgentes. Si no puede manejar el volumen de correos electrónicos, necesita usar algunos de los principios en este artículo para reducir el monto que está recibiendo.
Principio cuatro: Pregúntese "¿Por qué?"
Algunas personas no podrán darse el lujo de declarar que solo revisan el correo electrónico en determinados momentos; si usted es uno de ellos, aún puede abordar la verificación incesante del correo electrónico. A lo largo del día habrá momentos en los que deberá verificar su correo electrónico; tal vez su jefe ha preguntado si John envió un informe. Pero también habrá momentos en los que solo lo verifiques sin una razón real.
Pasos de acción
Si no puede establecer horarios para revisar los correos electrónicos, cada vez que mire su bandeja de entrada, pregúntese por qué lo hace y escriba la respuesta en un archivo de texto o en una hoja de papel. Calcule todas las buenas razones: "el jefe me pidió que lo haga", "lejos del escritorio por una hora" y todas las malas razones, "postergando", "hablando por teléfono y navegándolo", "respondiendo a una notificación" - al final del día. El objetivo es minimizar el número de malas razones. Una vez que sepa por qué está revisando el correo electrónico, puede asegurarse de hacerlo solo cuando haya una razón clara para hacerlo.
Principio cinco: minimizar las entradas
Si has puesto en práctica todos los principios anteriores y todavía te niegan los correos electrónicos, debes abordar las entradas. La principal fuente de correo electrónico no deseado restante proviene de compañeros de trabajo desencadenantes; hay dos etapas para abordarlo: el primero es cambiar los correos electrónicos que envía, el segundo es hablar con sus compañeros de trabajo .
Pasos de acción
Considera cada correo electrónico que escribes. Si se trata de un correo electrónico de una sola palabra como "perfecto" o "gracias", no lo envíe; si actúa según la información del correo electrónico que recibió, será evidente que la ha leído y, por lo tanto, no es necesaria la confirmación. Si hay alguna ambigüedad, eliminarlo; en lugar de preguntar si alguien es libre por la tarde, pregunte si son libres a la hora establecida.
Si hay posibilidades de ir y venir, levante su teléfono y llame; lo que podría tomar cinco correos electrónicos para resolver puede tomar menos de un minuto en el teléfono.
Considera cada correo electrónico que escribes.
Termine sus correos electrónicos diciendo lo que espera del destinatario. Infórmeles que no buscará una respuesta, pero supondrá que comenzarán a trabajar en lo que ha enviado. Asegúrate de proporcionarles todo lo que necesitarán para que no tengan que volver contigo.
Una vez que haya estructurado sus correos electrónicos para que no responda innecesariamente y esté minimizando la necesidad de que otros respondan, es hora de hablar con sus colegas. Comenzando por los peores delincuentes, solicite educadamente que no se los convierta en correos electrónicos a menos que sean importantes y relevantes. De manera similar, solicite que, cuando sea posible, las personas respondan solo al remitente en lugar de presionar Responder a todas.
Una nota sobre Fan-mail
Si es bien conocido o percibido como un experto, recibirá mensajes de desconocidos que le pedirán consejo. La clave para lidiar con este tipo de correos electrónicos es considerar si son buscados o no; Aunque puede ser una carga pasar una hora al día respondiendo a solicitudes de asesoramiento no solicitadas, si estas personas son clientes potenciales o actuales, entonces es probable que desee recibir noticias suyas.
Si, por otro lado, no puede ganar nada respondiendo, primero debe considerar cómo tienen acceso a su correo electrónico. Si se publica en su sitio web, elimínelo. Si no puede, y el volumen de correos electrónicos es inmanejable, puede considerar la delegación de todas las tareas de correo electrónico sin importancia a un asistente, virtual o de otro tipo.
La mayoría de los días recibo correos electrónicos de personas que han leído tutoriales que escribí. Aunque despertar a una diatriba que explica por qué el Software X es mejor que el Software Y y que soy un idiota por escribir sobre Y es desagradable, en general, me encanta recibir comentarios de personas que leyeron mi trabajo; Tengo excelentes ideas para seguir tutoriales de sus preguntas.
Conclusión
Inbox Zero es, en principio, una gran idea, pero no soluciona el problema crucial del correo electrónico: asegurarse de que solo recibe el correo electrónico que desea recibir y de que lo trata según sus propios términos. Pasar cualquier cantidad de tiempo borrando notificaciones de redes sociales, boletines de noticias no leídos y correos electrónicos de trabajo innecesarios solo para llegar a Inbox Zero no tiene sentido; Es mejor tomar algunos minutos al día durante un tiempo breve y aplicar algunos de los principios en este tutorial y abordar su relación con el correo electrónico de una vez por todas.
Créditos de la imagen: Harry Guinness, Perro de Pavlov (Shutterstock), Spam (Shutterstock)