Ya sea que trabaje como parte de un gran equipo o simplemente trate de manejar una multitud de tareas usted mismo, es fácil que una serie de trabajos más pequeños se transformen en una tarea incuestionable. Si eso le suena familiar, intente introducir Kanban en su flujo de trabajo para ver si aligera la carga.
Al desglosar los trabajos paso a paso y exponerlos visualmente, Kanban ayuda a las personas a comprender el progreso que están logrando y establecer dónde hay margen de mejora. A pesar de tener sus raíces en la fabricación de automóviles, los conceptos básicos detrás de esta estrategia se pueden aplicar a una amplia gama de entornos de trabajo.
Es relativamente fácil de configurar y podría tener un marcado efecto positivo en su vida laboral diaria. Use esta guía para configurar su cronograma y comenzar a implementar Kanban.
¿Qué es Kanban?
Kanban es una práctica comercial que se estableció en la década de 1940 por Taiichi Ohno, que era un ingeniero industrial que intentaba agilizar el flujo de trabajo diario en el gigante automotriz japonés Toyota. Al observar el proceso de pensamiento detrás de la reposición de estantes en los supermercados, Ohno desarrolló un método para usar un proceso lineal con límites claramente definidos para controlar el efecto de los cuellos de botella en la productividad .
La configuración básica de un cronograma Kanban divide el proceso dado en sus pasos componentes. Las tareas individuales, típicamente representadas por notas Post-it o un equivalente digital, se mueven de izquierda a derecha a través de columnas etiquetadas con el nombre de cada paso y un número.
Este número, determinado por el planificador, representa la cantidad de tareas que el equipo o el individuo responsable de esa etapa de producción puede manejar en un momento dado. Las tareas en cada columna están separadas en dos grupos; en progreso, o completo. Cuando se completa una tarea, la siguiente etapa de producción puede reclamarla y pasarla a la siguiente columna, pero solo si hay suficiente capacidad para hacerlo.
Una junta pública de Kanban le brinda a su equipo una visión general del proyecto de principio a fin, en lugar de tener conocimiento del flujo de trabajo encasillado en su propia etapa de producción. Desde una perspectiva gerencial, esto puede ayudar a ubicar al personal donde más se necesita, pero también ayuda a las personas a determinar dónde se necesita asistencia de manera más informal y permanente.
Configurando un Programador Kanban Usando Trello
Si recién está comenzando con Kanban, y especialmente si lo presenta a un grupo que no está familiarizado con el concepto, es mejor asegurarse de que las herramientas que utiliza sean lo más simples y accesibles posible. Si bien adolece de ciertas limitaciones que pueden desanimar a los puristas de Kanban, la gestión de proyectos y otros 10 usos únicos de Trello distintos de la gestión de proyectos 10 usos únicos de Trello además de la gestión de proyectos Trello es una delicia para los amantes de la lista. Su enfoque de estilo Kanban no fue solo para la gestión de proyectos. No nos creas? Mira estos diez usos únicos de Trello. Leer más herramienta Trello es una gran elección para hacer que las cosas despeguen.
Para comenzar, regístrese para una cuenta de Trello. Una vez hecho esto, crea una nueva placa y comienza a crear listas. Cada lista representará una columna de su flujo de trabajo Kanban, así que nombre cada una después de una etapa en el proceso que está supervisando. Para mi ejemplo, he usado los diversos pasos para crear y publicar un artículo, pero estos pueden intercambiarse para cualquier proyecto en el que pueda estar trabajando.
La clave son esos números tan importantes en el encabezado de cada columna. Siéntase libre de poner marcadores de posición para comenzar y modificarlos a medida que obtiene una idea de su proceso: es probable que no sepa realmente cuánto puede fluir en cada etapa del proyecto en un momento dado hasta que haya trabajado con Kanban por un tiempo, particularmente si estás usando la estrategia como parte de un equipo.
Una vez que estén en su lugar, puede crear tarjetas que representen tareas individuales, que luego se transferirán de una lista a otra, según corresponda. Es crucial que cualquier persona que use el tablero mantenga estas tarjetas organizadas. Cómo mantener listas Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas Cómo mantener listas Trello más organizadas con cubiertas de tarjetas La organización Trello puede salirse de control rápidamente, pero puede hacer su vida más fácil usando tarjetas las carátulas de la imagen son señales visuales. Lea más, y se atiene a los números estipulados para cada etapa del proceso.
Sin embargo, para que el sistema funcione según lo previsto, es necesario que haya un método para distinguir las tareas que han completado una etapa particular del proceso de las que aún están en progreso. En Trello, las etiquetas son la forma más sencilla de hacer un seguimiento de esto; He usado una etiqueta verde para indicar que una tarea está lista para la siguiente etapa, y una amarilla para indicar que aún se está trabajando; asegúrese de que solo se aplique una etiqueta a una tarjeta dada para evitar confusiones.
Más arriba, puede ver mi tabla Trello de ejemplo en acción: observe que la tarea en la columna Escritura todavía no se ha movido, ya que no hay más capacidad en la etapa de Edición. Cuando otra de las tareas etiquetadas de amarillo se completa y se etiqueta de nuevo en consecuencia, esa tarea se moverá y se modificará su estado.
Usando Kanban como un equipo
Aunque se puede usar de forma individual, la implementación original de Kanban fue como un método para garantizar que los grupos pudieran funcionar como una unidad cohesiva. 5 Hojas de cálculo de Google Configuración esencial para trabajo en equipo 5 Configuración de Hojas de cálculo de Google Esencial para trabajo en equipo Hojas de cálculo de Google tiene más características la entrada de datos y el procesamiento que usted puede pensar. Le presentaremos las funciones y funciones de Hojas de cálculo de Google que son esenciales para los proyectos grupales. Lee mas . Puede sonar como un consejo muy usado, pero la comunicación y el trabajo en equipo son dos de las facetas más importantes para que esta estrategia sea un éxito en su lugar de trabajo.
La mayoría de los medios digitales para ejecutar un flujo de trabajo de Kanban, incluido Trello, cuentan con algún método para dejar comentarios o mensajes para otros usuarios. Si bien el uso excesivo puede generar un mar de ruido blanco, es importante que los trabajadores a lo largo del proceso aprovechen al máximo las herramientas de comunicación que ofrecen estas plataformas.
Esto se nutre de la importancia crucial del trabajo en equipo. El quid del sistema Kanban es que le da a cualquiera que esté mirando el cronograma una idea inmediata de dónde se está formando un cuello de botella. Aquí es donde vale la pena tener colegas que trabajen en múltiples disciplinas; si una etapa del proceso está desacelerando la producción, reasigne a algunos de su equipo para que lo ayuden.
Dependiendo de cómo se diseñe su lugar de trabajo, la mejor manera de transmitir esta información puede ser a través de un cliente de mensajería instantánea. Slack es una herramienta poderosa para cualquier oficina, y es incluso mejor cuando está equipado con bots que pueden automatizar ciertos procesos. 14 Los mejores bots automatizados que necesita para su Slack Channel. 14 Los mejores bots automatizados que necesita para su canal slack. Si está ejecutando un negocio, usted puede configurar Slack y tener bots para llevar a cabo las tareas domésticas las 24 horas, los 7 días de la semana, mientras te ocupas de cosas más importantes, como conquistar el mundo. Lee mas .
Usando Kanban como individuo
Usar Kanban mientras vuela solo tiene una calidad reflexiva y le ayuda a evitar los principales cuellos de botella en su flujo de trabajo. En lugar de centrarse en dónde se están desplegando sus recursos como podría hacerlo con un grupo, en su lugar debería estar mirando qué etapas de su trabajo tienden a ralentizar el proceso general.
Una ventaja de trabajar solo con Kanban es que no está limitado por un planificador digital; estas opciones son excelentes cuando se trabaja en colaboración, pero la conveniencia de un programa físico puede ganar si usted es el único que necesita acceso.
Usar una combinación de un cuaderno y algunas notas Post-it, o incluso un tablero que pueda colocar en la pared de su oficina para una fácil referencia, elimina cualquier complicación técnica de los principios de Kanban. No es para todos, pero a veces es preferible una solución de lápiz y papel. 6 Razones simples por las que el papel puede ser su aplicación de productividad más arriesgada. 6 Razones simples por las que el papel puede ser su productividad más destructiva El papel puede ser una herramienta más potente para la productividad que una computadora o un dispositivo táctil, y no deben ser descartados inmediatamente. ¿No convencido? Aquí hay seis razones por las cuales el papel aún es relevante. Lea más por simplicidad.
Otras herramientas Kanban
Trello es una buena forma de poner en marcha un proceso Kanban básico, pero es posible que desee diversificarse una vez que encuentre su equilibrio. Leankit es una de esas soluciones que ofrece una versión de prueba gratuita de 30 días y se especializa en apoyar la metodología Kanban y otras estrategias como la siempre popular Scrum. Scrumy. Finalmente, una aplicación de gestión de proyectos verdaderamente simple para grupos Scrumy. Finalmente, A Truly Simple. Aplicación de gestión de proyectos para grupos Leer más.
Las opciones específicas de Kanban también están disponibles. Kanbanery ofrece una interfaz de usuario inteligente con muy poco que lo distraiga de su trabajo, con planes gratuitos disponibles para equipos con menos de dos miembros, organizaciones benéficas o proyectos de código abierto. Mientras tanto, KanbanFlow ofrece herramientas móviles integrales y una potente integración de Pomodoro para mejorar un producto central muy sólido.
¿Has tenido éxito implementando Kanban en tu lugar de trabajo? ¿Estás aprendiendo sobre la estrategia por primera vez y tienes más preguntas? Comparta sus experiencias y sus consultas en la sección de comentarios a continuación.