Guía de reuniones en línea: software y estrategia

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Tabla de contenido

§1. Introducción

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§2-Servicios de reuniones gratuitos y de bajo costo

§3-Servicios de almacenamiento en la nube

§4-Preparación y celebración de reuniones

§5-Herramientas de reuniones en línea y móviles

§6-Aplicaciones de iPad para reuniones

§-Conclusión

1. Introducción

Los servicios modernos de videoconferencia son fáciles de usar y están disponibles para casi cualquier persona con una computadora o teléfono inteligente. La capacidad de conectarse y encontrarse con personas en línea significa que ya no estamos limitados por la ubicación geográfica. Además, innumerables sitios web nos brindan una amplia variedad de herramientas y recursos para realizar reuniones, planificar y ejecutar proyectos, y reducir la cantidad de papel impreso tradicionalmente necesario para hacer las cosas.

El objetivo de esta guía es presentarle muchos de los recursos y herramientas en línea de uso popular, gratuitos o relativamente económicos para realizar reuniones en línea y trabajar en colaboración en proyectos, informes, presentaciones, documentos y similares. También proporciono consejos y sugerencias sobre cómo algunos recursos son más útiles que otros, lo que podría considerar al tomar decisiones sobre los recursos que necesita para su equipo o comité.

Tenga en cuenta que, si bien la celebración de reuniones con videoconferencia en línea a menudo puede ahorrarle tiempo y dinero, aún necesita trabajar dentro de las limitaciones de la videoconferencia. Además, la celebración de reuniones en línea todavía requiere tanta preparación para las reuniones como para las reuniones cara a cara tradicionales. En el capítulo 4 proporciono una descripción general básica para preparar y conducir reuniones. También sugiero libros que incluyan más detalles sobre este tema.

La guía de ninguna manera es exhaustiva. A medida que investiga y prueba diferentes recursos, obtendrá una mejor idea de cuáles son sus necesidades específicas para las reuniones en línea y la construcción de proyectos.

Al escribir esta guía, supongo que tiene una comprensión básica o intermedia sobre cómo usar una computadora, navegar por Internet y registrarse para recibir servicios en línea. Proporciono una descripción general básica de varios recursos en línea y, a medida que se registra en la mayoría de los sitios, verá que los desarrolladores de esos sitios hacen un buen trabajo al proporcionar instrucciones paso a paso para usar sus herramientas y servicios.

Pero antes de comenzar a explorar sitios y recursos de reuniones en línea, hay ventajas y desventajas para las reuniones de videoconferencia, en comparación con las reuniones físicas presenciales tradicionales, que debe considerar al decidir las mejores opciones para reunirse con su equipo, comité o grupo. .

Ventajas de las reuniones en línea:

• Se pueden celebrar reuniones virtuales con participantes de distintas regiones geográficas, lo que reduce los costos de viaje.
• Las reuniones en línea son rentables, permitiendo a los miembros compartir documentos, sitios web y otros medios a través de servicios en la nube o por Internet, reduciendo la necesidad de agendas impresas, informes y otros documentos.
• Las reuniones en línea se pueden grabar y archivar para una revisión posterior.
• Las reuniones en línea se pueden llevar a cabo en lugares cómodos, como el hogar u oficina de un participante, o incluso en un cibercafé.
• Las videoconferencias permiten la comunicación visual entre los participantes, lo que permite reconocer la comunicación no verbal.

Desventajas de las reuniones en línea:

• Las reuniones virtuales pueden verse interrumpidas por errores técnicos y problemas (p. Ej., Malas conexiones a Internet, calidad de sonido o video deficiente, problemas con el navegador web y fallas en la computadora).
• Algunos participantes de reuniones virtuales pueden carecer de las habilidades informáticas y de Internet necesarias para participar adecuadamente en reuniones en línea.
• Las reuniones virtuales no siempre permiten el contacto cara a cara y físico entre los participantes, lo cual es útil para construir relaciones interpersonales.
• Las reuniones virtuales pueden no ser siempre propicias para talleres interactivos, sesiones de capacitación y grandes grupos de, digamos, diez o más personas.

2. Servicios de reuniones gratuitas y de bajo costo

Aunque esta guía describirá los servicios de reuniones en línea gratuitos y populares, incluidos Meetings.io, Google Hangouts y LiveMinutes, hay más de una docena de sitios de videoconferencia que debe consultar y considerar. Tenga en cuenta, sin embargo, que algunos de estos sitios, como Tinychat, Sifonr y Faceflow, son básicamente para chats de video muy personales, y pueden no ser apropiados para reuniones formales en línea. Otros sitios como Skype y Go To Meeting son potentes, pero requieren cuentas premium pagas para el acceso a reuniones grupales. Los sitios que cubro en esta guía son en gran medida gratuitos y accesibles a través de todas las plataformas informáticas. Aquí hay una lista de otros sitios que no cubro en la guía, pero todos funcionan de manera similar a los que describo en las siguientes secciones.

• Pligus.com
• Info.vidyo.com
• Meetings.io
• Zoom.us
• Faceflow.com
• Sifonr.com
• Qnext.com
• Goober.com
• Tinychat.com
• Livecage.com
• Vsee.com
• Oovoo.com
• AnyMeeting
• Tokbox
• Meet.fm

Las características a buscar

Las siguientes son características que deberá considerar al elegir una herramienta de videoconferencia en línea.

• Es el servicio multiplataforma? Esto significa que se puede acceder en los sistemas operativos Windows, Mac OS X y Linux. La mayoría de los servicios son multiplataforma, pero no todos.
• ¿Cuál es la cantidad máxima de participantes para el servicio? Por ejemplo, Google Hangouts está limitado a 10 participantes a la vez.
• ¿Cuál es el precio del servicio y qué tan limitadas son las opciones gratuitas?
• ¿Pueden compartirse enlaces URL para invitar a otros a las reuniones, o el servicio requiere que los participantes tengan una cuenta registrada para participar en una videoconferencia?
• ¿El servicio permite el acceso a reuniones en línea a través de un teléfono inteligente o tableta?
• ¿El servicio permite llamadas de conferencia incorporadas?
• ¿Incluye el servicio herramientas integradas de colaboración para crear documentos, generar listas de intercambio de ideas y realizar encuestas?
• ¿Es la herramienta de videoconferencia una parte de una cuenta de grupo más grande que permite a los miembros agregar hilos de mensajes, documentos, tareas, etc.?
• ¿Incluye el servicio una función de mensajería instantánea para que los participantes en la videoconferencia puedan compartir mensajes de forma privada y pública?
• ¿Se pueden guardar las reuniones de videoconferencia y archivarlas para su posterior visualización?
• ¿El servicio incluye opciones para compartir la pantalla del escritorio, para que los participantes puedan ver el escritorio de la computadora de los demás?
• ¿El servicio le permite programar y enviar enlaces a la página de la conferencia varios días antes de la reunión? ¿Proporciona un enlace permanente para espacios individuales de reuniones en línea?
• ¿Hay funciones integradas para compartir archivos que puedan usarse durante una reunión de videoconferencia?
• ¿El servicio incluye un calendario incorporado y una libreta de direcciones, o al menos se integra con herramientas como Google Calendar o Exchange?

El servicio en línea que use dependerá del tipo de reuniones que tenga, es decir, formal o informal; miembros permanentes o cambiantes del grupo; privado o público. Si está utilizando el servicio para un grupo o comité permanente, usted y algunos otros miembros deberían analizar el tipo de funciones en línea que usted considera que necesitará para realizar reuniones en línea. Si desea realizar reuniones y presentaciones públicas, debe considerar un servicio al que puedan acceder fácilmente los nuevos usuarios.

Celebrar reuniones en línea puede ahorrarle mucho tiempo y gastos, pero también debe tener en cuenta la cantidad de otras herramientas en línea a las que tendrán que acceder los miembros de su equipo o comité para reunirse y trabajar en proyectos. Cuantas más herramientas tengan los miembros del grupo para acceder, más difícil será gestionar los mensajes y colaborar en los documentos. Por este motivo, Google y su función de Hangouts de Google, por ejemplo, pueden ofrecer una amplia gama de herramientas y servicios para los miembros registrados de Google.

Sin embargo, la interfaz de usuario de los servicios de Google a menudo puede ser difícil de usar, especialmente para aquellos que son nuevos en Google. Si tiene miembros del equipo que no son usuarios de Google, no solo tendrán que configurar y aprender a usar una cuenta de correo electrónico de Google, sino que también tendrán que aprender a usar las aplicaciones de Google Drive, configurar videoconferencias, y posiblemente use las páginas y comunidades de redes sociales de Google+. Por lo tanto, si constantemente agrega nuevos participantes para cada reunión, deberá seleccionar un servicio al que los participantes puedan acceder rápidamente sin tener que establecer una membresía y familiarizarse con todas las herramientas. Meetings.io es un servicio gratuito que permite este tipo de configuración rápida.

También tenga en cuenta que la mayoría de los servicios de videoconferencia en línea no ofrecen las herramientas que necesita para planificar y llevar a cabo las reuniones. Por lo tanto, querrá examinar servicios como yaM.com o MyCommittee.com, que analizo en el Capítulo 5.

En las siguientes secciones de esta guía, proporciono una descripción general de los servicios gratuitos de reuniones en línea. Por supuesto, el servicio que elija dependerá de sus necesidades únicas, pero es de esperar que esta guía le ayude a tomar esas consideraciones. Le recomiendo que pruebe algunos servicios antes de decidirse por uno, para asegurarse de que obtiene todas las características que necesita para su grupo o clientes.

Meetings.io

Una de las herramientas de reuniones en línea más rápidas y elegantes que recomiendo es Meetings.io. El servicio hace que sea fácil reunirse con hasta cinco personas en línea a la vez, y el sitio funciona bien para presentaciones, demostraciones de productos, conferencias con clientes y redes sociales simplemente antiguas.

Meetings.io no requiere el registro del sitio, a menos que desee configurar su propia página de perfil personalizada con una URL permanente. Puede compartir la URL asignada con otras personas y, luego de vincularla, simplemente deben configurar sus conexiones de audio y video. Esta herramienta de conferencia en línea es una excelente manera de conectarse con clientes o grupos existentes sin que se sientan abrumados por demasiadas características y servicios en línea.

También puede crear una página Meetings.io personalizada con un nombre y subtítulo, en la que la URL incluye cualquier nombre que le dé (por ejemplo, https://meetings.io/bakari). Una página personal es como invitar clientes a su oficina virtual o sala de demostración. También puede enviar enlaces directos a sus sitios de redes sociales desde su página Meetings.io.

Puede programar reuniones instantáneas sin programar, o puede configurar una fecha, hora y duración para reuniones futuras. Además, desde dentro del servicio puede enviar una solicitud a otros para unirse a una reunión que está organizando, y los destinatarios solo necesitan vincularse y configurar su cámara web y micrófono para unirse a él.

Las características incluyen:

• Comparta una URL permanente para las reuniones programadas.
• La capacidad de nombrar reuniones.
• La capacidad de requerir permiso para ingresar a una reunión.
• Compartir pantalla de escritorio en vivo.
• Live chatbox
• Libreta personal incorporada para cada participante.
• Uso compartido de archivos entre los participantes.
• La posibilidad de que los participantes apaguen su micrófono o cámara web.
• Temporizador de reunión incorporado que comienza cuando cada participante inicia sesión en la reunión.
• La capacidad de los participantes para configurar su cámara de video en modo horizontal o vertical.
• La capacidad de cambiar a una cámara conectada o fuente de micrófono diferente.
• La capacidad de ajustar el volumen del altavoz y la ganancia del micrófono.
• La capacidad de establecer el espacio de la reunión en modo de pantalla completa.

Características no incluidas:

• No hay herramientas integradas para la creación de documentos, excepto la función Bloc de notas.
• No hay herramientas para establecer agendas o mantener reuniones.
• Sin posibilidad de colaborar en documentos.
• No hay acceso a la aplicación móvil, aunque los desarrolladores dicen que pronto habrá soporte para el iPhone.
• Sin función de chat privado.

Google Hangouts

Google lanzó Google+ en 2011 para ser una red social en la tradición de Facebook y Twitter. Cuando te registras para una cuenta de correo electrónico con Google, obtienes la configuración de una página de Google+, que es un espacio en línea donde puedes conectarte con otros usuarios de Google+, unirte a comunidades actuales y sostener lo que se llama Google Hangouts y Eventos: ambas plataformas de videoconferencia gratuitas útil para la celebración de reuniones privadas y públicas.

He escrito detalladamente sobre cómo usar Hangouts de Google para realizar reuniones Sugerencias sobre cómo planificar y celebrar reuniones eficaces con Google Hangouts Sugerencias sobre cómo planificar y celebrar reuniones eficaces con Hangouts de Google Con la tecnología actual de Internet, celebrar reuniones en línea puede ser eficiente y rentable especialmente si los pre-planifica y utiliza herramientas que ahorran tiempo. Durante los últimos meses he participado en reuniones en línea ... Leer más: el software ha evolucionado desde entonces, pero las características principales permanecen.

Los usuarios de Google Hangouts pueden realizar videoconferencias con hasta 10 personas. Si organiza un Hangout, envíe una invitación a los miembros de sus círculos de Google+ y / o correos electrónicos directos para su Hangout programado. Las personas que no son miembros de Google+ también pueden unirse a las videoconferencias de Hangouts si reciben una invitación en forma de enlace de URL. Un host de Hangouts u otro participante también puede agregar participantes por llamada telefónica, pero esta función está limitada a un participante de teléfono a la vez. (Consulte las instrucciones adicionales a continuación para configurar reuniones de Hangouts).

Google+ y todas sus funciones están disponibles en sus aplicaciones para teléfonos inteligentes iOS (iPhone y iPad) y Android, que los usuarios pueden usar para participar en Hangouts de Google, siempre que su dispositivo incluya una cámara de video y un micrófono.

Antes de que se celebren reuniones de Hangouts, recuerde recordar a los participantes que es mejor usar un auricular con micrófono para evitar el ruido ambiente o la retroalimentación de audio durante la videoconferencia.

Los participantes simplemente necesitan configurar su cámara web y micrófono para participar. Sin embargo, si aún no lo han hecho, los participantes deberán instalar en su computadora un complemento de voz y video de Google. Si tiene miembros del equipo que son nuevos en Google, debe proporcionarles este enlace para obtener instrucciones sobre cómo iniciarse con Hangouts.

Google+ y Google Hangouts son parte de un tipo de ecosistema que incluye las siguientes funciones útiles para reuniones privadas y públicas en línea:

• Google+ funciona como Facebook, ya que permite a los usuarios crear seguidores y compartir contenido en línea.
• Los usuarios de Google pueden programar fácilmente eventos y reuniones en su calendario de Google y compartir fechas con otros miembros del grupo o clientes.
• Google Hangouts es un servicio de intercambio instantáneo de videos que permite que hasta 10 personas, incluido el host, se unan.
• Google contiene un servicio de Google Drive, que consiste en herramientas de creación de documentos que se pueden usar en el área de videoconferencia de Hangouts.
• Los participantes del Hangout pueden usar notas compartidas integradas y una pizarra blanca durante las reuniones en línea.
• Los participantes pueden ver un video de YouTube al mismo tiempo en el área de Hangouts y usar el cuadro de chat en el lado derecho de la página de Hangouts para conversar.
• Hangouts incluye un chat para los participantes del grupo.
• El espacio para reuniones de Hangouts también incluye el uso compartido integrado de pantalla.

Iniciando un Hangout

Para iniciar un hangout, vaya a su página de Google+ plus y haga clic en el botón amarillo de Hangouts en el lado izquierdo de la página. Si no está allí, debe encontrarlo metido dentro del elemento de menú "Más" en el lado izquierdo de la página. A continuación, haz clic en el botón rojo "START A HANGOUT" en la parte superior de la página.

Si ya tienes instalado el complemento de Google apropiado en tu computadora, puedes proceder asignando un nombre a tu conversación y agregando invitados por nombre individual, uno o más de tus círculos y por direcciones de correo electrónico. Las personas que invite a un Hangout recibirán una notificación de Google+ si son miembros de uno de sus Círculos o por correo electrónico.

Tenga en cuenta que si va a tener reuniones regulares de Hangouts con el mismo grupo de personas, debe crear un círculo de Google+ para los miembros de su grupo para que pueda enviar invitaciones fácilmente.

Programando Hangouts

Normalmente, las invitaciones se envían para Google Hangouts aproximadamente en el momento en que se celebran, pero hay una forma de preprogramar invitaciones a Google Hangouts. Así es cómo:

1. Haga clic en el botón Eventos en el lado izquierdo de la página de Google+.
2. Haga clic en Crear evento.
3. Agregue la información relevante para su evento y los participantes (en sus Círculos o correos electrónicos) que desea invitar.
4. Haga clic en el botón Opciones de evento y elija las opciones adecuadas en Básico.
5. Haga clic en el botón Avanzado y seleccione Hangout de Google+.
6. Haga clic en el botón Invitar y todos los participantes de la lista recibirán una notificación de Google+ en la que pueden confirmar su asistencia para el Hangout.

Si desea que el público vea su Hangout y se guarde automáticamente en su canal de YouTube, puede habilitar Hangouts en vivo, otra función de Google+.

Hangouts en vivo funciona de manera similar a los Hangouts habituales de Google, y puede incluir hasta 10 participantes, pero los eventos en vivo también pueden ser vistos públicamente por cualquiera que tenga un enlace al evento.

Características no incluidas:

• La preprogramación de Hangouts no es tan sencilla como debería ser.
• No hay una función de mensajería privada incorporada para los participantes de Hangouts; sin embargo, los miembros de Google+ pueden usar la función de chat privado fuera del área de Hangouts.
• No hay plantillas integradas para crear agendas o mantener minutos.
• Las reuniones de Hangouts no se pueden archivar fuera de línea sin guardarlas primero en YouTube.

LiveMinutes

Si bien Google Hangouts puede ser un servicio útil para pasar el rato con tus contactos de Circle, un servicio más formal y menos ofensivo como LiveMinutes puede ser mejor para las reuniones formales en línea. Y mientras que Google Hangouts sitúa a los participantes en el centro de su plataforma, LiveMinutes pone las herramientas de colaboración en equipo en el centro. LiveMinutes es más como una oficina virtual que una red social. Tiene una interfaz de usuario limpia, y es fácil configurar una videoconferencia con unos simples clics.

Las características incluyen:

• Los participantes pueden conectarse con una reunión de LiveMinutes a través de un navegador web, teléfono o Skype. Hasta 9 personas pueden participar en una reunión a la vez.
• A cada reunión se le asigna un enlace de sala único, que se puede compartir.
• Los visitantes pueden visitar una reunión sin registrar una cuenta; sin embargo, no podrán ver informes de reuniones en línea ni recibir invitaciones para hacerlo.
• Los participantes también pueden conectarse con una reunión a través de una llamada telefónica y un pin.
• La capacidad de compartir, anotar y colaborar en documentos importados en el espacio de la reunión. Los documentos pueden provenir de cualquier fuente de su computadora y se pueden guardar en el espacio de trabajo de LiveMinutes.
• Chat instantáneo entre los participantes.
• Se integra con Evernote y Dropbox, lo que facilita la importación y exportación de documentos.
• Herramienta de boceto en vivo para la colaboración entre todos los participantes.
• Todas las reuniones de LiveMinutes se guardan y archivan para su posterior visualización.
• Después de que se cierra una reunión, un informe profesional, que incluye todos los documentos en los que se colabora, se puede compartir y descargar en formato PDF.

Características no incluidas:

• Sin compartir la pantalla del escritorio.
• No hay plantillas dedicadas para desarrollar agendas, tomar minutas o crear una lista de tareas.
• No hay función de chat privado para los participantes.
• Al escribir estas líneas, no hay soporte de acceso a la aplicación móvil.

Wiggio (trabajando en grupos)

Wiggio es otra aplicación de videoconferencia en línea que ofrece una plataforma similar a la de una oficina y varias herramientas útiles (p. Ej., Calendario, lista de tareas pendientes, encuestadores, uso compartido de documentos) para planificar y administrar proyectos. Wiggio Lleve a su grupo al siguiente nivel con Wiggio para hacer las cosas. Lleve a su grupo al siguiente nivel con Wiggio para hacer las cosas. Me da miedo trabajar y colaborar en un proyecto grupal en el que los miembros del equipo insisten principalmente en utilizar el físico cara a cara reuniones personales, folletos en papel e innumerables intercambios de correos electrónicos. Hay tantos recursos en línea que pueden ... Read More es un excelente servicio de colaboración para clubes, escuelas y aulas, y empresas y organizaciones. Sus funciones de videoconferencia permiten reuniones de hasta 10 participantes a la vez.

Las características incluyen:

• Fácil configuración de una cuenta de grupo con una cuenta de correo electrónico de grupo dedicada.
• Se pueden crear múltiples grupos.
• Los documentos se pueden cargar en grupos y compartir.
• Cada grupo tiene su propio calendario para programar eventos, reuniones y fechas de vencimiento.
• Los participantes del grupo pueden realizar reuniones virtuales en línea y llamadas en conferencia.
• Las reuniones virtuales se pueden preprogramar y las posibles solicitudes de fechas de reunión se pueden enviar por correo electrónico a los miembros del grupo para que decidan sobre ellas.
• Los participantes pueden unirse a las reuniones a través de URL y contraseña personalizadas, llamada telefónica y PIN, o ingresando una ID de reunión.
• Los enlaces a reuniones en línea se pueden compartir en Twitter y Facebook desde el área de la reunión.
• Los participantes pueden recibir notificaciones sobre una reunión a través de un mensaje de texto y un correo electrónico desde la cuenta del grupo.
• Se permite compartir la pantalla.
• Chat instantáneo entre los participantes en línea.
• Colaboración en la pizarra entre los miembros.
• Compatibilidad con aplicaciones de iPhone que incluye la mayoría de las funciones que se encuentran en la plataforma en línea, excepto la función de videoconferencia.

Como puede ver, Wiggio es uno de los servicios detallados más detallados aquí. El sitio incluye breves tutoriales sobre cada una de sus características, que se pueden ver dentro del área de reuniones. La aplicación en línea puede no ser tan fácil de usar como Meetings.io, pero es muy útil para grupos, comités y equipos que trabajan juntos regularmente. La amplia variedad de características que ofrece Wiggio significa que los participantes pueden planificar y colaborar más fácilmente en los proyectos, sin tener que usar otras herramientas en línea.

Características no incluidas:

• No hay plantillas dedicadas para desarrollar agendas y minutos.
• Sin integración con Evernote, Dropbox o Springpad.
• No se puede usar la aplicación iPhone Wiggio para participar en los chats de video.

3. Servicios de almacenamiento en la nube

Servicios en la nube y uso compartido de documentos

La mayoría de las reuniones, tanto en línea como fuera, giran en torno a hacer las cosas. Cuando nos reunimos para planear eventos, trabajar en proyectos, evaluar presupuestos y generar ideas, estamos colaborando como un equipo o un comité para lograr metas y tareas acordadas. Cuando se trata de colaboración y trabajo en equipo, Internet ofrece algunas herramientas increíbles para trabajar y colaborar de manera más eficiente, al mismo tiempo que reduce la cantidad de papel, correos electrónicos y llamadas telefónicas que necesitamos para hacer las cosas.

Cuando comienzo un nuevo proyecto, normalmente creo una nueva carpeta de Evernote, Springpad y / o Dropbox. Para mí, estos servicios de almacenamiento en la nube son principalmente para la sincronización de documentos, notas y páginas web marcadas entre mi computadora y dispositivos móviles. Rara vez uso la carpeta de Documentos locales en mi computadora. No tiene sentido hacerlo cuando trabajo entre varios dispositivos.

Pero también uso estos servicios de almacenamiento porque son una forma conveniente de compartir documentos con las personas con las que trabajo. Comparto el contenido de mis carpetas en línea con unos simples clics. Si los otros miembros del equipo con los que trabajo son expertos en Internet, podemos compartir carpetas y reducir la cantidad de correos electrónicos para compartir y comunicar documentos y notas.

Con los servicios basados ​​en la nube como Evernote, Dropbox, Google Drive y Springpad, puede compartir enlaces a notas, archivos o carpetas en su cuenta a través de correo electrónico, una red social o cualquier sitio web.

Elegir un servicio en la nube

La mejor forma de elegir y usar un servicio en la nube para su equipo o grupo es encuestar qué servicios en la nube ya utilizan; es decir, a menos que su empresa u organización ya use una plataforma empresarial como Dropbox, Evernote o Google Drive. Cada uno de estos servicios en la nube tiene sus ventajas y desventajas, pero diría que Google y su plataforma en la nube Google Drive tienen, en este punto, la más amplia gama de herramientas y servicios gratuitos, aunque la interfaz de usuario de Google Drive, en mi opinión, puede no ser tan intuitivo y atractivo como Evernote y Springpad.

Si cada miembro de su equipo ya tiene una cuenta de Google, Google Drive facilita compartir eventos del calendario de Google y colaborar en documentos. La mayoría del conjunto de servicios de ofimática de Google también se integra con Google Hangouts. Google es ampliamente accesible, y la mayoría de sus servicios son gratuitos, siempre y cuando no te molesten los anuncios ocasionales.

Si los miembros de su equipo utilizan diferentes servicios en la nube, es posible que desee decidir, como grupo, utilizar un solo servicio para proyectos grupales y reuniones, de modo que la colaboración entre los miembros sea más eficiente. También prepárese para cambiar a un servicio diferente después de averiguar cuáles son realmente las necesidades de colaboración de su equipo. Si sus necesidades principales son compartir archivos entre miembros del grupo, entonces Dropbox debería ser suficiente. Pero si quiere colaborar en la redacción de documentos, Google Drive, Evernote o Springpad pueden ser mejores opciones porque cada uno de estos servicios en la nube tiene una aplicación de creación de documentos integrada, de la que hablaré más en la siguiente sección.

Dropbox y Google Drive

Recomiendo Dropbox y / o Google Drive como una especie de plataformas universales de almacenamiento de archivos que ofrecen los mejores y más fáciles de usar servicios para almacenar, administrar y compartir archivos en cualquier computadora, sin mencionar los dispositivos y tabletas más populares. Sin embargo, tenga en cuenta que es la función que falta más para Dropbox: no contiene una aplicación de editor de texto integrada, como los otros servicios de almacenamiento en la nube. Google Drive, por otro lado, funciona igual que Dropbox, pero también contiene un conjunto de aplicaciones de oficina para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más.

Aunque utilizo tanto Dropbox como Google Drive, utilizo Dropbox principalmente para todos mis documentos y otros archivos multimedia, principalmente porque se integra muy bien con otras aplicaciones móviles populares en mi iPhone y iPad. A medida que gane más usuarios, Google Drive eventualmente se expandirá e integrará con otras aplicaciones y dispositivos móviles.

Dropbox hace un magnífico trabajo al servir como su carpeta de Documentos basada en la nube. Puede descargar e instalar las versiones para Mac, PC y aplicaciones móviles de Dropbox en su computadora y dispositivos móviles compatibles, y luego todos los documentos y archivos multimedia que agregue a su cuenta de Dropbox se sincronizarán automáticamente entre sus computadoras y dispositivos. . También puede conectarse y acceder a su Dropbox desde cualquier navegador web.

Así que supongamos que crea un documento de Word en su computadora y lo guarda en una carpeta en su cuenta de Dropbox, con Dropbox podrá acceder y modificar ese documento en sus otras computadoras y dispositivos móviles compatibles, y viceversa.

Compartir Dropbox

Para proyectos de equipo, Dropbox es muy útil para compartir archivos y carpetas. Por ejemplo, puede hacer clic derecho o con control sobre cualquier archivo o carpeta que haya guardado en su cuenta de Dropbox local o en línea y obtener una URL única que se pueda compartir públicamente por correo electrónico o en cualquier lugar en línea. El enlace permitirá a otros ver y descargar el archivo en línea, ya sea que sean miembros de Dropbox o no.

También puede compartir carpetas enteras con otros miembros de su equipo, quienes también deben registrar una cuenta de Dropbox para acceder a la carpeta. Para compartir una carpeta en su Dropbox, haga clic con la tecla derecha o la tecla Control presionada en la carpeta que desea compartir, ya sea en su máquina local o en la cuenta de Dropbox en línea, y seleccione Compartir esta carpeta. A partir de ahí, accederá a la ventana de compartir donde puede ingresar o importar direcciones de correo electrónico para las personas con las que quiera compartir la carpeta. Observe también que puede seleccionar permitir que los contactos designados inviten a otros a compartir la carpeta.

Los usuarios con los que compartas carpetas podrán ver y editar archivos dentro de esa carpeta.

Nota: Dropbox ofrece hasta 2 GB de almacenamiento gratuito, pero puede obtener más invitando a sus participantes a registrarse para una cuenta, o puede pagar $ 99 por año por hasta 100 GB de almacenamiento.

Google Drive

Google Drive funciona de la misma manera que Drobox. Comienza con 5 GB de almacenamiento gratuito, en el que puede guardar cualquier tipo de archivo en su cuenta. Al igual que Dropbox, puede descargar e instalar la aplicación Google Drive que sincroniza y refleja todos sus documentos de Google Doc en su cuenta en línea. También puede acceder al contenido de Google en sus dispositivos móviles que admiten la aplicación móvil Google Drive.

Como señalé antes, la ventaja de Google Drive es que tiene aplicaciones integradas para crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, encuestas en línea y formularios. Estas aplicaciones no se descargan a su computadora, pero se accede a ellas a través de su cuenta de Google. Nunca tiene que instalar o actualizar el software en la computadora. Puede exportar documentos creados en Google Docs y abrirlos en aplicaciones como Word y Excel.

También puede compartir documentos de Google Drive con otros usuarios de Google y que no sean de Google, pero el proceso no es tan fácil como con Dropbox, Evernote o Springpad. Debes acceder en línea a tu cuenta de drive.google.com, marcar la casilla junto al archivo o carpeta que deseas compartir. A continuación, haga clic en el botón Compartir arriba de los documentos enumerados.

Aparecerán las opciones de configuración para Compartir, e incluirá una URL única para el documento que desea compartir. Puede optar por compartir ese enlace pública o privadamente con las personas en su lista de Colaboradores, quienes probablemente también tengan una dirección de correo electrónico de Google.

Lamentablemente, no puede compartir documentos directamente desde la aplicación de Google Drive, carpetas o archivos almacenados en su unidad local, como puede hacerlo con Dropbox, Evernote y Springpad.

Sin embargo, tenga en cuenta que la mayor ventaja de usar Google Drive y sus aplicaciones de creación de documentos es que usted y otros miembros de su equipo pueden colaborar en documentos literalmente al mismo tiempo; en realidad, puede ver ediciones hechas por otros en tiempo real, y puede ver el tuyo Con Dropbox, los miembros de su equipo tendrán que descargar archivos y abrirlos en su computadora o dispositivo móvil para editar o agregar contenido.

Intercambio básico de Evernote

Evernote y Springpad, ambos servicios populares para tomar notas, también ofrecen poderosas funciones para compartir documentos y carpetas, que describo detalladamente en este artículo de MUO, Cómo compartir cuadernos en Evernote y Springpad Cómo compartir cuadernos en Evernote y Springpad Cómo compartir cuadernos En Evernote y Springpad, Springpad y Evernote son geniales archivadores para almacenar y administrar artículos, recetas, productos y recortes de texto que queremos guardar para su posterior revisión. Pero una forma adicional de maximizar estos potentes portátiles es ... Leer más. Aquí daré una descripción básica de estos servicios.

Con Evernote, puede hacer clic en el botón Compartir de cualquier nota guardada en su cuenta y seleccionar vincular esa nota en Facebook, Twitter o redes de LinkedIn. Esto se puede hacer por correo electrónico o copiando la URL en el portapapeles de su computadora y pegándola donde lo desee. Los enlaces a notas compartidas se descargarán como una página web, que a su vez los espectadores pueden guardar en su cuenta de Evernote, y también compartir con otros.

También puede compartir sus cuadernos Evernote individuales con los miembros de su equipo, pero necesitará una cuenta premium ($ 45.00 por año) para hacerlo.

Basic Springpad Sharing

Springpad es popular para crear blocs de notas para guardar enlaces a lo que encuentres en Internet, por ejemplo, recetas, páginas de productos, descripciones de películas, libros, artículos prácticos, etc. Como explico en un artículo de MUO, Springpad está orientado visualmente y es atractivo utilizar Springpad vs Evernote: por qué importa la orientación visual en un bloc de notas en línea Springpad vs Evernote: por qué importa la orientación visual en un bloc de notas en línea Es fácil entender por qué hay toneladas de notebooks en línea y de software para elegir: principalmente porque hay mucha información para administrar, marcar y compartir en nuestro en línea y móvil ... Leer más.

Sin embargo, también puede utilizar Springpad como un bloc de notas de buena fe y una herramienta de colaboración donde puede crear documentos de texto básicos, listas de tareas y agregar archivos, incluidas fotografías y películas desde su computadora. Al igual que con Evernote, puede compartir enlaces a las notas y otros contenidos guardados en sus portátiles Springpad. Los enlaces descargados pueden ser vistos y compartidos por cualquiera a quien envíe los enlaces.

También puede compartir portátiles enteros con otros miembros de Springpad e invitarlos a contribuir con notas y otro contenido a su computadora portátil compartida. A diferencia de Evernote, el uso compartido de portátiles en Springpad es gratis. Sin embargo, tenga en cuenta que no puede establecer la configuración de solo lectura para sus blocs de notas Springpad compartidos. Cuando los compartes, se configuran automáticamente para la colaboración.

Puede invitar a los contribuyentes a un bloc de notas haciendo clic en el botón de configuración de engranaje que se encuentra en la parte frontal del icono de vista previa de un portátil, o en el botón a la izquierda de un cuaderno abierto. En Configuración, haga clic en Colaboradores y envíe invitaciones a colaboradores, que también deben ser usuarios de Springpad. Su computadora portátil no aparecerá en su cuenta hasta que hayan aprobado su invitación.

Springpad incluye varias otras funciones gratuitas no disponibles en Evernote o Google Drive. Estos incluyen configuraciones de alerta para documentos, listas de tareas y similares; intercambio público de contenido y una herramienta especial de investigación para localizar títulos de libros, películas, música, recetas, productos, programas de televisión y videos.

Si bien, a primera vista, Springpad puede no parecer una solución en la nube para empresas u organizaciones, es posible que desee ver Springpad como un servicio que los miembros de su grupo pueden usar para fines privados y de reuniones / proyectos.

Listas de tareas en línea

Hacer las cosas requiere que usemos herramientas para recordarnos las cosas que nos comprometimos a hacer. Pero las distracciones diarias y otras responsabilidades pueden hacer que olvidemos o pasemos por alto tareas menores o desafiantes. Aquí es donde las listas de tareas pueden ser útiles. De forma similar a los servicios de videoconferencia en línea, las listas de tareas digitales pueden ser muchas veces más útiles que las listas de tareas escritas en papel, ya que puede colaborar.

Los servicios de bloc de notas y en la nube que describo en la sección anterior de esta guía incluyen listas de tareas integradas que pueden compartirse y usarse para fines de colaboración. Springpad incluso incluye una función gratuita de "Recordarme" que se puede agregar a cualquier lista de notas o tareas en sus cuadernos, así como una nota de alarma dedicada que puede configurar para recibir notificaciones en su correo electrónico. Estas funciones también funcionan con las aplicaciones móviles de Springpad.

Wunderlist 2

Si está buscando una lista de tareas dedicada y multiplataforma fuera de los servicios de computadora portátil que describo en la sección anterior, es posible que desee probar Wunderlist 2. Se puede acceder a Wunderlist en cualquier navegador web en línea y está disponible para descargar en Mac, Windows, Android, iPad y iPhone.

Las características incluyen:

• La capacidad de crear diferentes espacios de trabajo para diferentes proyectos.
• La capacidad de invitar a sus contactos de Facebook y Twitter, compañeros de trabajo y miembros del equipo a colaborar y compartir listas de tareas pendientes.
• Puede crear tareas recurrentes.
• Las alarmas se pueden agregar a las tareas que se envían por correo electrónico y notificaciones en la aplicación.
• Las tareas pueden ser favorecidas.
• Los espacios de trabajo y las listas se pueden guardar y reutilizar para proyectos y eventos recurrentes.
• Las listas y tareas se pueden etiquetar con palabras clave como "reunión", "búsqueda", "correo electrónico", "contacto", "informe", "documento", etc.
• Los espacios de trabajo incluyen una Vista de detalle que enumera los recordatorios, junto con las tareas y subtareas recurrentes.
• El diseño de los espacios de trabajo se puede personalizar.
• Las cuentas de Wunderlist están protegidas mediante el cifrado SSL de 128 bits a través de HTTPS.
• Los espacios de trabajo incluyen una función de notas adhesivas.
• Las extensiones del navegador web se pueden usar para agregar tareas rápidamente a su cuenta Wunderlist.

Características no incluidas:

• No puede importar documentos ni otros medios a las tareas y espacios de trabajo de Wunderlist.
• No hay una función de mensajes instantáneos para las discusiones en línea.
• Las imágenes no se pueden agregar a las tareas y notas.
• No hay integración con otros servicios como Evernote, Dropbox o Google Drive.

Tenga en cuenta que Wunderlist es un servicio separado además de los otros servicios en línea que usted y su equipo pueden estar usando. Si, por ejemplo, está utilizando Google Hangouts o LiveMinutes para reuniones en línea, puede que no sea una buena idea agregar un servicio separado como Wunderlist. Probablemente sea mejor acceder al mayor número de herramientas posible en una plataforma. Con eso dicho, si realmente te gusta Wunderlist, creo que definitivamente podría usarse como una herramienta de planificación de proyectos primaria.

Kanban2Go

Kanban2Go es otra aplicación web de administración de tareas que es una gran herramienta para trabajar durante las reuniones de videoconferencia en línea, debido a su orientación altamente visual y su facilidad de uso.

Las características incluyen:

• Se pueden crear múltiples tableros de administración de tareas para diferentes proyectos.
• Las tareas se pueden mover / arrastrar de la lista "Pendiente" de una tabla, a "En curso" y "Hecho".
• Los miembros del equipo pueden ser invitados a colaborar a bordo de tareas.
• Las alarmas se pueden unir a cada tarea.
• Las tareas se pueden etiquetar y filtrar por etiquetas.
• Se puede agregar un estado de actualización a las tareas.
• Las tareas se pueden exportar a iCal o al calendario de Google.
• Las tareas se pueden compartir a través de Evernote y los enlaces a las juntas se pueden compartir en Twitter.
• Los tableros se pueden vincular para su visualización pública o mantenerse en privado.
• Los tableros son buscables.

Características no incluidas:

• No puede importar documentos y otros medios en las tarjetas Kanban2Go.
• No hay una función de mensajería instantánea para las discusiones en línea.
• Las imágenes no se pueden agregar a las tareas y notas.
• No hay integración con otros servicios como Facebook, Dropbox o Google Drive.

4. Preparación y celebración de reuniones

En mi experiencia, el mayor desafío para la celebración de reuniones en línea no es tanto utilizar el software y las herramientas en línea, sino más bien planificar y llevar a cabo reuniones y hacerlas lo más productivas posible. Cada vez que asisto a una reunión, en línea o fuera de línea, donde no hay una agenda o un facilitador designado, prácticamente sé que no se hará mucho. Una reunión mal planificada puede ser una gran pérdida de tiempo, especialmente cuando los participantes no son conscientes de sus propios roles y responsabilidades para que una reunión sea productiva. A la mayoría de las personas les encanta hablar y socializar durante las reuniones, pero a menudo se quejan de que las reuniones son una pérdida de tiempo. Sin embargo, si los participantes de la reunión entienden y usan estrategias para celebrar reuniones efectivas, las reuniones pueden ser muy útiles para hacer las cosas, especialmente cuando se trabaja en colaboración.

Hay varios libros excelentes sobre planificación y celebración de reuniones efectivas que recomiendo:

• Cómo hacer que las reuniones funcionen, por Micheal Doyle y David Straus
• Las reuniones aburridas apestan: saque el máximo provecho de las reuniones o salga de más reuniones, por Jon Petz
• Excelencia en reuniones: 33 herramientas para liderar reuniones que obtienen resultados, por Glenn Parker y Robert Hoffman

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Me doy cuenta de que los libros sobre reuniones efectivas no están en la parte superior de su lista de lectura, pero si participa regularmente en reuniones o es responsable de planificarlos, leer y usar los métodos explicados en al menos uno de los libros anteriores será muy útil. Sin embargo, recuerde que aunque usted, como planificador de reuniones, pueda comprender lo que se necesita para mantener reuniones efectivas, no está organizando reuniones solo con usted mismo. Los miembros de su equipo, comité y organización también deben conocer e implementar prácticas de reuniones productivas. Las reuniones suelen reflejar la fortaleza y efectividad general de un negocio, organización o grupo.

El siguiente es un resumen para planificar y celebrar reuniones efectivas. Si encuentra que sus reuniones no son productivas como deberían ser, en realidad debería, en algún momento, mantener una reunión con su grupo para discutir cómo hacer que la reunión sea más productiva.

Preparación de la reunión

Sin duda, usted sabe que todas las reuniones efectivas generalmente incluyen un facilitador capacitado, alguien que sepa cómo mover la agenda y mantener a las personas enfocadas. Pero las reuniones efectivas también requieren preparación. Usted, o alguien de su equipo, debe asumir la responsabilidad de planificar las reuniones, lo que incluye establecer una hora y un lugar para cada reunión, desarrollar agendas y enviar documentos y otros recursos que se cubrirán en las reuniones.

Considero que las reuniones efectivas se realizan mejor en un día y horario programados regularmente. Las reuniones semanales o bisemanales son muy útiles para desarrollar la participación y la cohesión del grupo, y si las reuniones se planifican y se llevan a cabo consistentemente, deberían ser más fáciles de administrar y ser más productivas.

Configuración de la agenda

Definitivamente debe crear una agenda estándar para sus reuniones, que debe incluir los siguientes elementos y secciones:

Encabezado de reunión:

• Fecha de la reunión
• Hora de inicio de la reunión
• Hora de finalización de reunión
• Lugar de la reunión
• Propósito de la reunión
• Lista de participantes
• Lista de documentos de referencia de la reunión (si corresponde)

Elementos de la agenda:

• Para cada elemento, enumere lo siguiente:
• Título o tema
• Breve descripción del tema
• Persona responsable del artículo (plomo)
• Tiempo de duración del artículo
• Lista de documentos de referencia relacionados con el artículo (si corresponde)

Fuente : Mi Comité

Los puntos de la agenda deben ser procesables, por ejemplo, revisar el plan de mercadeo; Haga una lluvia de ideas para un plan de mercadeo revisado; Aprobar el presupuesto trimestral.

Una de las razones por las que me gusta usar MyCommittee es que incluye una plantilla para establecer las agendas, y todo lo que necesito hacer es verificar y desmarcar elementos en la plantilla para cada nueva reunión, y agregar nuevos elementos según sea necesario. En MyCommittee, su agenda puede convertirse en un formulario de minutos antes de que comience la reunión. El tomador de minutos registra notas, tareas y tareas durante la reunión y prepara las minutas como un informe para que los participantes del grupo las revisen.

La agenda de una reunión debe enviarse al menos 24 horas antes de que se programen las reuniones. Con MyCommittee, los miembros registrados del sitio pueden iniciar sesión y ver la agenda antes de la reunión. Pueden agregar notas y enlaces a los elementos de la agenda antes de la reunión.

Las agendas también deben resaltar quién es responsable de cada elemento de la agenda. Las tareas y otras responsabilidades se deben dividir entre los participantes del grupo para que todo el trabajo no recaiga en una o dos personas.

Dos aplicaciones útiles para crear agendas son Meeting Expections Crear fácilmente Agendas de reuniones Usar las expectativas de la reunión [iPad] Crear fácilmente Agendas de reuniones Usar las expectativas de la reunión [iPad] Aunque ninguno de nosotros espera asistir a las reuniones, afortunadamente hay varias aplicaciones en línea y móviles útiles, como AgreeDo, que facilita la tarea de planificar reuniones. Comienzan todas las reuniones exitosas ... Leer más y yaM, que analizo con más detalle en el Capítulo 5. Con estas aplicaciones, las agendas se pueden compartir por correo electrónico y en formato PDF. Consulte la sección de herramientas en línea y móviles para obtener otras recomendaciones.

Independientemente de la aplicación que use para crear una agenda, debe estar preparado para publicarla en línea para que los participantes de la reunión puedan verla durante la reunión de la videoconferencia. Si bien los miembros del grupo deben ser responsables de tener una copia de los minutos abierta y accesible durante la reunión, no siempre funciona de esa manera. Además, si sus reuniones a menudo incluyen invitados o nuevos miembros, usted desea que se publique la agenda para que todos puedan verla. Cada uno de los servicios en la nube que he descrito en esta guía presenta una forma de compartir documentos rápidamente usando un enlace URL asignado.

Facilitador de reuniones

Cada reunión debe tener un facilitador. Si no se elige un facilitador, y no hay una agenda, las reuniones tienden a caer en mucha socialización, y no se hace lo suficiente. Si bien sería genial que cada miembro se turnara para ser un facilitador, he descubierto que es mejor para uno o dos miembros con habilidades de facilitación hacer el trabajo, especialmente si su grupo es nuevo. Aún mejor, contratar a un facilitador profesional para reuniones especiales es una buena inversión. Un facilitador profesional, por supuesto, no es miembro del grupo y, por lo tanto, puede ser más neutral cuando se trata de conflictos que surgen en las reuniones.

Un buen facilitador alienta a todos los miembros a participar, y trata de mantener a los participantes enfocados en un ítem de la agenda a la vez. Con reuniones más grandes de cinco o más participantes, es mejor para el facilitador seguir siendo un participante neutral y no compartir su opinión sobre las ideas o decisiones que se toman. De esta manera, el facilitador puede enfocarse en facilitar y no dejarse atrapar por argumentos y conflictos. Un buen facilitador también protege a las personas y sus ideas del ataque. Los secretos de la facilitación de Michael Wilikinson: la Guía SMART para obtener resultados con grupos y la Guía para el facilitador de toma de decisiones participativa (Jossey-Bass Business & Management) de Sam Kaner son libros útiles sobre el desarrollo de habilidades para la facilitación eficaz de reuniones.

Minutos-Tomador

Cada reunión debe incluir un tomador de minutos, o grabadora, alguien asignado para tomar notas de las decisiones y tareas realizadas durante la reunión, así como tomar notas de los nombres de los miembros del grupo que son responsables de varias tareas o asignaciones. Si una reunión es más grande que cinco participantes, idealmente el registrador de la reunión también sería un participante neutral, para que él o ella puedan enfocarse en ser un grabador. Normalmente, el informe de minutos debe coincidir con los elementos de la agenda. Con MyCommittee y yaM, el formulario de la agenda se convierte en un formulario de minutos al comienzo de la reunión.

Como describí en la sección sobre herramientas de reuniones, es muy recomendable utilizar un formulario de minutos para reuniones efectivas. Sugiero MyCommittee o yaM, porque si su grupo se reúne regularmente, los informes de minutos se archivan automáticamente en su MyCommittee o cuenta de Yahoo. Cuando se completen los minutos informados, puede enviar un aviso a los participantes para informarles que está listo para su revisión o, en el caso de YaM, el informe de minutos insertado directamente en el correo electrónico que se envía directamente a los participantes.

Agreedo Agreedo: escriba y administre sus reuniones de negocios Minutos de acuerdo en línea gratis: escriba y administre sus minutos de reuniones de negocios en línea gratis Desde hace varias semanas he estado buscando un sitio web o aplicación fácil de usar que me permita mantenerme y almacenar los minutos de las reuniones. El enfoque tradicional de documentos de texto ya no es productivo ... Leer más es otra fuente en línea útil para registrar minutos, y si no te importa tomar minutos usando el iPad, un par de buenas aplicaciones de iOS (ver la siguiente sección) son también es útil para crear y compartir informes de minutos profesionales.

Otra recomendación para tomar minutos es incluir un conjunto de elementos de la agenda para el final de las reuniones para revisar las tareas y tareas decididas durante cada reunión. La grabadora simplemente lee y aclara las tareas, asignaciones y fechas de vencimiento acordadas. El informe final debe idealmente completarse y distribuirse dentro de las 48 horas de la reunión mientras está fresco en la mente de todos.

Cronometrador

Idealmente, un facilitador capacitado debería ser capaz de realizar un seguimiento del tiempo asignado para cada elemento de la agenda, ya que cuando su grupo se reúne regularmente, lo mejor es comenzar y finalizar las reuniones a tiempo. Una agenda bien pensada debe incluir la cantidad de tiempo necesario para cada tema de la agenda, pero normalmente el facilitador deberá revisar y reajustar el tiempo a medida que avanza la reunión. Para las reuniones con más de 10 participantes, asignarle a alguien para que sea cronometrador podría ser útil para el facilitador.

5. Herramientas de reuniones en línea y móviles

Si su grupo está disperso geográficamente y / o si los miembros de su grupo usan diferentes sistemas operativos de computadora (Windows, Mac OS X, Linux), necesita herramientas de reunión que todos los miembros de su grupo puedan usar. Si eres usuario de Mac y iPad, puede ser un problema si utilizas herramientas y aplicaciones a las que los usuarios de PC y Android de tu grupo no pueden acceder durante las reuniones.

Por otro lado, algunas aplicaciones y herramientas de reuniones en línea no siempre son tan completas o tan fáciles de usar como las aplicaciones de escritorio. Lo mismo ocurre con las aplicaciones de tableta. Existen varias aplicaciones increíbles de iPad para la configuración de la agenda, la toma de minutos y la planificación de proyectos, pero el uso de estas herramientas durante una reunión a veces puede ser engorroso debido al tamaño del iPad. Si todos los participantes de su grupo usan el mismo dispositivo móvil, entonces es mucho más fácil ponerse de acuerdo sobre las herramientas de reunión que usarán todos los miembros.

En este capítulo, recomiendo herramientas en línea para la preparación de reuniones, el establecimiento de agendas y la toma de actas. Las herramientas que use se basarán en las necesidades de su grupo y qué tipo de dispositivos y otros servicios usará. También incluyo enlaces a reseñas de artículos de MUO que proporcionan más detalles.

Nota: las herramientas en línea como Evernote y Springpad que analizo en la sección Planificación de proyectos también se pueden usar para planificar y celebrar reuniones. Las herramientas que se describen en las siguientes secciones están diseñadas específicamente para reuniones en línea y actividades relacionadas. Aunque no se revisa aquí, también puede necesitar otras herramientas en línea durante sus reuniones; estos incluyen un cronómetro, una pizarra en línea y un calendario en línea en el que se pueden compartir reuniones y eventos programados.

AgreeDo

AgreeDo es una agenda en línea y una aplicación de minutos que se puede compartir y colaborar tanto de forma pública como privada. Cada reunión que cree en AgreeDo Agreedo: escriba y administre sus reuniones de negocios Minutos de Free Online Agreedo: escriba y administre sus reuniones de negocios en minutos gratis en línea Desde hace varias semanas he estado buscando un sitio web o aplicación fácil de usar que me permitiría guardar y almacenar los minutos de las reuniones. El enfoque tradicional de documentos de texto ya no es productivo ... Leer más incluye información logística, hora de inicio y finalización de la reunión, lista de asistentes y cuatro tipos de elementos de agenda para elegir: Información, Decisión, Tarea, Tema. También puede adjuntar archivos que deben descargarse para la reunión.

Para cada elemento de la agenda, el tomador de minutos puede agregar el nombre de la persona asignada o responsable de ese elemento, y la fecha de vencimiento de la tarea o acción.

Después de que se haya creado la agenda, puede enviar una invitación a los asistentes para revisar y dar su opinión a una agenda programada. Cuando comienza la reunión, el registrador de la reunión puede usar la agenda para agregar notas y acciones para cada elemento de la agenda.

Todas las reuniones se archivan en su cuenta de Agreedo, y se pueden imprimir o exportar en formato Microsoft Excel CSV (UTF-8). Sin embargo, le recomiendo que haga que los miembros del grupo simplemente visualicen los minutos en línea según sea necesario.

MyCommittee

MyCommittee es una de las aplicaciones de reuniones en línea más antiguas que permite a los usuarios crear agendas y convertirlas en minutos. MyCommittee MyCommittee es la mejor herramienta en línea para crear agendas y minutos en línea MyCommittee es la mejor herramienta en línea para crear agendas y minutos en línea Las herramientas y los recursos en línea para organizar reuniones efectivas son amplios y variados, y extremadamente útiles. Con sitios como MyCommittee.com puede reducir la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos y reenviar documentos para reunirlos ... Read More consiste en una plantilla / formulario de reunión estándar que incluye información logística; los nombres de los miembros de los grupos, invitados y asistentes a la reunión; elementos del programa viejos y nuevos; y la capacidad de enviar invitaciones para revisar y modificar los elementos de la agenda a los miembros asignados que inician sesión en su cuenta.

Cada vez que crea una nueva agenda en MyCommittee, puede seleccionar hacer clic y agregar elementos de la agenda de una reunión anterior, en lugar de tener que volver a escribirlos. Cada ítem de la agenda incluye un cuadro de texto para escribir una descripción del ítem. También puede agregar elementos de agenda estándar que aparecen para cada nueva reunión que cree.

Cuando comienza su reunión, convierte el orden del día en un formulario de minutos, y el registrador de la reunión simplemente agrega notas, acciones y decisiones durante la reunión.

MyCommittee incluye una función para exportar agendas y actas en formato PDF, pero al momento de escribir estas líneas esa función presenta errores, por lo que sugiero que los miembros del grupo simplemente inicien sesión en la cuenta del grupo y revisen las agendas y las minutas en línea.

El diseño de MyCommittee se ha vuelto anticuado y no se integra con ninguno de los sitios de redes sociales populares, pero contiene todos los elementos tradicionales para crear agendas e informes de minutos en línea.

yaM (Otra reunión)

Una herramienta en línea para la agenda y los minutos de aplicación desarrollada más recientemente que definitivamente debe revisar es yaM, que significa "Yet Another Meeting". YaM es similar a MyCommittee, pero su diseño está mucho más actualizado e incluye algunas herramientas increíbles que ayudan a los participantes a intercambiar ideas, realizar análisis de productos y costos e integrarse con cuentas en la nube en línea, como Dropbox, Google Calendar y Evernote. Como aplicación web, yaM es similar a Agreedo, pero es mucho más avanzado sin parecer más complicado.

YaM le permite crear su primera agenda de reunión tan pronto como registre una cuenta. La plataforma incluye funciones para crear elementos de la agenda y adjuntar la duración del tiempo y las personas responsables de cada elemento de la agenda. Su agenda puede ser circulada a otros miembros ya sea por correo electrónico o impreso. Si los miembros de su grupo tienen una cuenta yaM registrada, pueden acceder y dar su opinión a la agenda creada en yaM.

A su vez, usa su agenda de YAM para tomar minutos. Los minutos en yaM constan de cuatro tipos de contenido: notas, elementos de acción, archivos adjuntos y aportes basados ​​en una colección de herramientas para la toma de decisiones. YaM incluso permite que más de un usuario registrado en una reunión ingrese la entrada a los minutos en tiempo real, al mismo tiempo.

Donde yaM también brilla es su colección de herramientas integradas de colaboración que permiten a los miembros hacer un análisis pro / con, analizar productos, intercambiar ideas o votar decisiones importantes. También hay una herramienta para lo que se llama un análisis SWAT, que implica discutir y registrar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de un proyecto, idea o decisión en particular.

Al igual que con la agenda, las minutas se pueden distribuir por correo electrónico, informes impresos, o simplemente accediendo al registrarse en línea. YaM hace que sea fácil archivar las agendas y los minutos, y copiar y pegar de manera selectiva los elementos de la agenda de las reuniones anteriores para crear una nueva agenda.

Si su grupo o comité habla en serio sobre el uso de reuniones para colaborar y hacer las cosas, se debe a usted mismo verificar yaM. Le permite crear hasta 10 reuniones gratuitas por mes, con hasta cinco participantes por reunión. Una cuenta premium permite reuniones y participantes ilimitados, interfaz personalizable y encriptación SSL por $ 9.99 por mes.

Doodle para programar reuniones

Las reuniones de programación pueden ser muy engorrosas, especialmente cuando se reúnen con un grupo cuyos miembros están separados geográficamente. Aquí es donde entra Doodle.com. Doodle permite publicar en línea un evento o reunión. Doodle elimina la frustración de programar reuniones o eventos. Doodle elimina la frustración de programar reuniones o eventos. Por lo general, programar una reunión o evento para un grupo de personas. sobre puede ser tan frustrante y lento como encontrar a sus hijos perdidos en un centro comercial concurrido. La aplicación web de encuestas en línea, ... Leer más, en la que los invitados pueden elegir a qué fecha y horario pueden asistir. Se mostrarán todas las respuestas individuales, y usted elige qué fecha y hora funcionan mejor para todos. Las encuestas pueden hacerse públicas o confidenciales solo para usted, el administrador puede verlas.

Para obtener herramientas adicionales en línea, consulte las 10 mejores herramientas en línea de Angela Alcorn para la coordinación y las reuniones grupales 10+ Excelentes herramientas en línea para la coordinación y reuniones grupales 10+ Excelentes herramientas en línea para la coordinación y reuniones grupales ¿Cómo se maneja un equipo de personas distribuidas geográficamente ¿Cómo se coordinan las zonas horarias internacionales? El concepto de trabajar a través de Internet comenzó a infiltrarse en el lugar de trabajo cotidiano, ... Leer más.

6. Aplicaciones de iPad para reuniones

El iPad y otros dispositivos similares se han vuelto cada vez más populares para acceder a la web, escribir, leer y almacenar documentos y libros electrónicos, y utilizar innumerables aplicaciones móviles que nos ayudan a hacer las cosas.

El iPad sigue siendo el dispositivo de tableta más vendido y más ampliamente utilizado. Incluye un teclado en pantalla, pero también puede usar un teclado externo para escribir más rápido. Se puede acceder a casi todos los servicios que he descrito hasta ahora en esta guía en el iPad, ya sea a través de un navegador web móvil o directamente en aplicaciones creadas para servicios como Google+ (que también incluye Google Hangouts), Google Documents, Evernote, Springpad y batata. El iPad es muy portátil, liviano y bastante fácil de navegar.

Sin embargo, aunque el iPad puede usarse como un reemplazo de computadora portátil Cómo hacer que tu iPad sea un reemplazo de computadora portátil En una entrevista, el CEO de Apple, Tim Cook, dijo que no tenía planes para desarrollar un iPad que se transformara en una computadora portátil. Pero eso ciertamente no impide que muchos usuarios de iPad usen el dispositivo como un portátil ... Leer más, no lo recomiendo mucho como un dispositivo para reuniones de trabajo pesado. Una computadora portátil real es mucho mejor.

Algunos inconvenientes del iPad es que no puede tener más de una aplicación abierta en la pantalla a la vez. No hay un gestor incorporado en el portapapeles para almacenar varios fragmentos de texto. E incluso si está usando un teclado externo para escribir en el dispositivo, en la mayoría de los casos no será tan rápido y eficiente como escribir en una computadora portátil.

A pesar de estos inconvenientes, hay muchas aplicaciones de iPad creativas y extremadamente útiles útiles para planificar y llevar a cabo reuniones. De hecho, la mayoría de las siguientes aplicaciones que describo serían excelentes aplicaciones para Mac y PC debido a su novedoso enfoque para ayudar a los usuarios a generar agendas e informes de minutos.

Otra ventaja de usar el iPad es que la mayoría de las aplicaciones en iTunes App Store son relativamente asequibles, con un promedio de $ 0.99 a menos de $ 5.00. Después de pagar y descargar una aplicación, todas las actualizaciones son gratuitas. Entonces, si tiene un iPad o plan para obtener uno, definitivamente le recomiendo consultar las siguientes aplicaciones para ver si pueden ser herramientas útiles para sus reuniones.

Reuniones - Cuadernos para el trabajo

Meetings ($ 3.99) es una aplicación de minutos elegante y despejada para el iPad. Está diseñado para registrar el título, la fecha, la hora y los asistentes a las reuniones, y también incluye espacio para tomar notas y enumerar elementos de acción, que se pueden agrupar por proyecto o por fecha de vencimiento. Aunque la aplicación también podría usarse para crear agendas, no es la mejor herramienta para este propósito.

La fortaleza de Meetings es que crea un informe profesional de sus minutos que puede compartir en copias impresas, enviar por correo electrónico a los asistentes o exportar como PDF a la cuenta de almacenamiento en la nube de Dropbox o Box. Puede gestionar todos sus informes en cuadernos donde estén listados por la fecha de las reuniones.

Tomador de minutos

Minute Taker es otra aplicación elegante que le permite agregar un título de la reunión, fecha y hora, así como también extraer los nombres de los asistentes de su lista de contactos. A medida que avanza la reunión, simplemente agrega notas, tareas y tareas. Cuando desee asignar una tarea a un miembro, simplemente puede tocar la lista de asistentes y agregar su nombre de la lista, lo que reduce la necesidad de escribir nombres una y otra vez. A cada tarea también se le puede asignar una fecha de vencimiento y una etiqueta.

Cuando el informe de minutos está listo, Minute Taker crea un PDF diseñado profesionalmente que incluye los minutos de la reunión. El diseño de columnas múltiples de los informes de minutos está tan bien hecho que los participantes definitivamente los revisarán.

Minute Taker funciona mejor para grupos pequeños, con tareas y responsabilidades muy definidas para cada reunión. Definitivamente es una aplicación para iPad que debe ser construida para computadoras Mac y PC.

Agenda Maker

Agenda Maker ($ 0.99) para iPad y iPhone es una de las pocas aplicaciones en la aplicación de iTunes dedicada a crear agendas para reuniones, talleres, conferencias y eventos. Es útil si necesita desarrollar una agenda para agendas complejas y largas en las que es posible que tenga que mover elementos y colocarlos en la secuencia correcta.

A medida que intercambia ideas y ordena los elementos de la agenda en Agenda Maker, se reajusta y calcula el tiempo para usted. Puede compartir la agenda por correo electrónico, una página HTML o como un PDF adjunto.

Por el precio, Agenda Maker es una poderosa herramienta para ahorrar tiempo que es mucho más útil que la lluvia de ideas y la clasificación de los elementos de la agenda en un procesador de textos o en una pizarra. Sería aún mejor si esta aplicación fuera una aplicación de escritorio o en línea.

Satisface las expectativas

Meeting Expectations es otra aplicación de creación de agenda que, en un abrir y cerrar de ojos, también se puede utilizar como tomador de minutos. Esta aplicación le permite incluir el título obligatorio, la fecha, la hora y la ubicación de las reuniones, así como agregar asistentes de su lista de contactos.

Me gusta cómo las expectativas de reuniones crean fácilmente agendas de reuniones usando las expectativas de la reunión [iPad] crean fácilmente agendas de reuniones usando las expectativas de la reunión [iPad] Aunque ninguno de nosotros espera asistir a las reuniones, afortunadamente hay una serie de aplicaciones útiles en línea y móviles, como AgreeDo, que facilitan la tarea de planificar reuniones. Todas las reuniones exitosas comienzan ... Leer más incluye un campo Propósito, que no debe pasarse por alto. Cada reunión debe tener un propósito claramente definido, y declarar ese propósito en la agenda ayuda a recordar a los asistentes por qué se lleva a cabo la reunión.

A medida que crea su agenda, Meeting Expectations también reajusta y calcula el tiempo, por lo que no tiene que hacerlo manualmente. También incluye ajustes preestablecidos de elementos de agenda para tomar descansos.

Cuando se completa su agenda, puede enviarse por correo electrónico a los asistentes.

Conclusión

Ve y conoce

Las herramientas y servicios para celebrar reuniones en línea continuarán creciendo y expandiéndose, y abordarán muchas de las necesidades y desafíos que enfrentan los usuarios cuando trabajan en proyectos y buscan formas de comunicarse mejor entre ellos en línea. Al momento de escribir esto, por ejemplo, Google ha agregado una nueva herramienta de computadora portátil llamada Keep to their Google Drive services; y Springpad lanzará una versión 4.0 de sus servicios de notebook que promete facilitar aún más la creación y administración de documentos, marcadores y otros recursos. Asimismo, Evernote está revisando actualmente su servicio de notebook en la nube y ha lanzado un servicio empresarial que permite a las empresas y organizaciones realizar copias de seguridad y buscar todos sus documentos en línea para que estén fácilmente disponibles para los empleados y miembros.

En este sentido, MakeUseOf.com continuará publicando artículos y reseñas sobre los mejores servicios y aplicaciones en línea gratuitos y asequibles disponibles para planificar y celebrar reuniones en línea y planificar proyectos.

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